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リモートワーク、在宅勤務環境で活躍したい人が抑えるべき5つのポイント

コロナの影響を受けて、リモートワーク、在宅勤務環境になられている方が増えているので、そんな中で活躍するために抑えるべき5つのポイントを今回はまとめてみます。

1. URLベースで情報のやりとりしてみる(ビデオ通話時の画面共有も忘れずに)

リモートワークになると、どこのことを指して言ってるのか?全然話がわからないということがおきます。「あそこのあれだよ、あれ。」と言われても、伝えられる側からすると全くわかりません。なので、具体的にURLを提示し、ビデオ通話時にも画面を共有しつつ、相手に見せて対話を進める必要があります。

出来るだけURLで明文化した情報を残し(社内ドキュメントではなくて、外部に公式ドキュメントがあれば探す場合もある)、情報を残して終わりにするのではなくて、質問されたら、該当するURL情報を渡すを繰り返していく(最初は共有。そのうち探せるようになっていく度合いが上がります)ことで、社内であれば明文化された生きた情報の更新も起こるようになります。

新しく作ることばかりを考えるのではなくて、今現場で運用しているものがどこにあるのか?を探しにいく、情報を取りにいく必要があります。情報がある場所がわかりにくければ、探しにくくなってしまうので、整理整頓、掃除も大事です。

ドキュメントの整理に関して、具体的におすすめなのは、「WIP」と「SHIP」の使い分けです。コデアル株式会社社内では「esa」というドキュメント共有ツールを使っているのですが、今運用が回っているものは「SHIP」し、まだ運用が回っていない素案段階のものは「WIP」。そして運用を過去やっていたが、今は運用しなくなったものは「Archived」することでドキュメント、社内ナレッジを育て、更新し続けるようにしています。

社内ナレッジが溜まってくるようになると、人が育ちやすい土壌もできてきますし、何よりもまずは素案出してやってみよう!という文化ができ始めます。

esaと併用して、Googleドライブ上でGoogleドキュメントも活用しています。Googleドライブがすごいなと思うので、PDF化して情報をアップロードすると、資料の「件名」だけではなくて、資料の中の文字までOCR化されて、検索されているという点です。検索がめちゃくちゃしやすいです。さすがGoogle先生。

スマホから写真を撮って、それをそのままPDF化してアップロードすることができる「Genius Scan」というアプリがあります。めちゃくちゃ便利ですので、おすすめです。とにかくPDF化して、Googleドライブ上に放り込んでおくと、紙の書類を秒速でなくすことに定評のある私でも、あとで書類を見つけだすことができるようになりましたw

デジタル空間におけるお片付けは今後よりその重要性を増すことになるでしょう。部屋の掃除と同じように、断捨離を意識しましょう。運用してないものは「Archived」してしまうのです。

2. 画面キャプチャを見せながら、どんな状態にあるのか?を説明してみる

これも大事です。URLを共有しつつ、ビデオ通話時も画面共有をしながら話すにも近しい部分があります。

「画面右上のアイコンをクリックしてください」など伝えても確かに伝わるかもしれません。ただキャプチャを使って、「この画面のここ」というのを明示した方が伝わります。例えばこんな感じです。以下の画面キャプチャを見てください。こんな感じです。どの画面なのか?わからないので、キャプチャと共にURLも添えてるとさらにGoodです。該当するページのURLはこちら

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3. どこで?誰に?何を?どのように?相談を持ちかければいいのか?を知る

これに関しては、最初にチームが出来立ての頃は難しいかもしれません。周りにいるメンバーと対話する量が増えてきて、だんだんと各人の得意な役割、強み(強みと弱みは表裏一体)が開示されていくようになると可能になっていくはずです。

これはちょっと〇〇さんに聞いておこう。自分には見えてないものが見えているはずだ。そしてチームの共通の目的達成のために、自分が見えているものは伝えておこう。コデアル株式会社社内では「視座(上下がある概念ではない)」と読んでいますが、自分の視座にそもそもの偏りがある(自分を完全に客観視することは誰もできません)ことを認識して、自分とは違う視座の人からどのように見えているのか?聞きにいくことは大切なことです。

営業をされている方が、お客様の見たいもの(解決したいと思っている課題)を見にいくのに近しいかもしれません。その見えているものを知ることで、自分の視座の抜け落ちを認識し、話を拾い上げ、株式会社という組織であれば、お客様への価値提供のためにチーム内で次の行動に落としていくと良いでしょう。そういう言動に徹していれば、お客様への信頼も、チーム内でのあなたの信頼も高まるはずです。

4. 他の人のGoogleカレンダーの予定を見ながら、自分の仕事における優先順位を考えてみる

「ちょっといいですか?」の敷居が高いリモートワーク。だからこそ、自分のカレンダーの予定をGoogleカレンダーで共有しておきましょう。

予定を見えるようにする時に、予定を先に抑えてしまうと、予定を抑えてもらうことができなくなってしまうので、ちょっとしたGoogleカレンダーにおける小技があります。

赤丸で囲んでいるように「予定なし」でカレンダーに予定を入れるのです。こうすることで、他の人から予定を抑えてもらえるようにした上で、自分が何をしているか?自分のカレンダーが見えている人に伝えることができます。

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またGoogleカレンダーの予定にビデオ通話のミーティングを行う際に使うURLを貼っておくと良いです。どこからミーティングに参加すればいいのか?参加者が迷うこともありません。どこでミーティングですか?とカレンダーにURLが貼られていないと迷子になりがちです。

5. 自分の困りごとや取り組んでいることを物理で働いていたとき以上に周りに共有してみる

これはあまりに共有していると、相手に迷惑にならないか?と思う人もいると思いますが、通知をOFFにしたり、@がついたものは返信するなどとしていればそれほど大きな問題になりません。興味のある方はこちらでやり方をまとめていますので、よろしければどうぞ。

あなたが何に取り組んでいる中で、何に困っているか?を見せられれば見せられるほど、周囲から支援してもらえるという感覚が持てるようになるはずです。

そしてビデオ通話のミーティングや社外の打ち合わせで、せっかくいい話をしたのに、文字で後から振り返れる情報も残っておらず、もったいないことをしたと思うことが増えるはずです。

それを見せることで話を他チームに展開したり、他の視座の人に助言をもらいにいくことがしやすくなるからです。

これは社内に限った話ではありません。社外にも繋がりがある人であれば、これは〇〇さんに聞いてみよう!とか、何かしら聞きにいく相手があなたにもいるはずです。

自分とは違った視座を持っている人たちから、知恵を周りの人から適切にお借りすることができるようになる上でも、文字情報で何を具体的に聞きたいのか?問いをうまく提示できるようになることは、あなたがより一層輝ける機会が開かれていくでしょう。

もしリモートでの働く環境作りに悩んでいる、相談したいという方がいましたら、お気軽にメッセージください!お話ししましょう!

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コデアル株式会社社長。東大卒→ヒモ→起業。働くをもっと自由にする即戦力求人プラットフォーム「CODEAL( http://codeal.work )」やってます。即戦力/ワーキングリクルーティング/役割/働き方/リモートワーク/社員採用/フリーランス/複業/組織/利他
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