企業が移転したときの挨拶状。いつ？　誰に送る？　コピペ文例で解説

企業が移転したときには、挨拶状でお知らせするのがビジネスマナーとなっています。企業の引っ越しには時間と労力をかかりますが、それは取引先にとっても同様です。請求書や見積書などの住所変更など煩雑な作業が発生するからです。
この記事では、2031年に創業100年を迎える東京新富町の紙製品メーカー・山櫻が、企業が移転したときの案内状のポイントを、コピーペーストですぐ使える文例を交えてお伝えします。

移転挨拶状とは？

ここからは、企業の移転挨拶状の概要を整理しましょう。

移転挨拶状は、いつ送る？

移転挨拶状は、転居する日程が確定したらすぐに準備を始めるのがベストです。理想的には「移転の1ヶ月前には相手に届く」ように送付し、遅くとも2週間前までには届くようにしたいところです。
これにより、取引先や関係者が新しい住所を更新するなどの対応を行う時間を確保できます。

移転挨拶状は、誰に送る？

移転挨拶状は、「取引先、顧客、協力企業、顧問、専門家（税理士や弁護士など）影響を受ける可能性がある全ての関係者に送る」必要があります。これはビジネスの継続性を保ち、良好な関係を維持するために重要です。

移転挨拶状作成のポイント

ここからは、企業の移転挨拶状を作成するときのポイントをまとめています。

挨拶状に入れる内容は？

挨拶状に、最低限盛り込むのは、次の内容です。

・新しい住所
・連絡先
・業務開始日

可能であれば、新事務所の地図を添付するのも利便性をあげます。
さらに「簡潔に転居する理由を述べる」とともに、「取引先の支援に対する感謝」と「今後のビジネスの展望」も忘れずに盛り込みたいところです。

差出人名義は？

一般的には「代表取締役社長」の名義で挨拶状を作成しますが、移転する部署がある場合はその部署の責任者の名義を使用することもあります。
この場合、企業の規模や文化に合わせて選択します。

差出住所は新、旧どちら？

移転挨拶状は通常、旧住所から送るのが一般的ですが、発送が転居後になる場合は新住所から送ることが望ましいです。これにより、受け取った相手が最新の情報を手に入れることができます。

移転挨拶状の文例は？

ここから、文例についてご紹介しましょう。
基本的にはビジネス文書のルールに従って書きますが、細かい書き方のポイントは、こちらの記事 もご参照ください。

移転挨拶状

拝啓　

●●の候、貴社におかれましては益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、この度当社は業務拡張のため、●月●日より下記の新住所へ移転いたします。新たな環境で、さらに質の高いサービスを提供できるよう努力して参りますので、引き続きのご支援を賜りますようお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

新住所：〒100-0000 東京都中央区新富町◯◯◯
電話：03-1234-5678　FAX：03-1234-5679
株式会社○○○○
代表取締役　◯◯◯◯

「企業の移転通知。挨拶状はいつ？、誰に送る？」まとめ

●移転挨拶状は、いつ送る？
・転居する1ヶ月前には相手に届くのが理想的
●移転挨拶状は、誰に送る？
・取引先、顧客、協力企業、顧問、専門家（税理士や弁護士など）
●挨拶状に入れる内容は？
・新しい住所
・連絡先
・業務開始日
・簡潔な転居する理由
・取引先に対する感謝
・今後の展望
●差出住所は新、旧どちら？
案内状の発送が転居直後になる場合は、新住所から送っても良い

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