仕事を進める方法

なかなか仕事が進まない

こんな経験ありませんか？

私も、残念ながらよくあります。
顧客のメールに返信したり、
上司にプロジェクトの状況を報告したり、
同僚の相談に乗っていたり・・・
あれこれしていたら、あっという間に定時を終え、結果として何一つ進んでいない。。

こんなに時間は立っていて、特別にさぼっているわけではないのに、全然成果が出ない。。

こんな状況を解決するために、
私がとっている対策について、今回はシェア。

ずばり解決策

結論から言います。

やることを決めて、集中して取り組んでください。

これだけです。

「おいおい、それができなくて困ってるんだろ」
という声が聞こえてきそうなので、
解説させてください💦

残念ですが、（少なくとも私のような凡人には）
スーパーマン的な力は備わっていないので
仕事は、ある程度の時間をかけて、やらなければ終わりません。

「そんなの当たり前だろ」と思われるかもしれませんが
これがなかなかできないのです。

時間は奪われ続ける・・・

上述した通り、プロジェクト型の仕事が増えてきている現在
自分だけで仕事が完結することは稀かと思います。

顧客がいて、上司がいて、同僚がいて、場合によっては他の会社と協業で。。。

こうなってくると、どうしてもコミュニケーションしないことには
仕事が進みません。

ただ、何も意識していないとコミュニケーションだけで
時間がどんどん奪われてきます。

上述した通り、
顧客からのメール
上司からの進捗の確認
同僚からの相談・・・etc

「いや、それ自体はそこまで多くないよ」
「あっても、数分だけだよ」
という方も、『直接的に』奪われていないだけで

『間接的に』時間を奪われている可能性があります。　

僕たちは仕事に集中できていない

『間接的に』時間を奪われるとはどういうことか？

例えば、
「今日はXXX社とのミーティング資料を作らないと！」
とあなたが決めたとします。

さっそく、パワーポイントを開いて、資料を作り始めること5分。
Aさんから「ABC社の資料はどこにあったっけ？」と話しかけられました。
あなたは、「ファイルサーバにアップされているよ。アドレスは…」と
丁寧に伝えました。あなたは自分の仕事に戻ります。

「…さて、どこまで進めたんだっけ？」

そう。奪われた時間自体はほんの数分でも、
どこまで作業したかを思い出すのに１～２分、複雑な作業だと元の状況に戻るまで5~10分くらいかかります。

このロスが馬鹿にならないのです。

こういったことが、日に10回程度だけだったとしても
1~5分 × 10回  = 10~50分程度ロスしています。

また、最新の脳科学の研究だと
人は一度集中力が切れると、集中力が戻るまで10~20分かかります。

そのため、たかが1日数回とは言え、馬鹿にならないのです。。

具体的にどうするか

では、上記なことを防ぐためにどうするか？

１．やること（作業）を決める
２．２５分決めた作業を行う
３．２５分経ったら、周りからの連絡がないか確認する
※どうしても作業を中断する場合は、どこまでやったかを書き出してから中断する

本当に大したことないかもしれませんが、
簡単なことにしては、効果は結構高いです。

まず、やることを明確にしてください。
これを決めておかないと、気が散ってしまって、結果的に成果が出ない状況になってしまいます。

次に２５分それに取り組んでください。
２５分は適当に調節してOKです。
ただ、人の集中できる時間は25~30分と言われているので、目安として25分としました。
そして、決めた時間はメールはもちろんのこと、チャットなども
見ないようにしましょう。
（補足：最近のチャットアプリは「集中モード」といって、通知をOFFにしてくれるものもあります。確認してみてください。）

そして、25分経ってから状況を確認しましょう。
25分程度であれば、万が一重要な連絡があったとしても
十分にリカバリできる範囲かと思います。
※これを決めておかないと、メールが来るたびに反応してしまって、集中できないので、時間を決めることが大切です。
※「25分では挽回できない！」「即対応が求められる」というのは、もうそういう仕事なので、それに集中しましょう。例えば、消防士なんかは25分も連絡できない状況になっていたら致命的ですよね(笑)

まず、試してほしいこと

もう、とてもイージーステップなので、
上記をいきなり試してみてもかまいません。

「本当にうまくいくのかな・・・」と懐疑的な方は
まず1日1回だけ25分とってみてやってください。

結構仕事が進むことに驚くはずです(笑)

この感覚がつかめると、1日1回から2回、そして3回・・・と
だんだんに増やしていければOKだと思います。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

このテクニックは「ポモドーロテクニック」などとも
言われていて、「聞いたことがある」という方もいたかも
しれません。

ただ、「難しそう」などの理由で、取り入れていない方も
多いと思います。

この記事を読んで、少しでも
仕事に集中する時間を持つ
ことが増えれば幸いです。