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説明下手のための伝わる説明術!

【このnoteは、えりぱん先輩が伝えきれなかったことを後輩のために書き記す「タナカ(仮)君を昇格させるためのブログ」です。】

よっ!タナカ君今日もがんばってるね(^^)

若いときにさ、説明下手すぎて上司に怒られたことない?

「何を言いたいのかわからない」って、私は何度も言われた…(遠い目

当時の上司をとても尊敬していたので、これではいかん!と思って、自分で整理して伝わるように意識してきたのよね。
OJTで教えてる時も知識がない人にどう説明したら伝わるか悩んだものよ。

ということで、今日は説明下手のための伝わる説明術!ダダン!

先にコツを伝えておくけど

大きな話から話して詳しい話をする!以上!

◆伝え方には順序がある

物事の説明の仕方には順序ってものがあってね。まとめるとこう。

・大枠、概要などの大きな話
  ↓
・方向性、将来像
  ↓
・詳細、流れ
  ↓
・具体例、各論

説明術

上の図でいうと、外側から内側へ向かって話していくのよ。

大枠、概要
人って、話を聞いているときに物事の大枠を理解してない状態でいきなり細かい話をされると、思考が迷子になって不安になるのよね。「…っと、この話はどこに向かってるんでしょうか」って。
だから、今からどんな話をするのか伝えてベース作りをするの。
「この顧客のこんなリクエストに対しての対応方法にご意見いただきたいです~」みたいな感じかな。
意見を聞きたいのか、報告なのかここではっきりさせてね。聞き手がどんなスタンスで話を聞くか判断できるからね。

方向性、将来像
ベースができたら今度は意識のベクトルを定めましょ。
「この顧客とは今は取引少なめだけど、このくらいまで増やしたいんです」「目指したいところはこうなんです」と向かいたい方向を指し示すことで、説明を聞きながら、意識をどこに向けるかベクトルが定まるのよね。

詳細、流れ
ベースとベクトルが定まったところで、いざ詳細な話に入っていこう。
これまでの流れで例えると、顧客からのリクエストの「内容」を説明。課題や問題点があるときもここで伝えよう。
「顧客とこんなやり取りしていたところ、こんなリクエストがありまして~課題はこんな点です」とかってね。

具体例、各論
前段でリクエストの内容と課題を説明したので、それを踏まえて、具体的な話をしよう。「わが社ではあんなことやこんな対応方法が考えられますっ」
過去事例があるならこのパートで紹介するといいよ。

ここまで話ができたら後は聞き手の方にご意見コメントをいただきましょ。

◆わかりやすい説明のチョイ工夫

私が心がけてるチョイ工夫は二つあるよー!

 ①難しい用語・専門用語は使いすぎない

専門用語の使い過ぎはオススメしないよう!
なぜかというと、集中力が散漫になるから。

説明を聞いている中で、難しい用語や専門用語が出てきたときに、その単語自体の意味がわからなくても、最後まで聞けば全体感はわかると思うんだ。でも、難しい単語や専門用語が出てきた瞬間に、「ん?どんな意味だろう」と引っかかり、話を聞く集中力が散漫になるの。

「ん?」と思っているうちに、話はどんどん先に進んでしまう。となると、理解度も下がってしまうと思わない?
だから、できるだけ簡単な言葉を使って相手の集中力を途切れさせない工夫も必要よ。

 ②質問に答えられない時の必殺ワード

タナカ君はさ、先輩から意見や質問されたときに、答えられないとその場でフリーズすることが多かったように思うの。
そんな時はね、必殺ワード「持ち帰ります」を使おう。
その場ですべて答えられなくても仕方なくて、間違った情報を伝えても後々首がしまるから、「今は正確なことがわかりませんので、持ち帰って調べます。」で乗り切る!
もちろん、質問は忘れないようにメモしておいてねっ

◆おわりに

さてと、ひと通り説明してみたけどどうだったかな~~?
説明する相手が上司なのか教育の場面なのか、顧客へのプレゼンなのか?場面によって伝え方も変わっては来るけど、聞き手側を戸惑わせない・不安にさせない配慮って必要だと思うの。

具体から話しちゃダメ

いきなり具体から話しちゃダメヨ。
相手にどうしたら伝わりやすいかな~?って考えて話を組み立ててみてね

ファイトファイトー!

では今日はこの辺で!

えりぱん先輩より

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【このnoteは、えりぱん先輩が伝えきれなかったことを後輩のために書き記す「タナカ(仮)君を昇格させるためのブログ」です。】 えりぱん先輩>営業事務歴約10年。OJTで10人以上を育成。現在は人事企画に従事。心理カウンセラーの卵。人生の大転換期中。
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