予約システム導入前の４ステップ - なぜシステム導入するのかを考える

2024年4月18日 08:09

店舗向けの予約システムsmoos（スムース）です！現在、開発中です！

予約システムの導入を検討するとき、どのシステムにするのか。システムの機能や料金、デザインに目が行きがちです。

たとえば、

・なるべく高機能、多機能なシステムが良いな！
・料金は◯◯円くらいかな。初期費用でどれくらいかかるんだろう？
・使いやすいデザインのシステムがいいな！

けれど、はじめに目を向けるべきは自分自身のお店のことです。
今回は、予約システム導入前に考えるべき４ステップをお伝えします！

はじめに考えること

はじめに考えることは次の２つです。

・なぜ予約システムを導入するのか？
・解決すべき課題は何か？

まずはこちらを明確にし、定義しておく必要がありますよね。

そうしないと、何のために導入したのかが見えなくなり、なんとなく導入し、なんとなく使っている状態に陥ってしまいます。

導入する理由をはっきりさせておけば、実際に予約システムを導入したあと、本当に効果があったのかチェックできます。

それでははじめに、お店の課題を洗い出していきましょう。

現状、どんな課題を抱えているのか。
たとえば、次のようなことがあがるかもしれません。

・お店の待ち時間が多く、お客様からのお問い合わせやときにクレームが発生している。
・待合室が混雑しているため、ソーシャルディスタンスが確保が困難である。
・窓口で待ち時間や人数へのお問い合わせが多く、スタッフの業務効率があがらない。

洗い出した課題によっては、そもそも予約システムでは解決できないものもあるかもしれません。その場合、予約システムではない異なる解決方法を探す必要があります。

課題を洗い出したあとは、達成したい目標を立ててみましょう！

ここではシステムにとらわれすぎず、目標を掲げたいですね。
たとえば、

・待合室にいる人数を最大◯名までにし、ソーシャルディスタンスを確保する。
・待合室での、１人あたりの待ち時間を◯分にする。そのために現状の待ち時間を把握する。
・電話予約対応にスタッフの時間が取られているので、オンライン予約率を全体の◯％にする。

課題と目標のあとは、どんな順序でその目標を達成していくのかを考えます。

ポイントは、スモールスタート。
いっぺんにすべてを刷新するのではなく、少しずつやっていきましょう！

新しい試みは、すべてを刷新したドラマッチックな成果を求めがちです。私もですが ^ ^;

ただ本来は、小さなチャレンジの中で、成功と失敗の経験を経て、改善を積み重ねていくもの。

むしろ、いきなりの大きな変化は、転び方も大きくなってしまいます。メンタル的に、くじけてしまうときもあるかもしれませんしね。

なので、スモールスタートをおすすめします。

予約システムでいえば、次のようなスモールスタートはいかがでしょう。

・オンライン予約は平日のみで試みる。週末は従来の予約のままとする。
・新規顧客ではなく既存顧客に向け、試験的に運用し、感想や意見を集める。

スモールスタートしながら、ちょっとずつ改善していきましょう！
そのためには、振り返る時間が必要ですね。

振り返ろうと思っても、ちゃんとその時間を確保しておかないと、日々に終われ、ついつい抜けてしまいます。

試したこと、上手くいったこと、つまずいたことを、定期的に振り返りながら、改善していきましょう！

最後に、これまであげてきたことをまとめますね。

予約システム導入前にまずは↑をチェックしてみてくださいね。

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