紙のノートデジタル化記録 (10年越しの！)
10年かかってやっと「紙を最小化できた」というところまで来ました。
ノート術とか大好きで、紙のノート多用してたんです。
でも検索性が悪かったりして書いても情報を再利用しづらいとか、保管スペースの限界などでどんどんノートを捨てなければならず、デジタル化したいと思ってました。
普段ライフハック的なものは共有しないんですが、試行錯誤の時に記事をあちらこちら読ませていただいたので、同じように試行錯誤中の方々の何らかのヒントになりましたら幸いです。
ノートを使う目的を考えてみた
最初に単純にデジタルノートに置き換えたら使い勝手が悪すぎて失敗しました。
したがってどうしても「自分はノートを何の目的で使っているのか」に立ち返る必要がありました。
ソフトウェア製品などの検証メモ
人に何かを即興で説明する時のお絵描き
考えをまとめる時のドラフト
タスク管理
目的別に置き換えてみた
紙のノートが非常に使い勝手が良いのはやっぱり何にでもできるところだと思うんです。
デジタル化する時に、用途に合わせてアプリを使い分けないといけなくなりました。
ソフトウェア製品などの検証メモ
これは早々にデジタル化できたやつです。
何らかのシナリオを想定してソフトウェア製品を構築してみたり設定してみたりなどの検証メモは、当たり前ですが手書きよりもスクショ貼り付けのデジタルノートの方がよっぽど活用できます。
昔OneNoteを使っていましたが現在はNotionを使っています。
スクショぺたぺた貼り付けたり、パラメータをコードの形で保存しておいたり、その時に気がついたものを書き留めたりしたものは、トラブルがあって手順を見直さなければいけなかったところや、検証できていない項目、あるいは可能性のある設定項目などが一目でわかるので重宝します。
こんな感じで使えます。
Notionの良いところ
スクショ、Webのブックマーク、テキスト、コードをそれぞれ使い勝手の良いフォーマットで表現できるところ
タスクリストなども挿入できるので、後でわからなかったことだけ拾い上げることも簡単
調べた結果を追記しておくことも簡単
どこにメモしたかわからない時にキーワード検索できる
人に何かを説明する時の即興メモ
これはMiroやGoodNotes 5に置き換えできました。
ホワイトボードツールのMiroがすごく使い勝手が良く、画面共有してなくともURLで情報共有できたり、ミーティングなどの会話中でなくとも「みてね」で済むのが非常に便利です。
考えをまとめる時のドラフト
これはどちらかというとタブレット用のペンと親和性の高いGoodNotesをよく使います。
Miroでもいいのですが、表現力の制約がないこと、および私が選ばないと他の人から見えないスペースにあることで、綺麗に表現しなくてもいいという自由が生まれるので、結果としてアイデアをぶつけることに専念できるのがメリットです。
それをMacを通じてリモートミーティングで画面共有し、考えたアイデアが有効かすぐ検証できる点も非常に大きいです。
例えば下のサンプルは2-3時間でアイデアを固め、すぐ人に見せてフィードバックをもらった記憶があります。
仕事用タスク管理
これが最後の最後まで紙だったものが、最近やっとデジタル化できました。
元々タスク管理をマンスリーカレンダーを使ってやってたんです。
締め切りが明確なものは該当の日付のところに記録
締め切りがないものはタスクが発生した日付付近に記録
やりたいことだけれど必ずしも必要ではないことは土日に記録 (仕事用だから土日は空きスペースになるわけです)
案件など並行して走らせているものが今何があるかは欄外にリスト化
大きく時間を取るイベントやミーティングなどは色を変えて書き込む
消化したものはマーカーで消し込む
こうすることで、以下を直感的に把握できる仕組みを作っていました。
今のタスクの総量
忙しい時期
タスクを計画的に消化するにはいつ何に着手すれば良いか
案件の存在こと忘れているタスクがないかの確認
自発的にやりたいことを忘れない仕組み
マーカーで消し込むということで小さくとも達成感が得られるので、今思えばタスク消化のモチベーションにつながっていたんだと思います。
デジタル化しようとした時になかなかいいツールがありませんでした。
普通のタスク管理アプリだと締切はわかっても、自分の仕事カレンダーの埋まり具合がわからなくていつ何に着手すれば間に合うかがなかなか見えなかったです。
GoodNotesにマンスリーカレンダーを取り込んで同じことをやってみたこともあったのですが、わざわざ開かないと見えないところにタスクリストがあることによるタスクリストの更新漏れ確認漏れが頻繁で、これもイマイチでした。
また直近で必要なことと、自分が興味があって長期的な視点で見た時にはどこかのタイミングでやっておきたいことを分けて管理することもなかなか難しかったです。
解決したのがこのアプリでした。
TickTickの良いところ
タスクのカレンダー表示があり、いつまでに何をしなければならないかがわかりやすい
カレンダー表示では終了したタスクが見えるため、「マーカーで消し込む」に近い満足感が得られる
フォーカス (タイマー機能) を使うことで、いつ何にどれだけ時間をかけたかを把握できます
ハビットトラッカー機能 (習慣化したいタスクの消化率トラッキング機能)
タスクグループを作成して管理できるので、例えば「今年の目標」などを立てて管理することもできる
私はデータ大好きなので、自分の行動をデータ化できる --> では定期的にTickTickを開いて確認しようじゃないか、というように、そもそもタスク管理アプリを開くことそのものを習慣化するためのモチベーションをうまくサポートしてくれました。
それでもやっぱり紙が良いところ
ここまでデジタル化することで逆に紙の使い所もわかってきました。
これだけなら用が済んだら紙を廃棄できるので、紙の問題点を最小化できます。
今日やらなければいけないことを管理する
そもそも紙が手元のすぐ目に入るところにタスクが書いてあること、およびそれが散らかっていて邪魔なことから、「今日このタスク片付けないと！」という時に使用できる強烈なタスク管理ツールになりました。
同じ理屈で、後でタスク管理アプリに登録するまでの一時的なタスク置き場にもなっています。
覚えたい情報を頭の中に叩き込む
記憶に定着させる効果は紙の方がどうしても高いんです。
理屈はわかりませんが個人の感想では、手の動きやインクの色、書いた時に使ったペンなど、別の情報が記憶に付与されて思い出す時のトリガーとして働いているように思います。
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