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AppSheet実践編シリーズ①~BotとActionでPDF化システムを作ろう!その2~

こんにちは~。Nです。
2023年始まりましたね。また1年あっという間なんだろうなぁ~。2022年はいろんなことをさせてもらいました。今年も実りある1年にしたいですね。
みなさま、本年もどうぞよろしくお願いいたします!!!!


Botの設定をしてみよう

早速前回の続きをやっていきますよ~。
前回のお話はこちら!
AppSheet実践編シリーズ①~BotとActionでPDF化システムを作ろう!その1~|ソシオネット株式会社|note

まずBotを設定していきます!
AppSheetのBotは以下の設定が必要です。

  1. Bot⇒以下をまとめたもの(入れ物)

  2. Event⇒Processを起動するためのトリガ

  3. Process⇒Stepをまとめたもの(Step作ると勝手に作られる)

  4. Step⇒Process内の処理順を制御するもの

  5. Task⇒実際の処理

イメージはこんな感じです。

①Bot

Automation>Botsを選択し、New BotをクリックしBot nameに任意の名前を設定の上、Create a custom botをクリックします。
※ここでは「見積書PDF発行Bot」としています。

②Event

次にEventを作ります。Configure eventをクリックし、先ほどと同様、Event nameに任意の名前を設定します。そしてCreate a custom eventをクリックします。
※ここでは「見積書PDF発行Event」としています。

すると画面の右側にEventの設定画面が出てくるので、以下のように設定します。

  • Event Type:Data Change/Update only
    →値が変更されたとき

  • Table:見積ヘッダ
    →見積ヘッダのテーブルを参照

  • Condition:[_THISROW_BEFORE].[見積発行回数]<>[_THISROW_AFTER].[見積発行回数]
    →見積発行回数項目の更新前の値、更新後の値

つまり、【更新前後で指定の項目値=「見積ヘッダの見積発行回数項目の値」が変更された時】をトリガーにするのです。

これでEventはOKです。

③Step

次はStepです。Add a step→Step name(任意の名前)→Create a custom stepをクリックします。
※ここでは「見積書PDF発行Step」としています。
前述通り、Stepを一つ作成するとProcessも自動的に作成されます。

④Task

最後にTaskを設定します。
今作成した「見積書PDF発行Step」をクリックすると、Taskの種類を選択できるので、初期状態の「Run a task」を選択します。

すると画面の右側にTaskの設定画面が開くので、以下の通りに設定します。

  • Task category:Create a new file

  • Table name:見積ヘッダ

  • HTTP Content Type:PDF

  • Template:ドキュメントマーク>Google Drive Files>作成したテンプレートファイルを選択
    ※ここでは「見積書PDFサンプル.docx」としています。

「DocId=1・・・・」となっていれば設定できています。ただし、前回の記事でもお伝えしましたが、Googleドライブ以外では動作しませんのでご注意ください

このあとも以下の通りに設定を進めていきます。

  • File Folder Path:ブランク
    →PDFを作成するフォルダのパスで、ブランクにするとアプリのルートフォルダ配下のFilesフォルダに作成される(必要に応じて任意に変更してOK)

  • File Name Prifix:[見積書番号] & "-" & [見積発行回数]
    →PDFのファイル名(ファイル名の重複を回避)

  • Attachment Page Orientation:Portrait
    →出力向きを縦向きに設定(横向きの場合はLandscape)

  • Attachment Page Size:A4
    →A4サイズで出力(ここも任意で変更OK)

Actionの設定

ここからは見積ヘッダの見積発行回数を+1するアクションを設定していきます!この設定をすることにより、見積ヘッダ画面にアクションを実行するボタンが表示されます。
Data>Columnsを選択し、見積ヘッダの「見積発行回数」項目について次のように設定します。

  • TYPE:Number

  • INITIAL VALUE:0

では次に、Behaviorを選択、New Actionをクリックし、以下の通り設定をしていきます。

  • For a record of this table:見積ヘッダ
    →アクションをどのテーブルの行に対して適用するかを指定

  • Do this:Data:set the values of some columns in this row
    →実行するアクションのタイプで、今回は「この行のいくつかの項目の値を変更する」に設定

  • Set these columns:見積発行回数/[見積発行回数]+1
    →どの項目に何を設定するか

  • Display name:見積書発行
    →アプリ上のアクションボタンの表示名

  • Action Icon:PDFアイコン
    →「PDF」という文字列で検索可

ここでようやく設定が完了しました。「SAVE」しましょう。
※めちゃくちゃ今さらですが、「SAVE」はこまめにしておいたほうがよいです。


いざ、テスト!

諸々の設定が済んだところで、動作がうまくいくかテストしてみましょう。

では、アプリプレビュー画面で既存のデータをクリックしてみます。先ほど作ったActionが見積ヘッダ画面に表示されていることがわかりますね。
このアイコンをクリックしてみると。。。

見積書の発行が実行されています!

ではでは発行されたファイルを見てみましょう。
じゃーん!テスト成功です。

ちなみに、発行されるPDFの格納先ですが、デフォルトでは以下のルートフォルダ直下のFliesフォルダになってます。
/appsheet/data/[アプリ名]-xxxxxxx
アプリのルートフォルダは、左側のメニューのInfo>Properties>App Propertiesの中で変更可能です​。

最後に。

いかがだったでしょうか。複雑に見えてやっていることは結構単純だったりします。

今回はかなり簡素なものですが、Viewで表示形式、表示位置、色やフォント、アプリアイコン等々変えたりすることで、どんどんアプリっぽくなっていきます。そして触っているうちに、こうしたほうがアプリとして使いやすいのかも?というような考えも出てきます。
実は私もAppsheet歴は数ヶ月のレベルなのですが、とにかくいじくりたおして習うより慣れろ!!です。

Appsheetについては今後も記事を書いていこうと思いますので、少しでも役に立ったと感じたら、♡スキ♡してくださると喜びます!


また、ソシオネットではAppsheetの勉強会も定期開催してます。初心者様、ブランクある方のご参加大歓迎です!
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それではまた会いましょう~。Nでした!!!


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弊社では、Salesforceの運用・導入、および、DX化推進に関するご相談を承っております。
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