迷わない部下への指示の出し方　業務効率化 【183】

はい、施工管理見習いのしゅんです。

今回は派遣監督・部下・協力者への仕事の指示の仕方・管理について書いてまいります。
自分もまだまだ一人前の身ではないのですが、現場棟数・建物の内容の複雑化に伴い会社より派遣監督等をいれていただけるようになり、自分が一人前でないのに指示をすると言う環境となりました。正直、完璧な指示は不可能と思っており、不可能であることを仮定するとあとは全力で自分の全力を自己開示、タスクを自己開示して共有してリスクを互いに共有して、プロジェクトを達成するよう行動する考え方に今なりました。
その中で未来の爆速に仕事ができるよういま自分にできる仕事の任せ方について書きました。

解決したい悩み
・自分の仕事が忙しくて困っている
・協力社員(部下・派遣社員)の依頼の仕方がわからない
・同率現場監督への指示の仕方がわからない

この記事で解決できること
・自分の仕事を誰かに託す方法がわかる
・協力現場監督への指示の仕方がわかる
・自分の時間の最大化により成果がでる

目次

1,・自分のタスクを分解する

2,・タスクを協力者に依頼する

3,・ヒアリング確認・管理

1,・自分のタスクを分解する

誰かに仕事を依頼する時、どのように依頼すればできるだろうか？
土工事　管理・段取りお願いします。(抽象的表現)
自分はいままではこのように抽象的にタスクをお願いしておりました。
ある程度、独立したレベルの方であれば可能ですが、人によって経験・クオリティはさまざまです。

ですので、まずはタスクを分解しますす

▢１タスク分解

▢タスクの分解　　(例　土工事　段取り・管理)
▢タスク１　　　例　土工事業者連絡
▢タスク２　　　例　土工事　作業計画書作成　ポイント　搬出残土量
▢タスク３　　　例　土工事　業者ヒアリング
▢タスク４　　　例　土工事　業者現地　立会確認　　日程

上記のように自分で工事達成するためのタスクを分解します。

▢２タスク振り分け

自分　▢タスクの分解　　(例　土工事　段取り・管理)
部下１　　　　　▢タスク１　　　例　土工事業者連絡
部下１　　　　　▢タスク２　　　例　土工事　作業計画書作成　ポイント　搬出残土量
自分　　　　　　▢タスク３　　　例　土工事　業者ヒアリング
部下１　　　　　▢タスク４　　　例　土工事　業者現地　立会確認　　日程

上記のようにタスク担当を割り振ります。
▶基本はタスク一括でお願いすることが望ましい。　工事種目セグメントであれば

上記の洗い出しを行い協力者への自分の思っている全体の流れ・段取りを共有すること重要
※互いの領域や経験に基づく差異を認知できる

▢3,爆速応用　テンプレート化

次回より爆速化するためにもテンプレート化すること
▶毎回１からタスク分解・指示書を作成は時間無駄
▶次回からは今回のテンプレートをそのまま協力者に渡すだけで完了

自分　▢タスクの分解　　(例　土工事　段取り・管理)
▢　土工事テンプレート　確認・調整
部下１▢　土工事テンプレート　にそって管理・報告依頼

上記のようにテンプレートを渡すことで
▶タスク洗い出しなし
▶部下への細かい指示なし
=時間が増える・仕事爆速が可能になります。

ポイント
文字かして改善すること
▶テンプレートはすべてを網羅しないとダメでなくとりあえず作ること
▶実施に伴い改善すればok

2,・タスクを協力者に依頼する

▶１人間には時間が限界がある頼れる人間がいるなら全力で頼る(業者・部下・派遣監督)
▶指示の仕方・相手のことを考えるといろいろ悩むが悩まず思いまっすぐやる
▶指示の仕方が正しい・下手とか関係ないとりあえず伝えて一緒に改善する

ということで、頼れることは全力で頼る。

▢１タスク分解した内容をそのまま伝える
▶メール
▶LINE
▶印刷指示書
※媒体・伝え方は自由ですが、確実に文字で伝えることが重要

▢2,伝えた内容を直接声で確認・ヒアリング　(声・電話)　伝え放しはダメ
▶現場で一緒に伝えながら確認できればいいがそういう訳にもいかない事実
▶残るものメール+直接声・電話で伝えることで自分の現状できる伝え方は完了
※このさきの実行するかしないかはその人の人間性である

3,爆速化

▶テンプレート化していれば資料添付にて完了
▶テンプレートの数だけスピードが早くなる
※会社規模・工事の内容により多少の調整があるが基本の原理原則は変わらない

3,・ヒアリング確認・管理

▶伝える・指示しっぱなしはダメです。
▶最終の確認、管理は必須
▶最終結果に改善・反省は必須

▢経過を確認・ヒアリングすること　▶自分の意図と実地の差異確認
▢報告を確実に受け取ること　　　　▶報告を確認すること
▢報告を即日眼を通す　　　　　　　▶致命的な問題がないかだけでも
⬇
▢最終工事・タスク完了後の報告確認
▢テンプレートに足りないものを実施者にヒアリング
⬇
▢実地の結果に伴いテンプレートを修正　▶次回に活かす　半年～１，２年後
⬇　※当時の経験を覚えていられる人は自分はあたまが悪いので不可
▢未来の自分のために経験をストックする