ついつい、メールが丁寧になってしまう問題。

最近、職場に新しい方が参画してきました。
久しぶりにメールの添削をして、どうするかな。と考えたので、覚書としておきます

メールの添削で気が付いた

今の職場は、それぞれの案件とは別に、月次なり週次なり日次なり、定時的に行う業務があるのですが、その引継ぎをしているときに気が付きました。

相手に気を使いすぎているのではないか？

私が引継ぎをした業務が、期日までに最小3往復のメールで、自分の作業を相手に確認していただく。という業務でした。
エンドは決まっているのですが、作業の初めはいつやってもいいのですが、内部での「ちゃんと作業したよね」という周知も含めて、エンドから逆算した日付で1回目のメールを送るのです。

リマインドメールで、わかったこと

やってほしいことに対して、ものすごい装飾の文章が多すぎたのです。
やってほしいことは「メール見てね。後続の作業はショートカット先にあるよ」ぐらいの文章だったのですが、装飾がとにかく多すぎて、本質が分かりにくかったです。

チームリーダーに内容のお伺いを立ててみた

リマインドメールの文面の確認をお願いされたので、チームリーダーに『〇〇さんからこういう案件でリマインドメールの添削をお願いされたけど、こんな感じでどうですかね？』と確認をした結果が以下です。
『お疲れ様です。
　以下のメールについて、お手数ですがご対応お願いします。
　対応期限：m月n日』
※1通目のメールを転送したものへのコメントです。

シンプルなほうが伝わりやすいこともある。

基本的に、先様がやってほしいことは、先様が引継ぎをしてくれている前提があるので、ミニマムに回答をした方が伝わることが多いのかな。とも思います。
読むのも大変なので、やってほしいことはできるだけ簡潔に書いたほうがいいのかなぁ。と思いました。