Sunny
私のスケジュール管理について
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私のスケジュール管理について

Sunny

コケツです。

皆さん、スケジュール管理は何で行っていますか?
もう10数年前になりますが、私の新入社員時代のスケジュール管理は酷いものでした。
QCD(Quality(品質); Cost(コスト); Delivery(納期))を管理する仕事をしていたにもかかわらず、自分の管理すらままならない。

自分の持っているタスクが見えていない。
もちろんタスクの優先順位も分からない。

そんなわけで、来た仕事に対してただがむしゃらに取り組むものの、
肝心のタスクが締め切りまでに終えられない日々でした。
忙しいため余裕がなく、常に頭が回らず、常に取引先や上司に急かされる日々。
机の上はグチャグチャで、見積書を探すのにまた時間を取られる・・・。
終電・始発の通勤はもちろん、休日出勤も勿論していましたが、全く成果は出せませんでした。
勿論結果が残せないので、評価はズタボロ。
自分ってなんて駄目なんだろう・・・とどんどん負のループに入っていきます。

結局その会社は数年で辞め、新しい会社に入るのですが、
そこでものすごく厳しい先輩の元で働く事になります。
その先輩から最初に指摘されたのが、私のスケジュール管理についてでした。
大した仕事もしていないのに、何故か時間がかかっている私を見かねて、

・タスクを書き出す
・書き出したタスクに重要度・締め切りを書き出す
・それを元にタスクに優先順位を付ける
・これらの情報を考慮した上での今日1日の予定表を書き出す

これらを毎朝書き出し、先輩のところまで持って行くという作業を繰り返しました。
そして一日の終わりには、予定表と実際に出来たことを確認し、
次の日の予定を組み直す・・・
この作業、地味に時間と労力を取られます。
当時はこの先輩が本当に本当に嫌で、早く異動になってしまえばいいのに・・・
と常に呪いをかけていたぐらい(笑)
今思えば、かなり基本的な事を丁寧に時間をかけてたたき込んでくれました。
先輩も忙しかったでしょうに、本当にありがたいですよね・・・。

その頃から、「フランクリン・プランナー」という手帳を使い出すようになりました。
「フランクリン・プランナー」とは、スティーブン・R・コヴィー博士によって書かれたビジネス書「7つの習慣」の考えが元に作られているシステム手帳です。
私が使っていたものは、見開きで1日の情報を書き込めるようになっており、
一番左にタスク一覧、その隣に時間毎のスケジュール管理、一番右側はメモが書けるようになっています。
その手帳を使うと、丁度先輩にたたき込まれた事項を人目で確認できるようになっており、スケジュール管理の練習にはとても便利でした。

その後、スケジュール管理もだんだん慣れてくると、
一日に何度も同じタスクを書く事が面倒に感じられ、
ここ10年くらいはGoogle Calendarで管理しています。
紙に書くメリットは勿論ありますが、やはりデジタルは便利・・・。
タスクについては、別途Google TasksというTo Do Listのアプリを使用して管理しています。

次回、私のGoogle Calendarの使い方についてまとめていきたいと思います!

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Sunny
ドイツ在住 2歳4歳児ワーママ。結婚してから、めまぐるしく環境が変化する中、独身時代に比べ自分にフォーカスする時間が減り…限られた時間を有効に使いたい!今年の目標は、健康寿命を延ばす生活習慣をつくる。