初めてのファシリテーション

職場の人から「新人との座談会でファシリテーションすることになったので初対面と話すコツを教えてほしい」と相談されたので、自己流ファシリテーションのコツを伝授しました。
毎回聞かれそうなのでnoteに記録しておきます。

「ファシリテーション」といってもパネルディスカッションやイベント時の司会だけでなく、会議やちょっとした打ち合わせの際にも役に立つスキルになります。

ファシリテーションってなに？？

そもそもファシリテーションとは何か？ChatGPTに聞いてみました。

ファシリテーションとは、一般的には「円滑化」や「容易化」を意味する言葉です。具体的には、会議やワークショップなどの集まりにおいて、全ての参加者が自由に意見を出し、対話を通じて理解を深め、問題解決や意思決定に至るためのプロセスを助ける役割を指します。

ファシリテーター（ファシリテーションを行う人）は、会議や討論の進行役となり、参加者全員が活発に参加できるように環境を整えたり、討論が停滞した場合には問題を再定義するなどして対話を促進します。ファシリテーターはしばしば中立的な立場を取ることが求められ、自身の意見を押し付けるのではなく、全ての参加者の意見を引き出し、共通の目標に向けた協力を促す役割を果たします。

なお、ファシリテーションはビジネスの世界だけでなく、教育や地域活動、家族間のコミュニケーションなど、様々なシーンで利用されています。

GPT-4

ついでにファシリテーションスキルを身につける方法も聞いてみました

ファシリテーションスキルを身につけるためには、以下のステップを試してみると良いでしょう。

１．基本的なコミュニケーションスキルの向上: ファシリテーションは基本的に人との対話に関わるため、聴き取りスキル、理解力、表現力などの基本的なコミュニケーションスキルが求められます。また、他者の視点を理解し、適切にフィードバックを提供できる能力も重要です。

２．中立的な立場を保つ能力: ファシリテーターとしては、自己の意見や偏見を押し付けるのではなく、全ての参加者から意見を引き出す中立的な立場を保つことが必要です。

３．会議や討論の進行能力: 会議の進行をスムーズに進めるための能力も必要です。アジェンダの作成や時間管理、意見の整理と可視化などのスキルを習得すると良いでしょう。

４．問題解決スキルの習得: ファシリテーションは、グループで問題解決を図ることが多いため、問題解決のフレームワークや手法を理解し、適切に適用できる能力が求められます。

５．学習と実践: ファシリテーションの研修やワークショップに参加することで、具体的な技術や知識を学びます。そして、実際に小規模な会議やワークショップでファシリテーターの役割を担当し、反省・改善のサイクルを繰り返すことでスキルを磨きます。

６．フィードバックを求める: 自身がファシリテーターを務めた会議やワークショップの参加者からフィードバックを得ることで、自身の強みや改善点を明確にし、より効果的なファシリテーションを目指します。

７．自己啓発: ファシリテーションに関する書籍を読んだり、オンラインコースを受講したりして知識を深めることも有効です。

これらのスキルを身につけることで、より効果的なファシリテーターとなることが可能です。ただし、ファシリテーションスキルは経験により磨かれるため、積極的にチャレンジを繰り返すことが大切です。

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言いたいことはわかりますが、明日の会議でファシリテーションしなければいけない場合、今から勉強しても間に合いません。
そんなあなたに３つのポイントをお伝えします。

事前に準備する３つのポイント

①シーンをイメージする
②プロファイリングする
③話のネタを用意する

当たり前の事のように聞こえますが、この３つを用意してください。
それでは順を追ってご説明します。

①シーンをイメージする

• どんなシチュエーションでしょうか？

• あなたがいるのは会議室ですか？

• 相手は何人ですか？

• 男性ですか？女性ですか？

• 議題は何ですか？

• 会議の時間はどのくらいの想定ですか？

できる限り具体的にイメージしてください。あがり症の人は何度もイメージをしていくと少しは緊張が和らぎます。

②プロファイリングする

相手の所属、経歴、性格、最近の出来事など情報をインプットしておいてください。
初対面の場合でも少しは情報が入手できると思いますので確認しておきましょう。

③ネタを用意する

話のネタを用意しましょう。
会議であれば必ず議題がありますが、テーマが曖昧な打ち合わせなどは事前にいくつかネタを用意しておくと会話が止まった時に効果を発揮します。

しかし、話のネタとして取り扱い注意なのは、宗教や政治ネタです。これらは相手を選びますので避けましょう。

また、単発ネタだとただの質疑応答になり面接のような場になります。
そして、自分ネタばかりだと武勇伝を語って終わってしまいます。

ファシリテーションのススメ

さて、実際にファシリテーターとして場をまわす時がやってきました。
ここでは、より実践的なテクニックをお伝えします。

まずは、あなたの前にいる人たちを3つのタイプに分類してください。

①話したくてウズウズしている。話すのが大好きな人。
②聞かれたら答えます。普通に答える人。
③こっちを見ないでください。話すの苦手な人。

ファシリテーターは全員に均等に話をふる必要はありません。最終結果に導くのがファシリテーターの役目ですので、状況を見ながら配分を変えて場をまわすようにしましょう。

会議序盤の意見があまり出ない時は「①話すの大好きな人」を使って場をあたため、暴走しそうな時は「③話すの苦手な人」にふってブレーキを掛けます。

「②普通に答える人」は重宝します。予め用意しておいたネタをふって誘導することができます。

このように、タイプを分けてコントロールできるとスムーズなファシリテーションが可能になります。

さらに、「否定的」「肯定的」「感情的」などの思考を付記し、タイプを細分化していくことでファシリテーションの質が向上していきます。

最後に

私は、もともと人前で話すことに恐怖心があり苦手でしたが、仕事をする上で必要になったため試行錯誤しながらやってきました。

今では、随分と緊張することはなくなりましたが、ファシった後は胃が痛くなります。

苦手だからこそ、努力してできることがありますので是非チャレンジしてみてください。

余談ですが、相手をタイプで分けることを、「人物図鑑」と呼んでいます。
自分とは合わない苦手な人や嫌いな人も、人物図鑑として見るとレアカードになるので、より深く観察してしまいます。

この話はまた別の機会にでも。