保護者向けに予約スケジュールを使う注意点は？

Google Workspace for Education認定トレーナーの笠原です。

勤務校では年末に保護者面談があります。今はその保護者面談に向けて準備を始めています。

保護者面談の調整を行うことは、なかなか大変な作業です。教員が日程を決めるとどうしても不公平感を取り除くことが難しいですし、場合によっては何度か保護者に電話をして予定調整のお願いをしていただくこともあります。

そのため、少しでも不公平感を減らしつつ、自分の手間も減らせないだろうかと思い、４月に公開されたGoogleカレンダーの「予約スケジュール」機能を使って、保護者面談の予約をしてもらうことを実践しています。

基本的な使い方

予約スケジュール機能についての詳しい使い方の説明は、既に４月に以下の記事で書いているので、こちらをお読みください。

４月の公開時に比べていくつかのアップデートはあるのですが、基本的な使い方に変化はありません。

より一層詳しい解説は以下の動画がお勧めです。長いですが全機能を詳しく解説してくれているので、困ったことがあるときにありがたいです。

今回、問題としたいのは「保護者にどのように使ってもらうか」です。

前提として…

非常に申し上げにくいことを先に言っておくと、「実際に子どもたちと予約スケジュールを機能を使ったことがないと保護者に使ってもらうのはややハードルが高い」です。

どうしても普段直接顔を合わせて対話していない保護者に新しい機能を使ってもらうことになると、色々なトラブルが起こりがちです。

特にデジタルを操作するスキルは人によって差が大きいので、「お知らせ」にいくら詳細な操作方法を説明してお渡ししても、上手く行かない可能性の方が高いです。

ですから、保護者の方が上手く操作できない時に、バックアップとして子どもたちに操作してもらうことが望ましいです。そのため、子どもたちに普段から「予約スケジュール機能」を使ってもらっていない状況で、いきなり保護者に使ってもらうのはやや難しいように思います。

とはいえ、操作としては特別に難しいことがある訳ではないので、保護者にお知らせを渡す前に、実際に子どもたちと一度、試しに一緒に操作してみればこの問題はクリアできるように思います。

お知らせの仕方

予約スケジュールを使うためには、予約ページのURLを保護者にお知らせする必要があります。

紙でお知らせする場合には、二次元バーコードを印字して子どもから渡してもらうしかないのですが、例えば「保護者宛メッセージ機能」が使えるのであれば、ここでも少し工夫が出来ます。

どうしても予約スケジュール機能は「早い者勝ち」という性質があります。

そのため、紙でのお知らせだと生徒が保護者に紙を出し忘れるなどして、予約開始が遅れてしまう家庭が出てしまうことに懸念をもたれる場合は多いです。

ですから、保護者へメールなどでお知らせが出来る場合は、自分は二段階でお知らせをするようにしています。

最初のお知らせは、予約スケジュールで面談の予約を行っていただく旨や予約スケジュールの操作について説明した動画のURLなどを送ります。予約スケジュールの機能について理解をしていただけるようにします。

一回目のお知らせでは予約ページのURLは共有しません。この段階では「予約ページのURLのお知らせ」をいつ配信するのかという日時を予告します。

チケットの予約と同じで時間を決めて、その時間に開始することを予告し、どうしても早く予定を確定したいご家庭には、その時間帯を意識していただくようにお願いします。

そうして、予告した日時に２回目のメッセージで予約ページのURLを共有します。

上手く行かないときのバックアップとして

上手く行かないときの対策は以下の２点です。

一つ目は「生徒のClassroomにも同じ文面を転送しておくこと」です。上手く行かないときは生徒の端末から、生徒と一緒に操作していただくことで予約が完了できるようにします。

二つ目は「電話連絡をしてもらうこと」です。

…身も蓋もないと思うかもしれませんが、上手く行かないときは上手く行きません。９割以上はたぶん上手く行くのですが、どうしても数件、何をやっても上手く行かないケースは出てくるものです。

その時に保護者に「わざわざ電話で確認するなんて気が引ける…」という思いを持たせないように、お知らせの言葉には気をつけるようにします。

ツールを使うことが目的ではなく、お互いに気持ちよく面談を迎えられるようにする工夫であるはずです。

ですから、その目的を達成できるように「いつでも助けますから安心してください」という姿勢を示すことは大切です。