就業規則を自分ごと化して考えた話

こんにちは。総務のN川むすびです。

みなさんの会社では就業規則を改定する場合、どのようにして検討されていますか？
当社の場合、就業規則の作成と見直しは法務責任者と会社で契約している社会保険労務士さんに依頼しており、法改正があった際など、労働者代表の意見を聴きながら、適切な内容に修正して更新をしています。

しかし、高度な専門知識が必要な箇所以外で社内の細やかな実態にそった見直しまでは改正内容に反映されない事もあります。

そこで、より就業規則を自分ごと化して見直しポイントを実務担当者から提案できるように運用を改善してみました。

①修正案を書き込めるようにスプレッドシートを用意する

就業規則の元のWordファイルの編集履歴機能やコメント機能を使っても良いのですが、誤操作防止のためと労務チームが気楽に意見を書き込めるようスプレッドシートを用意しました。
元がWord形式だったものをテキスト形式で書き出し、スプレッドシート読み込んで変換し意見を記入する欄を設けて整形します。

②スプレッドシートに就業規則の改修案を書き込む

①で用意したスプレッドシートに各自で意見を書き込んでいきます。当社は4月に就業規則を届け出るので、労務チームに2月末締切と告知して各々意見を書き込んでいきます。
例えば、テレワークになって自転車通勤はなくなったからこの文言は修正しよう、など。

③就業規則改正の際に修正すべき点を検討する

就業規則の書面を作成する前に、意見を書き込んだスプレッドシートを元にMTGを設けて実際に反映すべきかどうかを検討します。

結果、今回の就業規則改正では、いくつかの修正を反映することになりました。
例えば、雇用管理として必要な「異動手続き」について「従業員は次の各号に変更があった場合、速やかに会社にその旨を届け出なければならない」というもの。
これまでは社員は「通勤」していたので、通勤定期代の変更申請とともに総務も転居の把握が出来ていたのですが、働き方がリモートワークに変更になり、通勤がなくなったことから転居を会社に報告することを社員が失念してしまう、という事例が頻発した実態から追加したものです。
こういう気づきは住所変更手続きの実務をしている現場だからこそ気づけた点かな、と思ったり。

就業規則の整備は会社と従業員のトラブル防止のためにも大切な業務です。自社の就業規則を見直す際に、この記事の進め方が少しでも参考になれば嬉しいです👍

#総務 , #バックオフィス , #就業規則 , #労務 ,