MGRの心得#18 会議の３種の神器

2021年2月26日 21:42

前回の新任マネージャーの心得#17では第五章「生産的な会議を実施する」から「効果的な会議の7つのルールを紹介しました。今回最後の項目「会議のツールと役割を活用する」についての学びを共有します。

第五章：生産的な会議を実施するのコンテンツ
・会議のタイミングを知る
・会議の参加者を決める
・効果的な会議のルールを確立する
・会議のツールと役割を活用する　←今回はここ

会議で有用な3つのツール

今回紹介されたのは3つのツールです。それは「アジェンダ」「パーキングロット」「宿題」です。もう一つの要素は「会議での役割分担」です。それぞれのポイントは以下です。

・アジェンダ
作成者を明確にする。アジェンダの議題ごとに明確な期限を設ける。アジェンダは重要度順に並べる。アジェンダからそれないようにする。

・パーキングロット
会議中にアジェンダから脱線した重要な項目をまとめておくこと。アジェンダを優先し、パーキングロットに棚上げしておくことが大事。

・宿題
次回までに必要なアクションを明確化する。

パーキングロットの秘密の効能

パーキングロットはとても重要だと思います。これは、感情面への配慮という意味でもとても有効だと感じています。ここでは、脱線した「重要な」項目、と書かれていますが、むしろ、重要なことではなかったとしても、発言してくださった方への敬意が必要なケースというのは往々にしてあるものです。しかし、なかなか議論から脱線したところから戻ってこれない。

こんな状況に突入して感情的にもつれてしまう前に、引き戻すガイドラインとして、アジェンダがあり、進行役（ファシリテーター）は、アジェンダをさし、他にも議論すべき内容があること、それは会議の開始前に合意していることを示し、その上で、でもそのトピックに関しては、ちゃんと忘れないようにパーキングロットに残しておきますよ、というファシリテーターのお守りなのです。

再度、また、脱線しそうになった時には、パーキングロットを指差すだけで、「あ、そうだった」となりやすくなるのです。というのは、「ザ・ファシリテーター」シリーズでの大きな学びでした。

会議での役割分担

会議での役割分担：重要な3つの役割は「進行役」「書記」「わざと反対する人」です。

会議で重要な3つの役割
・進行役
・書記
・わざと反対する人

最後のやつがニヤッとしますね。デビルズ・アドボケイト（悪魔の代弁者）と言われる手法ですね。衆愚にならないために、常に多面的な視点を提供するためのディベートなどで用いられる手法と聞いたことがある気がします。

ファシリテーションの本などでは、ファシリテーターが議論の流れをみながら、意識的にこの役割を演じるとか、あらかじめ、そういう役割を意識して議論して欲しいと、分担自体の明確化をはかるといったことが書かれています。良い意味での批判者になるのって難しいですよね。

まとめ

今回は、「会議のツールと役割を活用する」についての学びや気づきを共有しました。次回からは第六章「効果的に権威を利用する」に突入します。お楽しみに。

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本コンテンツについて

Linkedin Learningで「新任マネージャの心得」というプログラムでの学びを2021年1月14日から2021年2月6日に、Facebook上で、学びや気付きなどをアウトプットしたものを加筆・修正した全20回シリーズでお届け予定です。

全体はこちらのマガジンにまとめていますので、ご参照ください。

ということで「形のあるアウトプットを出す、を習慣化する」を目標に更新していきます。よろしくお願いします。

しのジャッキーでした。

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