資料を寝かせる時間も作業見積もりに入れよう
みなさん、お仕事でいろんな資料を作りますよね。資料作成をするとき、締め切りが提示されるものもありますが、どのくらいの時間で完成できるかを自分で見積もることも少なくないと思います。
その際、どのように見積もりますか？「今までこのぐらいの時間で作ったから、〇〇日！」といった感じで見積もりますよね。その際に、資料が完成したら即提出という日程を組んでしまっていませんか？
私は通常、この日程に1日ほど余裕を持たせます。これは、作業の進捗が思わしくなかった場合のバッファーとしてではなく、1日資料を寝かせるためです。
この資料を寝かせるという行為は、作成した資料からまる1日ぐらいは思考を離して、再度見直すという作業です。作業中は頭の中でいろんなロジックが入っていて、資料の中身を思考が勝手に補完してくれます。書き手にはそれで筋が通っているように見えますが、読み手にその断絶で意味が通らなくなることがよく発生します。それを避けるために少し時間をおいて頭の中を一旦空にし、その上で資料を見直すことで、見落としや論理の飛躍などを見つけることができます。
寝かせる資料はドキュメントだけでなく、プレゼン資料や広告のデザインなどでも役立ちます。実際、この資料を寝かせるという作業をやっている人は結構いると思います。資料の作成予定+1日をとって置くことで、資料のクオリティを一段上げることができます。この1日は念の為のバッファーの1日ではなく、資料のクオリティを上げるための1日です。もし、今まで見積もりに入れていなかった人は、ぜひ見積もりに入れておきましょう。資料を寝かして見直すことで資料のクオリティを上げることができますよ。
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