報告書作りって作業設計だよねっていう話

先日書いたnoteの記事が予想外にたくさんの方に見ていただいて大変恐縮の極みでございます。

同僚や先輩にばれたらめちゃくちゃ恥ずかしい…と思っていたら秒でばれて消えたくなりました。

それはさておき、もう少しパワポを中心に資料作成的な解説をしてみようと思います。
私はデザイナーではないので、いかに綺麗な資料を作るかというより、もう少し前段の作り方とか考え方とかをまとめていけたらと思います。

報告書を書き始めるタイミング

資料っていろいろありますよね。

企画書、提案書、報告書、（製品やサービスの）説明資料などなど。これの種別で取り掛かり方が違うと考えてます。

特に「報告書（レポート）」って書く機会がとても多いと思っていて、クライアントワークをしている方々は基本的に納品対象として作成するのではないでしょうか。

私は新卒時代に当時の上司に金言を賜ったのですが、それはずばり

「プロジェクトが始まったらすぐに最終報告書のブランク（空パッケージ）を作る」

報告内容からやることが見えてくる

「いやいやいやいや、プロジェクト始まったばかりなのに最終報告書なんて書けないっしょ」と、当時の私は思ったのですが、それは全体が見えていないひよっこの発想です。

最終報告書＝プロジェクトを通して出した成果すべてが書いてある資料

です。ということは、プロジェクト全体でアウトプットしなければならない内容はすべて網羅されているはずです。アウトプットしなければいけない内容がわかっていれば、何をやるべきかがおのずと明確になります。

何をやるべきかがはっきりしてきたら、それをリスト化してスケジュールを決める。定期的に打ち合わせがあるのであれば、各回の報告内容も明確になります。出たたとこ勝負で報告書を書くのではなく、あらかじめ何を報告するのかを決めておきます。（当たり前か…）

ここで、ブランクってなによ？っていう話になるかもしれませんが、要は報告書にどんな内容のことを書くかを項目単位である程度整理したものです。

前回も使った天気の資料でいうと、時間と「天気」「気温」という、この資料の中身になるものを指定するラベルをつけたものです。この資料には時間ごとの天気と気温が入るということを決めます。

ブランクを作ってみる

前のnoteでも書いたんですが、まずは全体構成を決めていきます。メッセージにあたるものはまだ書けないので、タイトルレベルでよいと思います。

流れは大体型があるのでそれに則って大枠を構成します。（※下記、タイトルじゃなくてあくまで流れです）

【調べる系（リサーチなど）】
0. サマリ
1. 背景・目的
2. 調べる内容
3. 調べた結果
4.考察、結論

【やってみる系（実証や運用など）】
0. サマリ
1. 背景・目的（前提）
2. やる内容
3. やってみた結果
4. 考察
5. 次にやってみること

まず、サマリは必ず入れましょう。初めに資料全体を要約したものを入れておくことで、とってもわかりやすくなります。結論から話せ、です。

あとは背景と目的。何のためにこれやってるんだっけ、というのを入れる。

で、実際のブランクなんですが、例えば「次の旅行どこに行くか」を調べる調査プロジェクトをしていたとします。「3. 調べた結果」を書くようなページは以下のようなブランクが作れます。

ここまで書いてしまえば、あとは決めた項目についてググるなりして調べて埋めていくだけの作業になります。つまり、やらないといけない作業が具体的かつ明確になります。

そして資料全体のブランクをある程度作り切ってしまえば、その過程でやらないといけない作業が大方見えてきます。こうすることでプロジェクト全体を見通すこともできます。

なので「プロジェクトが始まったらすぐに最終報告書のブランク（空パッケージ）を作る」なんですね。金言。

もちろん進めていくうちに修正が入ると思いますが、大事なのは全体を見通すことなので問題ないです。

もっと言うと、上司にあたる人がいたら、ブランクが大体できた時点で確認してもらうといいと思います。相談できる距離感のクライアントであればクライアントにも。そうすれば的外れな作業をして時間を無駄にすることもありません。

まあ、このブランクを作る作業が一番頭使うんですけどね…

ということで、報告書作ることで作業もなんとなく設計できるんだな、というお話でした。「当たり前だろ！」とか「そんな仕事のやり方しない！」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、大目に見てください。

おわり。