「仕組み化」のすすめ 2021年10月8日
自称「実践中の女」神垣です。
「頭を使わない」ことが大事なんですね・・・・・・
今日、紹介するのは仕事術の本です。タイトルは
『最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術』
2008年刊行の本なので、すでに読んだかたもいるかもしれません。
「仕事の仕組み化」についてのノウハウ本はほかにも多くあり、
わたしも読んできたのですが
本書の内容が腑に落ち、実践してみたところ、しっくりきました。
特に、第2章「作業系」の仕事を徹底的に効率化する
2項目目にある「仕事の内容と手順をチェックシート化する」
の内容が良かったので、引用します。
「……飽きてきた。気分転換にインターネットでも見よう」
私たちが仕事をしているとき、途中でつい手が止まってしまうのは、
たいていこのように迷いや飽きなどの余計な考えが仕事のブレーキ
を踏んでいるからです。
ひとたびこうして手が止まってしまうと……他の仕事が気になって
きたり、一服したくなったりと、切れた集中力を取り戻すのにひと
苦労。そんな経験は誰でもあるのではないでしょうか？
そうした余計な考えに悩まされずに、そして「強い意志の力」にも
頼ることなく仕事を効率的に進めるために、チェックシートはきわ
めてシンプルでかつ優秀なツールです。
「やるべきこと」を具体的に細かく書き出してシートを作成し、
いつでも、誰でも使えるように「仕組み化」しておけば、次から
その仕事をスムーズに、手が止まってしまうことなく進められる
ようになります。
このチェックシート化、良いと分かっていても、
実際に作成すると面倒になって続きませんでしたが、
本書でコツを知ってから、継続できるようになりました。
▼使えるチェックシートをつくる4つのコツ
1）「TO DO」と「詳細」に分ける
2）できるだけ細かい手順に落としこむ
3）判断を入れない
4）二度目からはアルバイトでもできるように
このほかにも、次のようなポイントがあります。
・毎月、毎週、毎日行うルーチンワークは、最初の1回目に
チェックシートをつくるのが基本
・チェックシートはPCで作成。実際にしてみて調整し、
メンテナンスしていく
・PC上のデータ整理のポイントは、「記憶しないですむこと」
「毎日繰り返される“探す時間”をできるかぎり減らすこと」
・TO DOリストは仕事を効率的に進めるための仕組み。
「面倒くさい」「やりたくない」といった感情や「意志の力」、
優先順位を付けるといった思考や判断の余地をさしはさまずに
処理していく。
「考える系」の仕事時間を増やすために、
「作業系」の仕事をさっさと処理していくのに、非常に有効。
作業系の仕事を片づける最大のポイントが
「感情を入れない」こと、というのが腑に落ちました。
やるべきことをリストアップして、時間を決めて、
一気に処理していく際、やる気が起きないタスクは、
あれこれ悩む前に一度、リストから消す。
必要になったら、もう一度リストに入れ直せば良い。
これをするだけでも、仕事がぐっとスピードアップします。
まずは本書の通り、一度、自分の業務を「仕組み化」してみる
ことをお勧めします。
チェックシートやTO DOリストの作成に、わたしはメモアプリの
「Notion」を使っています。
が、自分に使い勝手の良いツールであれば何でも良いと思います。
あとは調整しながら、自分の必勝パターンを仕組みとして残すのみ。
この「仕組み化」は月曜断食に通じるものがあると感じました。
「月曜断食」も自分流にアレンジせず、まずは2週間、
本に書いてある通りに実践することから始まります。
合う合わないはありましょうが、合えば、月曜の断食と平日と
土日の食事パターンを続けていくだけ。
あれこれ考えずに日課にしてしまえば、とても楽なのです。
しかも、減量という結果も出るから、やめる理由がない。
この「仕組み」化の方法は、仕事以外の家事にも応用できます。
お試しあれ。
わたしも実践中。1年で10キロ減に達しました。
月曜断食 「究極の健康法」でみるみる痩せる!
受注業務の効率化におすすめ。神垣がネーミングを担当しました。
▼仕事効率化ツール「効率課長」テレワーク版
（2021年10月8日 VOL.3887 配信 メールマガジン あとがきより）
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