クラウドツール導入で毎月の経理処理を効率化

こんにちは。N川です。今回はバックオフィスで経理を担当しているK藤さんに、外部の税理士さんとのやりとりを、どうやって効率化していったのか、その過程を教えてもらいました。

弊社では、税理士事務所の方に会計や労務の作業（税務関係の申告や顧問、給与計算、記帳代行等）を委託しています。
クラウド導入前は、週一回のペースで会社に来ていただき、まとめておいた書類や情報を共有して毎月の業務を進めていました。

▼これまでの流れ
（1週目）月次決算準備 →（2週目）月次決算 →（3週目）書類整理 →（4週目）支払業務

その他、社員に関する急な変更事項や社保・財務の必要書類の共有、税務の質問…
都度発生する連絡事項は、電話やメールでやり取りをしていました。
アナログあるあるですが、メール送りましたの電話等、とても細かい頻度で連絡をとっていました。

先駆けて業務上のやり取りをオンライン化していたこともあり、
この都度の電話やり取りと、書類や画像をメールで共有する作業の面倒さと作業効率低下に耐えられなくなっていきました。
そこで、弊社で元々使用していたSlackとBOXを税理士さんにも使っていただけるようにお願いをすることにしました！

税理士の方も効率化を望まれていたため、こちらはすぐにOKを頂き、さっそく導入を進めました。

Slackは、使用するメールアドレスがあれば簡単にアカウントを発行することが可能で、アカウントにつき参加するチャンネルが1つだけであれば、無料でやりとりが可能です✨
鍵つきチャンネルにすることで特定の人だけに情報共有ができます。

BOXも同様で、メールアドレスを元に経理とだけ共有できるフォルダを作成します。
※フォルダの作成方法によって金額がかかる場合があります。

この2つのセットアップ自体は数時間以内に完了することが可能です👍

また、使用する会計ソフトをfreeeに移行し、請求書等のエビデンスや計上する際の情報をオンラインでどこからでも確認できるようにしました！

Freeeへの移行は、設定や取り込みのやり取りを税理士の方を交えて繰り返し行い、正式導入まで3ヶ月ほどで進めました。
プランによって変わりますが、数人であればユーザー追加が無料なので、少ない人数での使用であれば最低限の運用費のみで使用可能です。

※今回はメリット相談の上で導入まで進められましたが、税理士事務所によっては導入が難しい場合もございます。ご相談してみてください。

導入してみて…
実際、オンライン・クラウド上で扱う情報数が多くなった分、別の作業も発生するようにはなりました。 （スキャン、登録作業など）
また、文字だけでは伝わりにくいところは電話でニュアンスを伝えるなど、臨機応変にツールを利用しています。
それでも、最低限の運用費で、やり取りがスムーズかつ非効率な作業から開放されたことはとても有意義で、良い結果となりました。
会計管理の移行は最初は難しく感じましたが、現在は税理士さんも無理なく対応できるように運営を進められています。
密なやり取りを行う相手だからこそ、お互いにとってベストな運用を今後も相談していきたいと思っています😊

＜まとめ＞
■税理士事務所に委託している作業
【会計】 顧問、記帳代行、決算及び申告
【労務】 給与計算、年末調整

■税理士さんとのやり取りで課題だったこと
・細かいことでも電話で逐一確認し合うので、そのたびに作業が止まってしまい、作業効率が落ちる
・画像やExcelはメール共有のため、作業量と時間が掛かる

■改善されたこと＋できるようになったこと
・リアルタイムで情報確認・共有ができることで、全体的にやり取りがスムーズになった
・必要なPDFやEXCELを一つの場所に格納しているため、情報の管理・検索がしやすくなった
・会社にいなくても仕事ができるようになった（毎週1回の来社が、今は月に1回に！）
・会社に来る頻度が減った分、別のことに時間を回してもらえるようになった （できていなかった資料整理等に時間が回せるようになった）
・請求書や計上している情報をすぐに確認できるようになり、重たいファイルから開放された

■導入したツール
・Slack：チャットアプリ
https://slack.com/intl/ja-jp/
・BOX：コンテンツ共有アプリ
https://www.box.com/ja-jp/home
・会計freee：クラウド会計ソフト
https://www.freee.co.jp

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