効果的な会議の実施方法

会議の時間になると会議室に行ってみんなの報告だけ聞いて終わったなんて事ありませんか？まぁ、日本の会議の多くはこんな感じかななんて思ってたりもしますが・・・。

個人的には、会議で議論がないのは時間の無駄だし、質問や意見を言わないなら参加する必要がないと思っているので、「そんな会議やめちまえ！」なんて思ってるわけです。

とはいえ、それだけ言っては無責任なので今日は効果的な会議の実施方法について書きたいと思います。今まで所属してきた企業で、「これはよいな」と思った内容をいくつか書きます。残念ながら、自分の主催の会議で実施できなかった手法も含みますが、その辺はご了承ください。

報告内容は事前シェア、会議中に読む

まず最初に紹介するのが、報告会的会議を無くす方法です。この方法は以前勤めていたアトラシアンのエグゼクティブ会議で用いられていた方法です。当然、私は参加していませんが・・・。

参加メンバーは指定のサイト(当然Confluence使ってました)に、会議が始まる前までに当日の報告内容を記載しておきます。ここまではアトラシアンではどの部署でも普通にやっていました。で、やっぱり会議になるとそれを読み上げて報告することが多かったのですが、そこは時間のないエグゼクティブ向けの会議ではちょっと違いました。

会議の冒頭で、5分ほど報告内容を読む時間を作って、みんなで黙々と読みます。これは事前に読んでくるようにと言ったとところで、忙しい人たちが読んでる暇がなかったりして、みんな読んでこないからです。そのため、会議の冒頭で黙々と読む時間が作られます。

この5分の時間が無駄に思えるかもしれませんが、報告内容がわかっていなければ議論もできません。そして、各自が報告内容を読み上げるよりも、黙読した方がよっぽど短時間で情報をシェアできるようになります。

読み終わった後はアジェンダごとに口頭でないと補足しにくい情報や、報告内容に対する議論が行われます。こうすることで、報告だけで終わっちゃうような会議が撲滅されていました。

議事録は画面に表示しながら

議事録担当って、若手の社員が担当すると言うイメージがあると思います。会議が終わった後に主催者や主要な参加者に確認してもらって、みんなに共有すると言った流れが一般的かと思います。ただこの場合、確認した人が都合よく内容を変えてしまったり、合意された内容が事後でしか確認できなかったりと言った自体が発生することがあります。

これを避けるためには、議事録をスクリーンに表示しながら、決定事項や重要事項のみを記載していくという方法があります。これをすることにより、スクリーン上で記載されるので、齟齬が発生したり、勝手にねじ曲げられると言ったこともなくなります。

普段は、前述した報告内容を事前に記載したページに議事録を追記していました。こうすると、議事の進行をしながら議事録が取れるというメリットがあります。

ちなみにこの方法では、若手が議事録を作るのではなく、会議の進行担当が議事録を取るようになるので、議論の内容が理解できていないなどの問題も発生しません。そして会議の最後に、決定事項や重要事項をもう一度見直すと言うこともします。この段階まで来て意義がなければ、みんなが認めたと言うことになります。

やる事リストを作る

会議の最中に、タスクが発生することはよくあります。「じゃあ、これをいついつまでにやっておいてね」と言うだけではなく、タスクリストにタスクを追加して、いつまでに誰がやるかを明確にします。

これをすることで、会議が終わった後、有耶無耶になってしまうことを防ぎます。加えて、そのタスクの話がでたタイミングで誰が担当するのかが決まれば、その人はその話に対して一層の注意を払って話を聞いたり、質問をしたりできるようになります。

定例会議であれば次回のミーティング中に先週のタスクリストを見ながら、そのタスクの進捗を確認します。もし終わっていないようであれば継続してタスクリストに掲載しておきます。

もちろん、会議の最後には決定事項と同様にそのミーティングで決まったタスクを振り返り、誰がいつまでにやるのかを再確認します。

質問するタイミングを作る

これは進行担当や喋る人が注意をすべきことですが、話の最中に質問をしやすいように間を取ることが大事です。議論をするためには質問を受けることが必要です。一気にしゃべってしまい、質問するタイミングがないようだと議論に発展しづらくなってしまいます。

そのため、話の途中途中で「ここまでで質問はないですか？」などと問いかけることも大事です。もちろん、質問を受けることで議論が紛糾してしまい、話が最後まで終わらない可能性もありますが、それはそれで会議の時間が短かったと言うことなので、改めて時間を取るなり、延長するなりしましょう。

質問を考えながら参加する

一方、話を聞く側もぼーっと聞いていてはいけません。常に質問できる場所がないかを考えながらは話を聞きましょう。別に、話の足を引っ張るために質問できるところを探すわけではないです。どんな質問をすればこの議題を掘り下げられるかを考えるようにしましょう。

基本的に、会議に出て話を聞いているだけであれば参加する必要はないと思います。先ほど言った通り、情報共有だけなら資料を読めば良い話です。5分間みんなで集まって資料を読めばそれで終わります。

無駄な会議を減らそう

会議は参加者全員の時間を使って行われます。その時間も積もり積もれば莫大な時間になります。何でもかんでも参加する必要はないですし、会議を大人数で行う必要もありません。意味のある会議を意味のある人たちで行うことを心がければ、時間の無駄を減らすことができます。

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