元文系SEが10年ぶりのお仕事で活用している仕事術5選

手前味噌になりますが、会社勤めしていた20代の頃に「仕事が早い」「やっぱり鈴木さんに相談してよかったわ」と評価いただいていた元文系SE（Excel方眼紙屋さん）が、フリーランスで仕事をしている今でも役に立っているな～と思う仕事術・心がけについて書いてみました。

ビジネス書を色々読まれている方には目新しいことは少ないと思いますが、言い換えれば「これどこかで読んだな」と思った事柄はそれだけ大事だということ、という気持ちでご覧いただければと思います！

１．時間厳守

基本中の基本。
始業・終業、打合せの開始・終了、タスクの締め切り、納期・・・
社会生活を送っている人であれば誰でも、何かしら「時間」の制約の中で生きています。
時間通りに始まり、時間通り（or少し早く）終わる打合せは、「この人はちゃんとやってくれるな」という信頼感に繋がります。
期日通りに提出される書類は、私もきちんと対応しなければ！と思わせる適度な緊張感をまとっています。

様々な勤務形態が広がり、場所や時間に縛られない自由な環境で仕事をする人が増えても、仕事をする以上は守らなければいけない時間は何かしらありますよね。
むしろそういう働き方をしているからこそ、時間を守ることで基本的な信頼関係を築くのが大切だなと思います。

２．仕事の質をMAXに

これは先輩からの受け売りなのですが、今でも大事にしている教えです。

仕事の質　＝　内容　×　分量　×　時間

自己啓発系の書籍やビジネススキル系の話の中に、こういった式ってよく出てくると思うのですが、掛け算であることがポイントなんですね。

・いくら中身が良くて、読む相手にとって適切な分量でも、
　期日に間に合わなければ仕事の質としてはゼロになる。

・内容がよくて期日までに仕上がっても、多忙な役員の方を相手に
　到底読み切れない量の報告書を作ったら、仕事の質としてはゼロになる。

・受け取り手に取って適切な分量で、期日までに仕上がった仕事も、
　そもそも内容が合っていなければ仕事の質としてはゼロになる。

３．コミュニケーションは相手目線で

どうしても、自分が一生懸命取り組んだ仕事となると、自分が話したいことを話してしまいがちです。また、相手の質問内容が自分の専門分野だと、あれやこれやとたくさん話しすぎて脱線したり。。

でも、本当に話すべきは「相手が聞きたいこと」。
自分が報告する時でも、報告される相手が何を聞きたいと思っているか、という観点で報告内容を絞る。
質問されたときは、質問された内容について自分が知っていることを吐き出すのではなく、相手が必要としている部分に絞って回答する。
いつでもこれができるようになれば、仕事上の長所として「コミュニケーションスキル」と堂々と書けるのではないかなと思います。

現在は子どもとのコミュニケーションが生活の大半を占めているせいで、昔よりも仕事でのコミュニケーションが下手になった気がしているので、自戒もこめて書いておきます・・・。

４．議事録は先に書いておく

まず前提として、言った言わないの水掛け論にならないよう、打合せの時は必ず議事録を書くのが大事だと思っています。
打合せの内容や規模に応じて、決まったこと・持ち帰り事項だけをメモするのでも構いませんが、とにかく、議事録は必ず書くことをお勧めします。

でも、忙しくて打合せ続きだと、議事録を書く時間が取れないこともありますよね。
あれこれしている間に時間が経って、内容を忘れてしまったり、メモを見ても「・・・？」となってしまったりして余計に時間がかかる悪循環。

この悪循環を断ち切るためにも、議事録は「打合せの前に」書けるだけ書いておくことをお勧めします。

いや、議事録は打合せの記録なわけで、先に書けるわけないでしょ？と言われるかもしれませんが、以下の要領である程度埋められるはずです。
そして、これを事前に書いておくことは、打合せをスムーズに進める秘訣でもあると思っています。

（１）打合せのタイトルを書く
（２）打合せの日時と出席者を書く
（３）アジェンダを書く
　　（別途アジェンダを作成しているのであればコピペする）
（４）アジェンダの各項目について、想定される質問を書きだす
（５）質問への回答を書く
（６）打合せの結果を書く
　　例：方針を決めたいのであれば「○○の方針とする」、
　　　　役割分担を決めたいのであれば「鈴木：●●作業実施（～9/10）」
　　　etc.

特に大事なのは（４）～（５）で、この部分を考えることで、自分の検討結果の穴に気付けたりします。
自分以外の出席者になりきって考えてみましょう。

５．タスクはとにかくメモる

私は高校時代に世界史の教科書を暗唱していたくらいなので記憶力には自信があるタイプですが、それでもやっぱり忘れるときは忘れます。

人間は忘れるものだという前提で、思いついたときにすぐメモするのがタスクを漏れなく処理する秘訣です。

最近は色々なツールがあるので、仕事場でそれが導入されているのであれば最大限に活用しましょう。

私は家事・育児の間をぬって仕事をしているので、いつどのタスクをやるのかも決めておくために、GoogleCalendarにタスクを登録しています。
前のタスクが終わっていないのに、次のタスクのアラームが表示されて焦ることもありますが、作業ボリュームの見積りや自分のペース配分を知るうえでも便利だなーと思っています！

そういえば、私が会社員だったころは、手帳にとにかくなんでも書き込んでいました。
ウィークリーのバーチカルタイプの手帳でしたが、その頃は今のように時間の制約もあまりなかったので（原則、22時以降の残業はできませんでしたが）時間軸は関係なく、上からその日の列にだーっと書き込んでいました。
（手帳は廃棄する時が面倒なので、今はもっぱらデジタルですが）

明日やること、来週やることなども書いておけるので、やっぱりカレンダー形式のものが分かりやすい気がしています。

仕事から離れていた約10年の間にお仕事環境は大きく変わりましたし、自分自身の考え方も子育てを経てかなり変わったと思っていますが、やはり新卒で就職したばかりの頃に教え込まれたことというのは自分の核のようになっていてあまり変わらないのだな、と感じました。

年齢的にはお局さんなので、核の部分は変わらないとしてもそれに固執しない柔軟さを持った 素敵なお局さんになりたいです。

以上、くすぶるIT事務屋でした。