総務省が令和2年に定めたExcelの表記ルールについて

実はあまり知られていないことですが、総務省が令和2年に利用者の利便性を高めるため、Excelの表記ルールを12項目定めました。

ルールとしては基本的なことが多いですが、これからExcelを使って仕事をしていくといった方には、頭に入れておけば、データベースや見積り書等の書類を作成する場合に役に立つかと思います。

12項目のルールは以下のとおりです。

・ファイル形式はExcelかCSV
・1セル1データ
・数値データに文字列を含まない
・セルの結合をしない
・スペースや改行で体裁を整えない
・項目名を省略しない
・数式は数値データに修正
・オブジェクト(図形)は使用しない
・単位をつける
・機種依存文字は使用しない
・年は西暦で入力
・地域名称は正確に

内容ですんなりわかるものもあれば、難しいものもありますね。

1記事で全部取り扱うとかなりの分量になるため、数回に分けてご紹介していきたいと思います。

ファイル形式はExcelかCSV

Excelには、多数のファイル形式が存在します。
名前を付けて保存のファイルの種類より変更ができます。

ファイル形式とは画像でいうとファイル名Book1.xlsxの「xlsx」の部分ですね。拡張子と言われる部分です。

この「ファイル形式はExcelかCSV」というのは、拡張子が「xlsx」（Excelのバージョンにより少し変化しますが・・・）か「csv」を使うようにしようということです。

基本的には、「xlsx」を使うこととなります。
なぜなら、この形式で作成しておけば、どのパソコンのExcelでも利用できるからです。

例えば、取引先とExcelデータをやり取りする際、「xlsx」であれば、Excelのバージョンが違ったとしても開くことが可能です。

これは、「csv」でもいえることです。

「xlsx」は初期設定で設定されていますので、特に変更することはありません。

他に利用するとしたら、PDFもしくはマクロ有効ブック（xlsm）くらいでしょうか。

PDFは相手に編集等をさせないようにすることができます。また、PDFも基本的にはどのパソコンでも開けるものです。

マクロ有効ブックは、Excelデータにマクロが組み込まれているものです。xlsm形式の拡張子でないとマクロが動きません。

しかし、マクロ有効ブックだと、相手先にメールで送れない可能性があります。
例えば、メール相手の企業がセキュリティに敏感な会社だと、マクロ有効ブックは受け付けない、もしくは受け付けても開けないシステムになっている可能性があるためです。

やはり一番はxlsx形式で送ることですね。
個人情報等が含まれる場合は、パスワードをつけてあげることも忘れずにしたいですね。

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