業務改善レポート ～改善を妨げる考え方～

今回は実際に業務改善のヒアリングを実施してみて、社員のある考え方の罠に気づいたので備忘録ついでに共有したいと思います。

今回改善にあたった業務は、まだ立ち上げ初期段階のプロジェクトです。
実質業務には１人で対応している状況、、、
その為、アナログ管理している業務も多々ある状態でした。

詳しくヒアリングをしていくと、ある事が気になり始めました。

そのある事とは、、、

『自分が頑張れば出来るので問題ない！』

という認識で業務に取り組んでいる事です。

言い方を変えれば、売上が上がった場合や配置換えなどで対応スタッフが変わった場合は今の業務フローでは対応できないという事になります。

業務改善の大前提として『誰がやっても同じように出来る事』が業務効率化の鉄則です！

即ち、今回のようなケースはまだまだ改善の余地がある事を示唆しています。

今回ヒアリングしてアナログ管理しているフローを自動化する事が出来ましたが、他部署に協力を要請しなければ解決できない問題でもあった為フロー改善に踏み込めなかったのだと推測しています。

この『自分が頑張れば出来るので問題ない』の考え方には経験上3つのパターンに分けられると感じています。

パターン1 : 真面目な人
ルールを守る事に一生懸命になってしまい、自分が抱えている問題に疑問視出来ないパターンです。

パターン２: コミュニケーションが苦手
特に他部署に協力を要請しないと改善出来ない問題の場合などコミュニケーションが苦手な人はこのケースになりがちです。

パターン３: プライドが高い
他人に協力を仰ぐ事で自分の評価が下がるや手柄を取られるのを警戒して動けないパターンです。

是非自社で干渉頻度の少ない業務などに携わる人がこのパターンに当てはまらないか一度気にしてみる事をお勧めします。

ありがとうございました。