【経営者＆担当者必見】働き方改革に向けてSlackの生産性を10倍にする方法

以前Slackを使ってどのようにメンバーを巻き込んでいくと良いのか？まとめました。

今回はさらにプロジェクトが進んできて、色んなメンバーが関わるようになってきた時にどうするか？についてご紹介します。会社での仕事にかかわらず、NPO運営、学生団体運営などでも十分に活用できるかと思います。

SlackのSingle Channelを使ってメンバーを招待する数が10名超えてきたあたりで、普段自分が見ないでいいチャンネルまでも常に見なければならないのかというストレスにさらされることになります。

この時、見ないでいいチャンネルのプッシュ通知をOffにするといった方法もあるのですが、それでも限界があります。

そこでおすすめなのは、以下の３つです。

Slackのチャンネルの構造を組織図と一致させること。
個人チャット・グループメッセージをしないこと。
定期的に通知を断捨離すること。

一つ一つご説明していきます。

1.Slackチャンネルと組織構造を一致させる

例えば「ビジネス」というチームが使うチャンネルであれば、そのチャンネルには組織上の「ビジネス」チームの関係者しか入れないようにします。
そして名前は「ビジネス」と、誰が見てもそれと分かるチャンネルにしておきます。

同じく開発者チームであれば、組織図上の開発者チームしか入れないチャンネルを作り、名前もわかりやすく「開発」にしておきます。

そうすると、以下のような「どこで何のやりとりをしていたんだ問題」

どのチャンネルで何の会話をしているのか分からない…
あれ、あのファイル、どこで共有したんだっけ?

がなくなり、ムダな時間を極力減らすことができます。

基本的に、チャンネルの設立はメンバーが勝手に作ってよいものではありません。Slackに組織図上に存在しないチームのチャンネルの設立を認めてしまうと、なし崩し的に何でもありな状態になってしまいます。
そうなることを予め防ぐために、組織図とSlackのチャンネルは一致させましょう。それで仕事がうまく回らないのであれば、組織図が現場のフローと合っておらず、おかしいということです。

2.グループメッセージ・個人間チャットをしない

個人同士のチャットや、グループメッセージで仕事のやりとりをしないようにしましょう。
これは個人のチャンネルを使って様々なやりとりをしていると「どこで何のやりとりをしていたんだ問題」が再発してしまうからです。

また、グループメッセージもご法度です。
「一度きり」で、「そのメンバー固定」だと分かっている場合のみ使用しましょう。
なぜか？実は、グループメッセージは新しく追加された人が過去のメッセージを遡れないという特徴があります。

例えばAさん・Bさん・Cさんがグループメッセージで話をしていて、Dさんが必要だとなったとします。
そして、Dさんをグループメッセージに招待します。するとDさんからは、自分が招待された時点よりも過去のメッセージは見れないのです。
「Aさん、Bさん、Cさんがどんな話をしていたから自分が必要になったのか」をDさんが知るには、別途共有を受ける必要があります。

ここでチャンネルを使っている場合は、後から追加された人も過去のメッセージを遡ることをが可能です。そのため過去の背景の共有は「過去のやりとりを見ておいて」の一言で終わるのです。

グループメッセージの乱立を防ぐことで、ムダなチャンネルの設立を防ぐことができます。
ムダなチャンネルが減るということは、通知を切る手間も最小限に減らせるということです。ここはシンプルにしましょう。

3.定期的に「通知を断捨離をする」時間を取る

そして、個人で定期的に気をつけるべきこともあります。
それは時々通知の設定を見直し、自分が見るべきチャンネルを限定しておくこと。
通知を定期的に保全することで、いわゆる「通知の嵐」を防ぐのです。

忙しく、責任のある立場であればあるほど、メッセージは山のように飛んでくるはずです。しかしきちんと返信していると、いわゆる「Twitter依存症」と同じで、チャットしているだけで一日が終わってしまいます。
組織で必要とされている立場のあなたこそ、通知も必要最低限、本当に必要なことに絞るべきです。

いわば机の上の掃除と同じです。だいたい２週間おきに、いらないチャンネルの通知を切るということをしておきましょう。また、そのタイミングで必要のなくなったチャンネルからは去りましょう。必要になった時にまた戻ればよいのです。

また、誰か役割を譲る人を採用したのなら、その人に役割を譲るタイミングで居なくなってしまうのも有効です。

きちんと運用して生産性を高めよう

このような運用を徹底することのメリットは主に３つです。

１つ目は、会話をいくつものチャンネルに探しに行く時間がなくなること。
２つ目は、新しく組織に入ってきた人にもわかりやすい構造になっているため、極力少ない時間で慣れてもらうことができるためです。
３つ目は、必要のあるチャンネルと、必要のないチャンネルの判別がしやすくなること。

Slackでのチャットの生産性を上げていくことで、組織でのコミュニケーションの手間を減らすことができます。生産性は飛躍的に向上するはずです。
またこれらのメソッドは机上の空論ではなく、実際にコデアル株式会社で運用しているものでもあります。そのため、自信を持っておすすめできるものでもあります。

より働くを自由にする助けに少しでもこの記事がなれば嬉しいです！

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