【MATCHA流】テレワークでもコミュニケーションを活発にするために取り組んでいる１０の工夫

テレワーク導入率はアメリカは7割に対して、日本は未だに2〜3割程度に留まっていると言います。様々な課題はあれど、工夫次第で乗り越えられることはたくさんあります。

MATCHAでは2月からフルリモートに切り替えました。

今回は、会社として、そして僕個人としてリモートでもコミュニケーションを活発にするために取り組んでいる工夫をまとめてみました。

1．毎朝11時から、オンライン朝会を実施

弊社は11時からがコアタイムなので、11時から各チームで毎朝オンライン朝会をやっています。

「おはようございます〜」から始まって、各自の今日のタスクを共有しあうだけ。ちょっとした確認事項があれば、この場でサクッと確認できます。毎日なんてめんどくさい！と思いつつも、ただでさえ顔を合わせる機会が少ないので、背景で遊んだりしながら顔を合わせて明るい気持ちで仕事を始められるようにしています。

2．会議は基本顔出し

MATCHAは基本的には顔出しで打合せをしています。特段「カメラをオンにしてください」などと強制しているわけではありませんが、自然にオンになっているメンバーが多いです。

やっぱり顔を合わせながら話すと、相手の表情が見れるのでコミュニケーションも円滑に進みやすいです。

3．Slackに稼働時間と今日のタスクを箇条書き

Slackのattendチャンネルに今日のタスクを書くようにしています。attendチャンネルは、いわば出欠ボード。内容はいたってシンプルで、以下の様に時間とタスクを軽く書き出すだけ。

【リモート】本日は9:00〜リモートしてます。
業務内容：広報MTG、プロダクトMTG、1on1が2件、〇〇仕様作成、人事会議

attendチャンネルには全員が稼働状況を記載するので、「お、今日は〇〇さんは朝早いな」とか「〇〇さんはタスク多そうだな、ちょっと声かけてみよう」とかが一目でわかります。

中には毎日がFF7の人もいます。

4．Good＆Newを各チームで話す

オフィスでは、毎週月曜日に「Good＆New」ということをしていました。最近の出来事の中でGoodだったことか、Newだったことをその場でチームを作って共有しあうというもの。メンバーの意外な側面が知れたり、とてもいい時間だったのですが、リモートになってからしばらくやっていなかったので、今週からリモートでも復活させました。

家で自炊をしている話や、ゲームの話で盛り上がったり、仕事とは関係ない近況報告で顔を合わすことができるのでおすすめです。

5．Slackはtimesチャンネル（分報）で雑談歓迎

メンバーそれぞれにtimesという、全員が見れる個人チャンネルがあり、みんな様々なやり取りをしていますが、雑談は大歓迎。気軽な会話からアイデアが生まれたり、相談しやすい空気ができあがります。

みんなのtimesを少しだけ紹介。

timesについては、この記事がわかりやすいです。

6．新入社員は全社MTGで歓迎

4月から新しいメンバーが加わりました。

彼の入社歓迎会は、Zoomで全社で実施しました。また、数人ずつのチームを作って、メンバー同士の自己紹介の時間をオンラインで設けました。ここら辺は、コーポレートの千石さんが細部までケアしてくれることによって、オンラインでもスムーズにジョインしてもらえたと思います。

自己紹介でのトークテーマは以下の通り。とても楽しかったです。

・とても元気な挨拶
・自己紹介（名前、部署、どんな仕事をしているか、スマホアプリで最近よく使うおすすめ1つ紹介）
・他己紹介（適宜時間に応じて）
・新入社員メンバーから自己紹介
・Good&New
・締めのお言葉（ファシリ担当者）

7．1on1は質問と雑談を多めに

僕は15名ほどのメンバーのマネージャーをしているので、毎日のように誰かと1on1をしています。オンラインだとどうしても普段よりも業務内容が見えづらく、今どんなことに課題を感じているのかなど、対面ではわかることが感じ取りづらくなってしまいます。

そこで、いつもより意識的にオープンな質問を多くしたり、雑談を多くすることで話しやすい環境を作れるように意識しています。

質問については、以下の本が良かったです。

「良い質問」をする技術

8．お昼の報告、開店／閉店スタンプ

誰が始めたのか、「開店」「お昼」「閉店」というスタンプが自然と飛び交っているのもいいなと思います。リモートだと時間の節目が見えづらいし、自分でも区切りをつけづらいですよね。意識的にtimesに「今から始める」「昼休憩」「業務終了」と言うことによって、メリハリがつくし、信頼度も増します。Slackは、スタンプによって会話が盛り上がったりするのでいいです。ちなみにこのスタンプはシャッターが上下に開閉します。

中には昼飯フェイクをかけてくる人もいます。

9．電話での相談を躊躇せずに行う

オフィスにいるときは、何か相談事項やわからないことがあればすぐに話しかけて解決することができましたが、リモートだとなかなかそれができません。ホリエモンは電話をかけてくる奴とは仕事するなと言っていましたが、迷って止まってしまうくらいだったら、いつもオフィスで話しかけるような感じで躊躇無く「口頭で相談していいですか？」と相談できるオープンな空気があります。

他のメンバーも結構頻繁に電話中マークがSlackについているのを見るので、積極的に直接話して解決している姿を見ます。

10．自分が１番元気に前向きに

そして僕が最も大事にしているのは、自分が1番元気に前向きにいること。そしてメンバーを信頼すること。1on1や自分主導で実施するオンラインMTG時には、声を大きく、笑うときは思いっきり笑って、1番明るくいようと心がけています。

自分が前向きな気持ちで話しやすい空気を作ることが、画面越しのメンバーとの信頼関係を作り、いい仕事をするための条件だと思っています。

コロナの状況辛いけど、リモートうまく使って頑張ろう！と、もう何度言ったかわかりませんが、こういう環境だからこそメンバーみんなで乗り越えていきたいと、強く思っています。

改めてまとめると、MATCHA流の10の工夫は以下。会社のnoteでも簡単にまとまっていたので共有します。

1．オンライン朝会（毎朝11時〜）
2．会議は基本顔出し
3．Slackに今日の業務内容を箇条書き
4．Good＆Newを各チームで話す
5．Slackはtimesチャンネル（分報）で雑談歓迎
6．新入社員は全社MTGで歓迎
7．1on1は質問と雑談を多めに
8．お昼の報告、開店／閉店スタンプ
9．電話での相談を躊躇せずに行う
10．自分が１番元気に前向きに

世の中でもどんどんテレワーク導入の流れが進んでいくといいなと思います。変化を伴う改革は、必ず反対の声があがります。勇気を持って取り組み、みんなで知恵を出し合って工夫して乗り越えることが大事です。

kenji asamiさんのように、いいムードを作ってくれるメンバーもいて、MATCHAらしいチームワークが発揮できています。これからリモートでもいい雰囲気で仕事を楽しんでいきたいです。

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