ドキュメントの修正が苦手、という相談を受けました

先日、同じチームの人と盛り上がった話題で。
「他人が作ったドキュメントを編集するのが苦手」
話を聞いていたら、傾向があるのかなぁ。と思って覚書しておきます。

そもそもなぜ苦手なのか

自分の思い通りに書けない

確かに、他人の描いた文章だから、自分の思い通りにはならないよね。
それは仕方ない。
だけど、自分の思い通りに書くと、修正したところが悪目立ちするので、合わせないとダメですね。

平仄の合わせ方が分からない

これは、最初に書いた人の力量な気がします。
文末がですます、なのか、言い切り型なのか。
接続詞が漢字かひらがなか。
句読点の使い方。
など、自分が1回目の筆者になった場合にも気をつけなくちゃいけないのかな。と思います。

色のセンスが合わない

これも仕方ない…というか、私は色数が多いと資料が見にくいので、これは人によるんだと思う。
でも、赤と黄色とか、目に痛い配色はちょっとなぁ…と思います。

解決するには、どうする？

自分の思い通りに書けない

残酷なことを言います。
我慢しよう
レイアウト含めて全とっかえ、って言ってくれる人がリーダーだったらいいけど、もともとのドキュメント作成スキルが高い人の追記は、やっぱりそのルールに従った方が、後々見返すのにも役立ちます。
（ドキュメント作成スキルが高い人のドキュメントは、ルールがはっきりしているから、平仄が取りやすいと思います）

平仄を合わせよう

一番わかりやすいのは、語尾ですね。
言い切り型か、ですます調か。
そこをそろえるだけで、全体的にまとまった文章になります。
また、ドキュメント作成スキルが高い人は、記号の使い方が上手だと思います。
全体的に何度か読んで、記号の意味を把握できると、編集しやすいと思います。

色はどうする？

色も、ちゃんと役割を立てていることがあります。
全体的に何度か読んで、こういう役割の時はこのカラーチャート。って言うのが見えやすい文章であれば、即したらよいと思います。
罫線も同じで、罫線の種類や色をそろえるとまとまりのある文章に見えます。

まとめ

ドキュメントを作成した人の書式に倣いつつ、修正した箇所が分かるようにしておくのも大事かと。
そうすれば、他の文章から浮いてるかどうかを客観的に判断してもらえる気がします。
自分の考えと違うのは、仕方ないです。
なので、なじむように考えましょう！