メール返信は優先順位を決めて、「必ず一歩進める」を徹底する。

なんだか気がついたら、また忙しくなっていた。

どうやらいま50冊以上、同時進行で本の仕事をしているらしい。

中には全ページデザイン作業する仕事もあって、それがどうやら全ページやり直しになるという連絡が昨日メールで来て、青ざめていたりして、正直まいったな…って思ってる。

こうならないように仕事量の調整をしていたはずなんだけど、思い通りにいくはずがない。思うようにいかないのが仕事だ。
そして仕事が増えれば、その分トラブルは倍増する。

デザインの仕事以外の仕事もちょこちょこあるし、親からはパソコンの不具合とかよくわからない頼まれ事が続々くるし、見たい映画もいっぱいあるし、U-nextのポイントも使わなきゃいけないし、髪も切りに行きたいし、やることが山ほどあって、正直自分がどんな状態なのか、本当に自分は忙しいのか、本当は暇すぎて退屈な自分が見ている夢なんじゃないかとか、いや、そもそも自分なんてものが存在していないじゃないか、これは全部蝶が見てる夢なんじゃないか、とか、もうよくわからない。

そういえば去年の9月にも似たようなことを書いていた。

このときよりも今の方がたぶんハードに忙しいんだけど、
「ていねいに、一個一個やっていけば、いつかは必ず終わる」
ってことだけは確かなので、この状態も、たぶんそのうち終わるはずだ。
いや、これ書いておいてよかった。

とにかく「小さいことを一個一個片づけていく」。
仕事って、結局これに尽きる。

ただ今回は今までよりハードで、タスクの積み上がる速度がテトリスの最終系くらいのスピードに感じている。
こりゃ今までのやり方じゃまずいなと思って、少しだけやり方を工夫してみた。
具体的にはこんなのこと、
・処理するメールの優先順位をルール化
・返信メールで「必ず一歩仕事を進める」を徹底

これを心がけて進めるようにしたら、だいぶラクになった。

ぼくは仕事の管理をメールのトップ画面でしている。
＜詳しくはここに書いた＞

簡単に書くとこういうこと
①仕事１件につき１通メールを残す
②やることが残ってないかを返信マークで把握する

要件を片づけて、ひたすら返信マークをつけて、抱えてるタスクを一つでも多く減らしていくスケジュール管理法。
ようするにスケジュール帳とかタスクリストを作る時間がもったいないから、メールのトップ画面で仕事の管理をしているってこと。

いままで忙しい時は、下の方にある案件（古いもの）から、優先順位は考えずにやるようにしていたんだけど、普通にやっていると目を離したすきに未読のメールが20通、30通と貯まるようになってきて、これじゃあんかんな…と。
やることの量が目で見えるので、あまりにやることが貯まりすぎると精神的にかなり苦しくなる。
あまり溜め込まないようにするにはどうしたらいいか考えて、少しでも仕事がたまらないように、精神的負担が少しでも軽くなるように、処理するメールの優先順位をルール化することにした。

こういう優先順位のルール設定。
上から順に優先度が高い。つまり上から処理していく。

１．　１０分以内で終わる仕事
２．　自分・先方以外の複数人が関わってる案件
３．　精神的にかなり負担になるやり直し
４．　急いでやる必要がある案件
５．　新規の仕事依頼への返信

※ただ、これ、あくまでも忙しくて目が回りそうな時用のルールなので、通常はこんな優先順位はそれほど考えてない。

優先度１位　１０分以内で終わる仕事

まずは、10分以内で終わらせられる仕事に最優先で取りかかる。
これは急ぎでも急ぎでなくてもすぐにやってしまう。
具体的には簡単な文字修正とか、ちょっとしたデザイン修正とか、重版による帯の作り直しとか、書影のJPGを作成するとか、請求書を送るとか、細かな仕事。
10分は目安で、20分かかっても30分でも場合によっては１時間かかってもいいんだけど、ようは「やればすぐに終わる」「すぐ終わりそう」なことを最優先で終わらせる。
感覚的にはメールを読み終わる前に取りかかって、すぐに送るくらいのスピード感。
「了解です！」っていう返信と同時に要件も終わらせてしまうくらいがいい。
とにかくやればすぐ終わるので、たまっている仕事の数を減らすにはいちばん手っ取り早い。

優先度２位　自分・先方以外の複数人が関わってる仕事

多少時間がかかりそうなことでも、自分と相手以外に複数の人が関わっている仕事で、こちらが早く動くことで他の進行がスムーズに進む件に関しては、できるだけ早く対応するようにしている。
具体的にはイラストのラフが送られてきて、それでOKかどうかの判断とか、その場合はすぐにデザインに落とし込んで、ものによってはデザイン自体を作りかえたり、その上でイラストに調整が必要ならアイデアを出したり、できるだけ早く対応する。
こちらが急いで作ることで、イラストレーターやカメラマンに時間的余裕が生まれるのであれば、そういう仕事を優先する。
ようは、流れを自分が止めないようにするってこと。

優先度３位　精神的にかなり負担になるやり直し

びっくりするような強烈な赤字とか、真逆の方向へのちゃぶ台返しとか、まるっきりタイトルが変わってしまうとか、理不尽すぎて泣きたくなるような修正のお願いとか、そういう頭の痛い件もなるべく早く終わらせる。
メールには「ご検討ください」って書いてあるけど、検討させてもらえたことはない。
とにかく考えると精神的に重くなるので、できるだけ早く解放された方がいい。
完全にやりきれなくても、少なくともこうすれば何とかなるかもって糸口をつかむところまでは、まず進めるようにする。
そして、これに関しては作るだけ作っておいて、送るのは後回しにする。
理由は２つ。
ひとつは、やり直したものを冷静にもう何度か見直すため。
もうひとつは、メールに余計なひと言を書かないようにするため。
とにかくできるだけ感情が冷静になってフラットな状態になってから送った方が、色んな意味で事故が起きなくていい。

優先度４位　急いでやる必要がある案件

相手が急いでいる案件。
本来はこれを急いでやるべきなのかもしれないけど、よほどの急ぎでない限り他に１〜３のような案件があればそちらを優先する。
いずれにしろ「すぐやる」には違いないので、多少遅れたところで、それほど問題はないはずと勝手に思っている。

で、ここまでの１〜４の優先順位のものが終わったら、通常通りまたメールの下の方にあるものに戻って順番に要件をひとつずつ片づけていく。

優先度５位　新規の仕事依頼への返信

例外的に、忙しい時「すぐにやらない」ようにしているのが、これ。
新規依頼の返事は、忙しい時にはすぐに返事しないことにした。
一回寝て、頭をリセットして翌日の朝返信することにした。
忙しくてパニックになってる状態だと、たぶんまともに判断ができないまま断って終わりになってしまう。
お待たせして申し訳ないとは思うけど、冷静にスケジュールをながめてから考えないと、ほんとに「無理」ってしか考えられない。

大した事ではないけど、「どれから手を着けるか」をルール化しておくと、やることがたまったときはかなり気持ちがラクになる。

これに加えてもう一個、メールを返信するとき気をつけていることがある。

返信メールで「必ず一歩仕事を進める」を徹底すること

普段から「受け取りました、ありがとうございます」っていうメールや、「確認して返事します」のような連絡だけのメールは極力しないようにしている。
「確認して返事します」というメールを送るなら、すぐに確認して一緒に返事したほうが早い。
とにかく来る要件に対しては、できるだけその場ですぐ終わらせるようにする。
もちろんその場で全部できないこともあるけど、一歩だけでも進めて返信する。
少しでも進めて、次のステップにいくというようにメール１通で必ず一歩でも仕事を進めるクセを身につける。
忙しい時はこれをとにかく徹底する。
こうすることで仕事のやりとりの回数が激減する。
以前は仕事のメールのやりとりだけで1日100通以上はメールを書いていたけど、これを徹底してから最近は1日で返信するメールが多くても60通くらいに減ってきている。

とにかく、メールを送る時は「仕事を一歩進める」。
これを心がけるとかなりメールのやりとりが減ると思うし、ラクになると思う。
仕事にメールを使っていること自体が、古いやり方なのかもしれないけど…。

ま、とにかく、なんとか今回も乗り越えていこうと思う。
やれば必ず終わる！！

それではコツコツと終わらせるフリーランス＆自宅仕事の毎日を！