保護者とのやりとりををデジタル化するメリット

みなさんこんにちは。

学校で働いていると、保護者と関わることが非常に多いですよね。
そして、その「保護者対応」に時間を取られて、他の業務に時間を使えなかったり、集中力を奪われたりするすることがあります。

• 朝、電話での欠席連絡が多く、職員室を離れられない。

• 放課後、電話がかかってきて、作業や会議を中断せざるを得ない。

• 「電話です！」と呼ばれて電話にかわったものの、大した内容ではなかった。

しかしながら、最近はメール配信システムを利用したり、LINEで欠席連絡を受け付けたりと、デジタルサービスを導入することで、これらの無駄な時間を減らしている自治体も多いようです。

そこで今回は、そういったデジタルサービスを利用するメリットを改めて考えてみたいと思います。

非同期コミュニケーションがとれる

非同期コミュニケーションとは、個々人が都合の良いタイミングで情報を共有するコミュニケーションスタイルのことです。

その反対に、電話など相手と時間を合わせないといけないスタイルを、同期コミュニケーションと言います。

同期コミュニケーションの場合、その時間に、相手の都合もよくないと、情報を伝えることができません。

例えば、

• 保護者からかかってきた電話に出られない。

• 放課後、保護者に電話してもつながらない。

といったような経験が、みなさんにもあるのではないでしょうか。
そういった問題を、デジタルサービスは解決してくれます。

• 保護者は、いつでも好きなタイミングに欠席の連絡を送れる。

• 教員は、必要な情報を、好きなタイミングで保護者に伝えられる。

この「好きなタイミングで良い」ということが、スムーズで確実な情報伝達の手段として有効です。

記録が残る

電話などのアナログな情報伝達手段では、会話の内容が記録されません。
ほとんどの場合、電話の内容を人の手で記録することになります。

その場合、

• 受け取ったはずの欠席連絡が、他の教員と共有されていなかった。

• 「言った・言わない」の議論に発展する。

などといったトラブルが多く発生します。
実際、そういったトラブルによって、保護者との信頼関係が崩れてしまった例を、何度も見たことがあります。

しかし、デジタルの力を借りれば、一発で解決します。
いつ、だれが、どんな情報を発信した
という情報が、確実に記録されるからです。

ヒューマンエラーは必ず起こり得ます。
それを、デジタルの力を借りることによって、解決できるのではないでしょうか。

情報の保管・検索が簡単

情報がデジタル化されることによって、その情報の保管や検索が簡単になります。

• メモや書類の整理が不要になる。

• データが集約されることで、他の教員と情報の共有が簡単になる。

• 過去のやりとりを見直すことができる。

これらのメリットは、保護者対応だけに限らないデジタル化のメリットです。

まとめ

今回は、保護者対応をデジタル化するメリットを紹介しました。

• 非同期コミュニケーションがとれる

• 記録が残る

• 情報の保管・検索が簡単

もちろん、全てをデジタルの「非同期コミュニケーション」にすることが正しいとは思いません。
電話で相手の声をきいたり、直接会って話をしたりすることが必要な場面もあります。

しかしながら、それらは「本当に必要な時だけ」で良いのです。

基本的な情報伝達については、「非同期コミュニケーション」を進めていくことで、教員にも保護者にもよりよいやりとりができるのではないでしょうか。