【ふせん会議術13】初心者が問題の原因分析を行ったら🙄？

私は「ふせん会議術」が実習できるセミナーを12年行っています。
そこで「わかりやすい問題表現とは？」をご説明し、早速実習に入るのですが、、、🤣

　セミナーで行っている「わかりやすい問題表現とは？」を説明している内容を、下の記事に書きました。

　受講生には、以下の宿題を「ふせんに書いて」準備してもらい、参加いただきます。

• 🎈自分の会社で担当するプロジェクトの「目標」

• 🎈今起こっている問題（目標を阻害する悪い結果）

• 🎈自分が考える問題の原因

　そして、壁に貼った模造紙に、準備した「ふせん」を貼っていただきます。

　そして、私がお一人お一人、20~30分ずつ、見させていただきます。

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まずは百聞は一見にしかず！

　以下の事例は、私のセミナーを受講された方が、自社で実際に起こった、又は起こりそうな問題を持参し、その原因分析をする演習です。

　各事例は、私が各受講生の事例を、20分~30分かけて内容を説明いただき、「ピンクのふせん」で修正・加筆させていただきました。

• 左（Before）：宿題で準備された「目標」「問題」「原因」のふせんです

• 右（after）：　ピンクのふせんが、私が修正・加筆したものです

　内容は受講生の会社の内情なので、ぼかしています。

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✅　Aさんの事例

Before

P1　収益構造が人材依存していて、従来の人月ビジネスでは限界
　P1-1 歴史的に請け負いや受託開発が大部分を占めていた
　　P1-1-1 　従来型ビジネスから社員のマインド変革＋人員稼働状況により収益にばらつきがある

【参考】 P1が問題で、その原因が下の行のP1-1、と原因を掘り下げている

After

P1　2024年度のA部門の受注額目標は、23億円のところ、18億に留まる可能性が高い
　P1-1　営業活動中案件すべてを積み上げても20億円で、3億円不足
　　P1-1-1　Top Downの目標なので、実力以上の目標になっている
　P1-2　GAPを埋める、サービス案件がない
　　p1-2-1　歴史的に請負や受託開発が大部分を占めていたため、マス向けのサービス開発提案経験に乏しく、進め方が分からない

出席した受講生の気づき

• P1の表現のように、第三者に見てもらい、売り上げが行かない理由を数字でわかりやすい表現ができていない、ことが分かった

• 具体的数字を表し、23億円の目標と現状の実力を表すことで、根をはっきりとする

• ことばの表現が大切　　

• 重要な単語は、全て意味を確認し、その意図をふせんにまとめている

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✅　Bさんの事例

Before

P1　品質が低い
　P1-1　評価不足
　　P1-1-1　時間不足
　　　P1-1-1-1　問題作業が多い＋要員不足＋過去のドキュメントがない
　　　　　P1-1-1-1-1　予定が狂う

【参考】 P1が問題で、その原因が下の行のP1-1、と原因を掘り下げている

After

P1　2024年3月リリースした製品で20件トラブルが発生し、その内訳は以下
　　🆖A　ランク 10件　お客様の業務に影響した
　　🆖B　ランク　8件　操作性に影響
　　🆖C　ランク　7件　お客様に影響なし
　P1-1  Aランク障害#1（詳細省略）
　　P1-1-1 　設計時の仕様に「XXXすべき」と明示されていなかった
　P1-2　Aランク障害#2 (詳細省略)
　　P1-2-1　製品がお客様の希望形状にならなかった
　　　P1-2-1-1　ZZの設定が、各装置に伝わっていなかった
　 　　　P1-2-1-1-1　ZZと、各装置間のプロトコルの仕様が明示されず

出席した受講生の気づき

• 障害を1件ごとに、「なぜなぜ」分析しないと本質に到達せず、解決しないことが分かった

• それぞれ1件ずつの問題の原因分析だけでなく、全体にある根本的な問題を追及すべきとわかった

• 他社の、知らない業界の問題でも「このように表現すると」理解できる

• 言葉の意味を聞き出し、わかりやすく期日することが重要

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✅　出来る！ Cさんの事例

Before + After (修正なし)

P1　m月d日現在、3ヶ月以上部品の未回収が83件ある
　P1-1　83件中XX国からの未回収が53%ある
　P1-1-1 部品発注にかかる時間が　a週間
　P1-1-2 部品製造~完成に b-c週間必要
　P1-1-3 部品完成から現地到着にd週間必要
　P1-1-4 現地に部品が到着してから、お客さまで回収するまでe週間必要
　P1-1-5 お客さまで部品改修してから日本に送ってくるまでf週間
　P1-1-6 本社にて再現確認の後、各部署へ送付にg-h週間必要

P2 部品回収後、nn日以上対策が出来ていないものが999件ある
　P2-1 製造の対策未決が 70%占める
　P2-1-1　うちyyyy部品が60%を占める

出席した受講生の感想

• 総期間週を分解して見える化すると、おのずと根が見える

• 目標期間から、現状を見てどこを攻めるべきかがわかる

• 原因の数値化できていると、根が見つけやすい

• このケースは、数値化しやすい問題だ

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まとめ

私はこのようなセミナーを23期、総受講生は412名の方に、この演習を、1人ずつガイドしています。

今回は、多くの人が陥りやすい、問題や原因の分析の「あるある」ケースを3例ご紹介しました。

「ふせん会議」での問題の原因分析は、問題を目的・問題（目的の阻害要因）・原因に 分けます。

その時、大切なことは「具体的に、数値で、主語述語を固有名詞で」記述することです。　例えば、

• 作業員A氏が、XX月YY日に掘削作業を行った結果、5mの目標に対し3mしか掘れなかった

　問題とその原因が論理的に説明されると、参加者全員の共通理解が得られ、その後の解決策の議論がとても速く進みます。

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