【月曜日のしかけ＃22】忍法箇条書き
月曜日は仕事力大全の基礎に関する「7秒しかけ」を紹介していきます。
今回は、ビジネスライティング力（書く力）が少しレベルアップできる ７秒しかけ「忍法箇条書き」を紹介します。
「箇条書き」は忍者の術ではないのに「忍法」をつけています。
7秒しかけで忍法というネーミングをつける基準は次の2つです。
【言動の場合】
・良い行動だがあまり実践されていない
・実践するきっかけにしたい
チャットやメールで文章を書く時に、意外に箇条書きを活用している方が少ないのかなと感じています。
そこで、「忍法箇条書き」とネーミングし実践してもらいたいと考えました。
文章を「箇条書き」にするだけで読みやすくわかりやすくなります！
それでは、紹介していきます。
０ ７秒しかけとは（１度読んだ方は読み飛ばしてください）
「7秒しかけ」とはしかけ研究家白潟敏朗と白潟総研のコンサルティング経験・ノウハウをベースに、次に示す習慣化の４つの技術を活用し開発したしかけです。
① 小さな行動から始める
～ 小さすぎてばかばかしいと思う行動が習慣になる（小さな習慣） ～
小さい行動はすぐに生活に取り入れることができ、やがて自然と大きく成長していきます。小さいことから始めれば、時間的な負担を気にせず大きな変化への第1歩を踏み出すことができます。
② If thenプランニング（もしXだったらYをする）
～ 「◯◯した時に□□する」で実行率アップ ～
簡単にいうと「もし○○だったら△△する」と決めておくだけです。
人間の脳は『XならY』という文章を記憶しやすく、無意識にそれに従って行動できるようになるようです。発動タイミングを決めてしまう、これが習慣化のポイントです。
【If-Thenプランニングの例】
・ 帰りに電車にのったら、明日見る動画の1行ゴールを書く
・ 行きの電車にのったら、ロジカルシンキング動画を1本見る
・ お風呂に入る前に、腕立て5回する
・ 先輩・上司に声をかけられたら、メモ帳を出す
できたら、自分を褒めましょう「よくできた！」
③ 20秒ルール
～ 始めるまでにかかる時間を20秒短くする ～
何かを始めるまでの手間を20秒短縮すると、20秒分の手間のかからなさが、頭によぎる「面倒くさい」を遠ざけ、「気がついたらやっていた」という達成感につながります。
20秒以内にすぐにやれるように準備することが大事！
④ マジックナンバー４
～ 週４回以上の実践で習慣化しやすい ～
習慣化の４つの技術に加え、最近流行りの行動経済学も活用しています。
特にナッジ理論「行動科学に基づいた小さなきっかけで人々の意思決定に影響を与え、行動変容を促す手法・戦略」を活かすことで、より簡単に実行できる工夫をしたしかけです。
具体的には1秒から7秒で実行でき小さな成功により少しだけ自信がつき、気がつけば習慣になっている、そのような効果のあるしかけです。7秒以内で実行できるので「7秒しかけ」と呼んでいます。
１ 「忍法箇条書き」とは
皆さんChatwork、Slack、LINE WORKS等のビジネスチャットやメール毎日使ってますよね。
今回はチャットやメールでのコミュニケーション力がアップする
7秒しかけ「忍法箇条書き」の紹介です。
お客様や上司とのチャットやメールでのコミュニケーションで
・ 自分の伝えたかったことが相手に上手く伝わらなかった
・ 相手に誤解され伝わってしまった
このようなことってありますか？
『白潟さん、わたしはほとんどありません』
そうですか！ナイスライティングです！
ここまで読んでもらいありがとうございます。
残念ながら、たまにある方もう少しつきあってください。
上司への、このチャット読んでもらえますか？
○○マネジャー
お疲れ様です
Ａ社の商談の件です
2回目の商談でしたがｘｘ社長から伺った課題は３つありましたが、それを解決できる提案書をお持ちしプレゼンをし、プレゼンは上手くいき反応もそれなりに良く嬉しかったです。提案書の内容にも評価を頂いたようです。私のプレゼン力もあがってきた感じがしています。費用については高い印象を持たれたようで、売れないかもしれません、すみません！商談の最後にｘｘ社長の時間がなくなり次のアポはまだです。
また、ｘｘ社長はとても鋭く想定されているリスクへの対応については口頭で提案しましたが、提案書には記載してなかったです、さすがにここまでは思いつかなかったですし反省です、マネジャーなら記載していたんだと思います私はまだまだです。
提案書をこれから修正しようと考えています。次の商談には〇〇マネジャーに同行してもらえると有難いですが、忙しいので厳しいですか、私は同行してもらえると嬉しいです。私の商談のフィードバックも最近もらえてないので、もらえたら有難いです。ｘｘ社長へのアポは自分でとれそうだと思います。あと、提案書も見てもらえたら提案書がもう少しよくなると思っています。
以上でございます。
いかがですか？
長い文章ですね、チャットではつい長く文章を書いてしまいがちです。
その結果読みにくく、伝えたい事が上手く伝わりません。
商談の報告をしたいのかお願いをしたいのか不明で、上司に叱られそうです。
６つくらいの改良ポイントがあります。
・ 一番伝えたいことがなんだかわからない
・ 墨付きかっこ【】を使っていない
・ 箇条書きしていない
・ 1文の文字数が多すぎる
・ 文末の表現が曖昧
・ 主語がない／述語の近くにない
このチャットの文章ですが、おそらくいきなりパソコンに向かい作成したと予想できます。
スマホネイティブの方は、スマホに向かい直接文章を入力する習慣があります。ビジネス文書も同じようにいきなりパソコンに向かい作成しがちです。
挨拶や事務連絡をする文章ならいきなりパソコンでも問題ないですが、今回のような重要チャットの場合はダメです。
そこで皆さんに提案したい７秒しかけが「ふせんシンキング」です。
パソコンに入力する前に「ふせんシンキング」をし、その後パソコンに向かい文章を作成しましょう。
それでは、「ふせんシンキング」をしながら先ほどのダメなチャットを改良していきましょう。
まずは、このチャットを読んだ「上司にどうなってもらいたいか」を考え
ふせんに書きましょう。
最後の方に書いてある2つのお願いを上司にかなえてもらいたいのではないでしょうか。
① 修正した提案書をチェックしてもらいたい
② 次の商談に同行してもらいたい
７秒しかけ「忍法箇条書き」を早速実践しました。
つぎに、上司にどうなってもらいたいかを【】でタイトルとして記載し、
具体的なお願いを箇条書きで記載します。
【お願い】
① 修正した提案書をチェックしてもらいたい
② 次の商談に同行してもらいたい
そして、商談の詳細を【】でタイトルとして記載し、詳細内容を箇条書きで報告します。
【商談の詳細】
・ 今回で2回目の商談です
・ XX社長から伺った課題を解決できる提案書をお持ちしプレゼンした
・ プレゼンは上手くいき、ＸＸ社長の反応も良かった
・ 費用についてXX社長は高い印象を持たれた
・ XX社長が想定されているリスクへの対応は提案書に記載していなかった
これで、ダメなチャットの改良は完成です。2カ所を「忍法箇条書き」で改良します。
早速、全体の文章を改良してみます。
○○マネジャー
お疲れ様です
○○マネジャーにA社の商談の件でお願いでございます。
【お願い】
① 修正した提案書をチェックしてもらいたい
② 次の商談に同行してもらいたい
お願いするこころと、前回のA社長商談の報告をいたします。
【お願いするこころ】
ＸＸ社長に提案は気に入ってもらえたが、受注はもらえていいないため。
【商談の詳細】
・ 今回で2回目の商談です
・ XX社長から伺った課題を解決できる提案書をお持ちしプレゼンした
・ プレゼンは上手くいき、ＸＸ社長の反応も良かった
・ 費用についてXX社長は高い印象を持たれた
・ XX社長が想定されているリスクへの対応は提案書に記載していなかった
以上でございます。
お願いの件、どうぞよろしくお願い致します。
「忍法箇条書き」いかがですか？
伝えたい事を箇条書きにすると相手に伝えたい事がわかりやすく伝えられます。
気にいってもらえたら、ぜひ「忍法箇条書き」を実践してください。
２ アンカー（「忍法箇条書き」を思い出させるきっかけ）
きっかけがなくてもできる方は「忍法箇条書き」を実践してください。
実践するのに不安がある方は、人すなわち「メンバー」をきっかけにしましょう。
★ ＸＸさんからチャットがきた！
〇〇さんからチャットがきた ⇒ 「忍法箇条書き」を実践する
さて、きっかけを誰にしますか？
全メンバーの中から次の条件にあてはまるメンバーを選んでください。
・ よくチャットでコミュニケーションを取る
・ 人間関係ができている
・ わかりにくいチャットを送っても叱られない
３ 今すぐ準備しましょう
準備しなくても「忍法箇条書き」を実践できそうな方は今すぐ実践しましょう。
準備した方が実践しやすい方は今すぐ準備しましょう！
① 週４回以上の実践状況のチェックシート作成
前述したマジックナンバー４（週４回以上の実践で習慣化しやすい）を実践する準備です。準備の例を次に示します。
・ 「XXさんに「忍法箇条書き」と4枚のふせんに書く
（実践したらふせんをすてる！）
・ 1枚のふせんに「忍法箇条書き」
と4回のチェック欄を書く
（実践したらレチェックをいれる、4回チェックしたらすてる！）
② ①のチェックシートを手帳に貼る、またはパソコンに貼る
４ いつから実践しますか？
「忍法箇条書き」いつから実践しますか？
実践したいと思った方は今ここで実践時期を決めましょう！
・ 今から
・ 明日から
・ 明後日から
・ 来週の月曜日から
決めた実践時期を手帳やカレンダーに書き込みましょう。
「忍法箇条書き」実践と記入した付箋を手帳やパソコンに
貼ってもいいです。
「忍法箇条書き」の紹介は以上でおひらきです。
皆さんがチャットやメール上手になられ、相手に伝わりやすいチャットやメールコミュニケーションができることを心から願っております。
実践したらＸ（Twitter）への投稿、またはNoteへコメントしてもらえたら嬉しいです！
今日も、「日刊7秒しかけ」を読んでくれてありがとうございます。
「忍法箇条書き」の7秒しかけを気に入ってもらえたら、
「日刊7秒しかけマガジン」のフォロー頂けると嬉しいです！
それでは、また明日！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？