プチストレスに感じる業務を効率化して、楽しく仕事がしたい！〜実際にやりたいことを整理〜
こんにちは、30代前半某小売業勤務のkaneです。
ITについて、色々勉強し始めて２〜3ヶ月ほどになりました。過去のnote記事では、あんなことができたら良いな？やこんなものがあったら良いなみたいな夢物語のようなことを書いてきました。
今回は、これから私自身で実際に取り組んでいくことを前提に、職場のメンバーからの意見も伺いつつ、より具現化していきたいと思います。
また、私は現在自社アプリに掲載しているクーポンの運用業務に従事しています。
この業務に関連したことを下記に記載していきます。
業務のことなので、あまり事細かく書けないところもあるのですが、なるべくわかりやすく書くことを意識したいと思います。
アイディア① 商品リストのチェックツール
商品リストとは？？
自社アプリに掲載しているクーポンの一覧があるのですが、このリストを元にPOPを作成したり、契約書関連の書類を作成する元になる資料なので、ミスが許されません。
この商品リストは、各商品部から出稿していただいて、反映させていくので、人によって書き方が違っていたり、誤字脱字があったり、細かいところでは半角・全角の違い等があったり様々です。
現状のチェック業務はどうやっているの？
わかりやすく箇条書きで記載していきます。
確認用のチェックリストがあるので、これを元に1個1個チェックしていきます。リスト１行につき３０項目くらい確認する項目があります。これを300回くらい繰り返します。
メンバー2名でダブルチェックを実施した後に、最後上司のマネージャーに最終チェックを依頼するので、トリプルチェックにて実施しています。
チェックには丸３〜4日は時間を要します。
本当は実際のリストを載せた方が大変さが伝わるかと思うのですが、これは載せられないものなので、文字だけですみません。。。。
こんなことを実現したい
上記の内容は、メンバーにヒアリングした中でこれをチェックツールとして実現できれば、今の３〜4日の業務が１〜2日くらいに半分以下の時間でチェックが終わるのでは？と話が出ました。
私一人で考えていた時は、商品リスト単体でのチェックを想定していました。
但し、上記の3つ目に挙げている「発注シートとの突合」をツールで勝手にやってほしいとの話が出て、確かにと思いました。
「発注シート」とは、この商品リストの元になっている別のExcelファイルです。
確かにこれができれば、チェック業務は楽になるな！と思いました。
一方で、全くフォーマットが違う別ファイルを参照して、発注シートも300ファイルくらいある中でこれらをそれぞれ参照することなどできるのか？？という実装面での不安があるのですが、今は実装してみたいなと考えています。
こうすれば実現可能？？
それぞれの案について、こうすれば良いのでは？？というのを考えてみたいのですが、この案は解決策が思いつかない・・・
商品リストと発注シートを一緒にすれば？？ということも思うのですが、それぞれ用途が異なるのでそれもできずと言った感じで・・・
できるそうなことといえば、
・商品リストに１シートチェックツールのマクロシートを追加し、発注シートの情報を貼り付けてチェックボタン押下
みたいなことはできそう。
アイディア② クーポン費用の自動算出ツール
クーポン費用とは？？
アプリ上でクーポン1枚1枚クーポンを発行するのも諸々費用が発生します。この費用については、上記①の商品リストに掲載されているものを使用します。
ちなみにこの費用についても上記①のチェック項目の1つです。
現状はどうやっているの？？
各商品には部門番号が割り当てられているのですが、部門ごとにそれぞれの費用を週次で更新し、報告しています。
現在は、Excelのフィルターのフィルター機能を使って、部門別に費用の合計を出して、別のExcelシートに転記するということを手作業で行なっています。
この作業には毎週１〜2時間ほどかかっています。
こんなことを実現したい
こちらは、今手作業でフィルター機能を使って部門ごとに計算して、別シートに転機するという一連の流れを一括でできるようにしたいという内容です。
これは、比較的実現可能な感じがしますが、転記先が2ファイルある点が難点かと思います。
こうすれば実現可能？？
・転記先の2ファイル分のシートを商品リストのファイルに持ってくれば1ファイルで管理可能では？？
⇨そうすることで、実現可能そうな感じがする！
アイディア③ メール送信の自動化
何のメールを自動化したいか？？
ただメール送信を自動化するだけならすぐにできるかと思うのですが、メールのタイトル・本文はほぼ一緒で、「宛先」と「添付ファイル」だけが違うものがいくつかあります。こう言ったものを自動化できないかと考えています。
現状はどうやっているの？
現状は地道に、1つ1つ宛先をいれ、添付ファイルを添付してメール本文はコピペで対応しています。
難しい作業ではないのですが、同じようなメールを何十通も打つと、宛先を間違えたりするリスクが想定されます。
こんなことを実現したい
これはどうやったら良いのか正直今のところ想像ができていません。
また上記では記載してはいないのですが、
「そもそもメールでやり取りするようなことではないのでは？？」という案も上がりました。
クラウドを使うとかその方が効率がいいような気もしてきました。
こちらは今やっていることを自動化するというよりも、やり方を抜本的に変えた方がいいかもしれませんね！
こうすれば実現可能？？
・現在添付しているファイルは、クラウド等の共有フォルダで共有
・メール文面は一律同じ文面で一括送信。
→契約書関連は誰でも見れる状態ではいけないので別途検討が必要
あとがき
今回は、身の回りの業務課題から3つほど解決したい内容を列挙していきました。
最後のメールの件だけは、やり方そのものを変える必要がありそうですが、それ以外は、今やっていることの自動化で対応したいと考えています。
今後は、優先順位を決めて、先に対応することを決めていきたいと思います。
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