ソシオネットAppSheetテンプレート「セキュリティテスト実施依頼管理テンプレート」の使い方
本ブログに記載しているアプリは下記よりダウンロード可能です。
概要
従業員、および、管理者に対して定期的に実施するセキュリティテストにおける依頼メール送信および回答管理機能のテンプレートです。
テストはGoogleフォームで作成し、回答結果を保存するスプレッドシートをAppSheetのデータソースとして読み込むことを想定しています。
セキュリティテスト以外にも、定期的に実施する職場意識調査やコンプライアンステストなどにも活用が可能です。
アプリの構成
データシート
本アプリで使用するデータシートは以下の３つです。
それぞれ異なるスプレッドシート内のデータシートとなります
ユーザマスタ：ユーザ情報を管理
回答＆スコア_管理者用：管理者向けテストの回答とスコアを管理
回答＆スコア_従業員用：従業員向けテストの回答とスコアを管理
1.ユーザマスタ（スプレッドシート名：t_user、シート名：t_user）
・セキュリティテストを受けるユーザを管理するシート
2.回答＆スコア_管理者用（スプレッドシート名：回答＆スコア_管理者用、シート名：フォームの回答1）
・Googleフォームで作成された管理者向けセキュリティテストの回答結果とスコアが保存されるシート
3.回答＆スコア_従業員用（スプレッドシート名：回答＆スコア_従業員用、シート名：フォームの回答1）
・Googleフォームで作成された従業員向けセキュリティテストの回答結果とスコアが保存されるシート
※レイアウトは管理者用と同じです
メールテンプレート
本アプリで使用するメールテンプレート(Googleドキュメント)は以下の２つです。
1.Task for テスト受講依頼メール送信_BodyTemplate_yyyymmdd_xxxxxx：テスト受講依頼メールのテンプレート
2.リマインドメール送信 Task - 1_BodyTemplate_yyyymmdd_xxxxxx：テスト受講リマインドメールのテンプレート
いずれもテンプレート内で、管理者向けのURLを表示するか従業員向けのURLを表示するかを判断してメール本文を作成します。
主な機能
・受講依頼／リマインドメール送信
前回送信日時を更新することにより、管理者／従業員ごとに内容の異なる受講依頼およびリマインドのメールを対象者に送信します。
・前回送信日時の一括更新
一覧画面から選択した対象者に対し、前回メール送信日や前回リマインド日をそれぞれ現在日時で一括更新します。これにより、受講依頼／リマインドメールの一括送信が可能です。
・回答日管理
Googleフォームの回答結果を保存するスプレッドシートをデータソースとして連携し、直近の回答日を一覧画面に表示します。
動作条件
本アプリが正常に動作するための条件を以下に記します。
アプリからのメール送信処理があるため、本アプリがデプロイされていること
後述の設定により、回答者のGoogleへのログインが必要となるため、テスト受講者がGoogleアカウントを持っていること
テスト受講者のGoogleアカウントのメールアドレスと、ユーザマスタに設定されているメールアドレスが一致していること
Googleフォームの設定が以下となっていること
動作環境の例
弊社における動作環境と運用は以下の通りです。
①テスト管理者がアプリからユーザに向けて、テスト受講依頼メールを送信する
②管理者と従業員がそれぞれGoogleフォームにログインし、セキュリティテストを受講する
③テスト受講結果がスプレッドシートに保存される
④テスト管理者がテスト受講状況をアプリから確認する。状況に応じて受講者に対してリマインドメールを送信する。
※リマインドメール送信以降の流れは①～④と同じです
補足
Googleフォームについて
お客様の業務で使用するテスト内容に応じて、Googleフォームおよび回答結果スプレッドシートをお客様環境で作成し、AppSheeのデータシートとして連携してください。
デフォルトではGoogleフォームの回答結果スプレッドシートの列名は質問文そのままとなります。しかし列名が長い場合にはAppSheetとの連携に不備が発生する場合があるため、その場合はスプレッドシート側の列名は適宜短くする必要があります。弊社運用では、前述の「アプリの構成」に記載の通り、質問番号と回答（はいorいいえ）のみの列名に変更しています。
Googleフォームの回答結果スプレッドシートの場所はデフォルトでも構いませんが、管理上、アプリのルートフォルダ内に移動させるとわかりやすいと思います。
メールテンプレートについて
メールテンプレート(Googleドキュメント)には、GoogleフォームのURLが含まれているので、お客様環境のURLに適宜修正をお願いいたします。
メールテンプレート(Googleドキュメント)には、回答を促すため以下のナッジが含まれています。必要に応じて修正をお願いいたします。
「回答期限3営業日前に全社員からの回答がありました。」
「未受講の2名に送信しております。」
アンケートを定期的に繰り返し実施する場合の運用
前述のGoogleフォームの設定上、同じアンケートに同一ユーザが複数回回答をすることはできません。同じアンケートを定期的に繰り返す際は、以下の運用を想定しています。
・Googleフォームをコピーして新たなフォーム作成
・新フォームから新しい回答結果スプレッドシート作成
・新スプレッドシートをAppSheetのデータシートとして連携
・メールテンプレートのURLを新しいGoogleフォームのものに更新
ソシオネット株式会社について
IT内製化支援、Salesforceの運用・導入、および、DX化推進に関するご相談を承っております。
弊社では、ノーコード開発アプリを用いたIT内製化支援、Salesforceの運用・導入、および、DX化推進に関するご相談を承っております。お気軽に弊社お問い合わせサイトよりご相談などをお寄せいただければと思います。
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