Figma | スタッフから導入の要望を受けたら総務がやること
こんにちは、Ｎ川むすびです。
今回は、新しいツールを導入したいと社内から要望があった時の流れをご紹介します。
尚、ツールを導入するにあたり、セキュリティ対策や運用方法など、あげればきりがないと思います。
当記事の内容は、あくまで参考程度としていただき、実際の導入の際にはご自身で調査・検討の上で実施をお願いいたします。
はじめに
「無料版を試して良かったからFigmaの有料版を使いたいんだけど。」
ある日、総務宛に現場スタッフから要望が届きました。
当社にも情シスさんはいますが、サーバ等もっと高度な部分の業務を担当されており、業務ツールの管理・運用（Microsoft365とかGoogleとかAdobeとか）は総務が対応しています。
Figma？
主にデザイナーやコンサルタント職の方が使われるツールのため、バックオフィス職の私は全くさわったことありません。…が、総務で対応すべきところは導入までの道筋を整えるところなので、先ずは調査からスタートしてみました。
ツールについて調査する
Figmaってどんなツール？
どんなところに気をつけなければならない？
まずは自分で実際に無料のアカウントを作ってみたり、ネットで検索したりして情報を収集します。
先人の方々の情報にはかなり助けられました。感謝✨
プランや料金について下記の記事が参考になりました。
いろいろ検索した結果、特に「課金の仕組み」と「公開設定」に注意する必要があることが分かりました。
プランを決めて利用規約チェックへ
有料プランはProfessionalとOrganaizationの２種類あるもよう。当社の場合は規模的にProfessionalでよいと判断しました。
…さてプランを決めたら法務チェックに進めます。利用規約のチェックはとても大切。
・ライセンスの範囲
・禁止事項
・免責事項などをチェックします。
料金プラン
https://www.figma.com/pricing/
料金についてのFAQ
https://www.figma.com/pricing-faq/
プライバシーポリシー
https://www.figma.com/summary-of-policy/
利用規約
https://www.figma.com/tos/
このあたり注意が必要そう👀
◎課金の発生
「Teamごと」にEditor以上の権限を持つ人の延べ数が課金対象となる。
◎更新方法
有料プランを解約するまで自動更新。
◎返金規定
EU またはトルコ以外の国は返金対応なし。
運用マニュアル草案を作成する
利用規約チェックで法務から許可がおりたら、次に導入にあたり必要アカウント数を確認して社内稟議を通します。
並行して、実際の運用に向けてルールの草案を作成。
ひとまず運用ルールには下記の項目を入れることにしました。
・アカウント発行
・Figmaインストール方法
・公開設定のルール
・ログインアカウント
・権限について
・構成について
・プロジェクトのフォルダの命名ルール
・ファイルの命名ルール
・終了した案件について
・社内のサポート体制
必要アカウントを発行する
草案をベースに実際の使用者と話し合って運用ルールを固めたいので、アカウントを必要数発行します。
アカウントの発行はこちらの記事が参考になりました。
尚、FigmaはTeamを複数作ってしまうと、そのTeamごとに個別に課金が発生してしまうため、当社の場合は、会社名でひとつTeamを作成し、その中にすべて集約することにしました。
利用者を集め、説明しながら運用ルールを固める
自社のSlackにFigma専用チャンネルを用意し、実際の利用者を招待します。
草案を元に、説明会 兼 運用ルール固めのためのMTGをセッティングしました。
当社の場合、「三文会」という事業部を超えて交流ができる場があるのでそちらを活用。
全くFigmaを利用したことのない総務の私よりも、実際の案件等で知識のあるデザイナーさんやコンサルタントさん、エンジニアさんがテキパキと議論を進めて草案に加筆修正してくれて頼もしい限り👍
運用ルール（草案）は打ち合わせながらみんなで加工出来るようにGoogleドキュメントで作成しました。
そして、まとめたのがこちら。
運用ルールはあまりボリュームがあると大切なところを読み飛ばされてしまう事があるので、なるべくシンプルを心掛けました。
許可なくチームに人を招待しない、公開設定や課金における注意点など、大切なことは導入説明会でしっかり利用者に伝えることも重要です。
最後に
運用ルールが確定したら、SlackのFigmaチャンネルヘッダーの「トピック」に登録して、ひとまず導入までの段取りは完了です。
以後は、実際に運用しつつ現場で不具合が発生すれば都度話し合って、運用ルールを改善していくという流れになります。
自身が全く使ったことのないツールを導入する時は、かなり手探り状態ですが、総務としては現場を待たせずスピーディーな対応が必要となります。
私自身、Figma導入にあたり先人の方々のまとめ記事やTipsに大変助けられたので、私も何かのお役にたてればと思い今回の記事を書き起こしました。
ツール導入にあたり悩まれている総務の方へ、少しでも参考になれば幸いです😊
#Figma , #バックオフィス , #総務 ,
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