会議ファシリテーションを行う際に大切にしていること(会議の土台づくり編②)
前回から、私たちがお客様に向けて行っている会議ファシリテーション(問題解決会議)のことを書いています。記事を読んでいただくことで、私たちが普段どのようなことを考えてファシリテーションをしているのかが、見えてくるはずです。
目次の記事はこちらをご覧ください。↓
前回の記事はこちらをご覧ください。↓
意思決定の方法と決定するまでの過程を明確にする。
今回は「意思決定の方法と決定するまでの過程を明確にする」です。
ここを全員で合意形成しておくことが大切だと私は考えています。
(前提)
意思決定とは
複数の選択肢から最善だと思うことを導きだすことと定義します。
意思決定の方法について
そもそも意思決定には、いくつか方法があります。
意思決定者が決める。
多数決で決める。
合議で決める。（出席者が納得するまで話し合って決める）
ジャンケンで決める。
あみだくじで決める。
あなたも上記の方法のどれかで物事を決めた経験があると思います。ただ、組織の場合、多くがその会議に出席している意思決定者が決定するという方法を取っています。なぜなら、物事が決まるスピードが速いからです。
一方で部署混合の横断会議など、参加者の役職が並列関係にある場合、意思決定者が不在のことが多く、この場合は、意思決定の方法を明確にする必要があります。そうしないと、A案かB案か悩んだときに、空気の読み合いになり、決まりません。
なので、こういった場合は、私たちから「意思決定にはいくつか方法があります。（上記のような複数の方法を提示した上で）この会議では、どの意思決定の方法を取ると良いでしょうか？」と伝えて決めます。これを決めるときの方法は、こちらでサポートします。
合議で決めるのはどうか？
参加者の役職が並列関係にある場合は、合議で決めますとなることが多いです。出席者が納得するまで話し合って決めるので、良い感じもしますが、意思決定までに時間がかかります。
なのでこのように投げかけます。
「全員が100%納得するまで話し合って決めていると、日が暮れてしまいます。みなさんの中で何%か納得できていたら、決めることをおすすめします。私のオススメは70-80%くらいです。もし仮に％を決めるとしたら何％が良いですか？」
もちろん数値は主観で、人によって解釈が異なりますが、事前に％を決めておかないよりかは、決めておいた方が物事が決まりやすいし、納得も生まれやすいです。
決定するまでの過程について
上記のように合議で決めるときは、全員が100%納得する解を出すのは難しく、ある程度みんなが納得していたら進めることをオススメしました。このように決定するまでの過程についても、みなさんで合意形成しておくことが大切です。
意思決定者が決める場合について
意思決定者が決める場合についても、この過程を明確にして、合意形成しておくのが大切です。先ほどもお話しましたが、この方法を取ることのメリットは、物事が決まるスピードが速いことです。
一方で、意思決定者が他の人の考えや想いに意見を傾けず、全部無視をして決定をしていたら、「どうせ、言っても無駄でしょ。」といって、意見を言わなくなることがあります
なので、私たちが介入する場合は、最初にこういった投げかけをします。
意思決定者が決定をすることと意思決定者は誰なのかを合意形成した上で
「●●さんが意思決定者なので、最終的に物事を決めるときは●●さんが決めます。」
「●●さんが物事を決める前は、みなさんは自分の見解をどんどん伝えて、提案してください。提案をするときは、結論と理由も添えてお話しください。●●さんもみなさんの提案に耳を傾けてください。たくさんの情報が集まった方が最善の解を導きやすくなります。」
「●●さんも意思決定をするとき、結論と理由を添えて伝えてください」
と言って、意思決定までの過程を明確にしていきます。
大切なのは、それぞれが結論に加え、理由も伝えることと、多くの提案をテーブルに乗せることです。
多くの会議に関わらせていただいてますが、結論だけ言って理由を言わないケースや、伝えたいことを伝えられていないことが多いです。
このように、みなさんが伝えたいことを伝えられるようにしていく文化を醸成していくことで、会話の質が上がり、意思決定の精度が高くなっていきます。
決定した後のことも合意形成しておく
意思決定の方法と決定するまでの過程が明確になったら、決定した後のことも合意形成しておきます。
よくあるのが会議室を出た後に「いやー、あの決定はないよね。俺はB案の方がよいと思った」という会話がなされることです笑
こういう会話がなされてしまっては、会議をやる意味をなさないので、
（上記のよくある話をした上で）「会議で決定したことは、自分で決めたかのように動きましょう。みなさん、良いですか？」とここでも合意形成をしておきます。
会議の体質や組織の文化は、一朝一夕で作られるものではありませんし、変えられるものではありません。ですが、変わらないものでもありません。
前回と今回でお伝えしたような土台づくりを地道に行っていくことで、徐々に変わっていきます。
第3者が入ると、特になされやすいと思います。私も数年単位で関わらせていただいている会社が何社もありますが、「会議が変わったことで、社員(職員)の発言が変わった」「物事が確実に決まり、前進するようになった」というありがたい声もちょうだいしています。
次回からは
会議のテクニック編について紹介します。
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