【ふせん会議術7】決めた対策が確実に実行されるコツ２つ！

　せっかく関係者が集まって、この対策を皆でやっていこう！ と決めたのに、実行が遅々として進まない、と言った経験ありませんか？

　「ふせん会議術」では、2つのことをやるだけなんです。ぜひすぐ取り入れて下さい。　

　なので、この記事は無料でお届けします。

対策が実行されない理由

　みなさんがプロジェクトを推進する中で、関係者が集まり「次に何をする」ことを決めますよね。 それが実行されないのは、こんな理由があります

• 💧何をやるかは決めても、「誰」「期日」を遠慮して決めずに終わる

• 💧「誰」を、人の名前でなく、部門名にするなど、「誰かがやってくれるだろう」とたかをくくられることが多いです

• 💧期日を5月中旬、などあいまいな日程にする。 結果、人によって、5/10だったり、5/20だったりする

• 💧定期的に実行責任者が集まって進捗をチェックしない

• 💧実行責任者でなく代理者が集まる

活動計画に盛り込むべき2つの鍵

• ✅「次に何をする」ことを決めたら、必ず「誰が？」「何時までに？」を決める

  • 「誰」はかならず人の名前を入れる。 もし複数メンバーでその対策を実行するなら、そのグループの長（責任者）の名前を入れる

  • 期日は、必ず、年月日を入れる。 5月中旬、などあいまいな日程は人によって、5/10だったり、5/20だったりする

• ✅1ヶ月単位で「進捗確認会議（フォローアップセッション）」をスケジュールする

  • 責任者と決められた人は全員出席する

活動計画の事例

　ふせん会議がうまく終わると、最後の成果物が下の「活動計画」です。

ふせん会議で作る「活動計画」の例

　この表を、列ごとの意味を説明します。

• 解決策番号：　解決策の番号 （参考: 解決策は、S1~Sn の番号がついて、ふせんで示されています）

• 実行計画番号： 左の「解決策番号」をどのように実行するか？番号。 活動計画はAction Planと言いますので、その頭文字をとって、Axxと番号づけします

• 実行計画：　該当の解決策 （Sx) を具体的にどう対策し実行するかを全員で討議して決めます。　実行計画は、大きな「何をやる？」（What）と、その下に続く手順　（How?)など階層で表現することもあります

• 責任者：　かならず姓名を書く　(下の表は「A 企画部長」となっているが、本来は「山田太郎さん」が適切です)

• 期日：　かならず、年月日で書く

上の赤枠をご覧いただくと、右に「責任者」と「期日」の列があります。 これが、活動計画の各項目が確実に実行される鍵なのです。

下の表では、「フォローアップセッション」と呼んでいますが、毎月1回進捗会議を開き、責任者の名前があがった人が集まることを意味しています。

ふせん会議全体の流れと「活動計画」の位置づけ

　「ふせん会議術」は、以下の流れを全て含んでいます。　活動計画は一番最後の締めくくりです。

• 目標

• 問題 ：　目標を阻害する要因・悪い結果

• 原因：　問題を引き起こした原因

• 根　：　原因の中で、問題を引き起こさないための解決策が必要なもの

• 解決策：　値を引き起こさないための対策

• 活動計画：　誰がいつまでにどのように対策を実行し、解決する

　「活動改革」までの活動を知りたい方は、「ふせん会議」の全体を説明している、下記記事をご覧ください。　なお、「ふせん会議」に関する記事は10を超える予定なので、マガジンを作る予定です。

まとめ

　ふせん会議術の締めくくりとして大切な「活動計画」は、特別な知識は不要で、皆さん日常で実行されていると思います。

　活動計画が確実に実行されるためには、２つの✅をかならずいれることです。

• ✅「次に何をする」ことを決めたら、必ず「誰が？」「何時までに？」をつける。

  • 「誰」はかならず人の名前を入れる。 もし複数メンバーでその対策を実行するなら、そのグループの長（責任者）の名前を入れる

  • 期日は、必ず、年月日を入れる。 5月中旬、などあいまいな日程は人によって、5/10だったり、5/20だったりする

• ✅1ヶ月単位で「フォローアップセッション（会議）」をスケジュールする

  • 責任者と決められた人は全員出席する