【初心者必見】イベントの作り方を徹底解説。
シェア街のみーるです！
イベントに参加したのをきっかけにコミュニティに入るひとも多いですよね。
イベントを自分も作ってみよう！と意気込んだものの、どうやって進めていけばいいのかわからず、手が止まってしまう場合もあります。この記事では、そんなコミュニティでイベント作りの時に振り返りたいを流れや注意点をまとめました。
イベント準備で抑えるポイント
■企画コンセプトを決める
まずは、どんなイベントを作るのかを決めましょう。
企画を作る上でまずはどんなテーマにするのか、というのはゴールを決めることにもなるのでとても重要になってきます。
もちろん、「この企業とコラボしたい」というところから始まってよいのですが、最終的にどんな感情やどんなものを参加者に持って帰ってもらいたいか？ということを考えていくとテーマは自ずと固まっていきます。
また、準備が大きく変わってくるので、やりたいイベント形式が以下のどれに当たるのかを確認しましょう。
①コミュニティ内で行うイベント
②コミュニティ外の人を集客して行うイベント
③企業や登壇者を呼んで行うコラボイベント
ここで③に当てはまった場合は、登壇者を決めなければなりません。
といっても、実際に声をかけて登壇してくれるかは、コントロールできません。そのため、テーマが先行している場合は登壇の候補者リストを作成するのがおすすめです。
登壇者ベースで企画を作った場合は、その登壇者にむけて、アポイントの準備を進めましょう。
■集客する人数を決める
実際に当日の参加者人数を決めます。
オンライン開催、オフライン開催で異なる可能性なども考慮する必要があります。ここではあくまで「集客目標人数」になるので、実際に決めた目標値をめざして色々な方法で集客を頑張ることになります。
・コミュニティ内のみ
例えばランチ会やテーマに合わせた議論会、コミュニティ内で主役を決めてその人からテーマに合わせた講義をしてもらう、などコミュニティ内だけでもイベントは企画できます。
このときオフラインで行う場合、お菓子の用意やランチ代、場所決めなどが発生します。そのため事前に人数を把握しておかなければいけません。
またオンラインでも、当日蓋を開けたら参加が0人だった…なんて悲しいことにならないようにコミュニティ内のイベントであっても、人数を随時確認しましょう。
・コミュニティ外・登壇者を呼ぶ場合
オンライン
前提としてオンラインとオフラインを混ぜるときはセミナーのような話し手と聞き手が明確に分かれるかたちが望ましいでしょう。
また、オンラインでの開催の場合はブレイクアウトルームなどで、しっかりと会話ができる人数に分けられれば、特に上限を決めなくても良い場合もあります。
オフライン
オンライン化がすすんでおり、地方から参加できないため、より集客のハードルは上がります。
また、会場のサイズ問題もあるので使用会場のキャパ・アクセスの良さとも要相談になります。
人数を仮確定しておき、その規模にあった会場にオファーを入れてみましょう。オフラインの場合、その場で懇親会としてイベント後に飲食をすることが多いため、飲食や使用時間、金額を確認しましょう。
③参加費用を決める
コミュニティ内でもランチを用意する場合、お金がかかっているので参加費をとっても問題ありません。外食よりも安いときてもらいやすいですよ。
また、登壇者を呼んだり、オフラインで会場を使用する場合は有料イベントにして、謝礼金や会場費、懇親会費を賄う場合があります。
懇親会は、大人数で楽しめるお寿司やピザ、ペットボトルドリンクを用意している場合が一般的です。コロナ禍での開催は接触にあたるため、リスクも含めてしっかりと検討しましょう。
また、ワンコインでも有料イベントにすることで、本当に興味がある人が集まりやすく、当日のドタキャン防止にもなります。
④タイムスケジュールを決める
続いて当日のタイムラインとイベント日までにやることをきめましょう。登壇者をよんだり、コミュニティ外の人を招く場合は慎重に決めると思いますが、コミュニティ内のイベントといってもダラダラしないために、タイムスケジュールは決める癖をつけましょう。
イベント日までにやること
企画自体は2.5~3ヶ月前にスタートしましょう。
スピード感としては以下を参考にしてください。
〜2週間：企画のブレスト・方針決定
〜1ヶ月：企画決定・詳細タスクの割り振り決定
1.5ヶ月~2.5ヶ月：集客開始・SNSなどで告知スタート
2.5~3ヶ月：イベント実施、イベントレポートの発信、チーム内振り返り
テーマや企画の概要をきめたら当日のコンテンツやタイムラインに加え、何日前にSNSやサイトで告知するかを考え、企画や準備物の用意の日程を考えましょう。
バナーの制作など細かいタスクも、誰がいつまでにやるのか洗い出しておくとよいですよ。想定されるタスク一覧は以下です。
・登壇者とのコンセプト、当日の流れのすり合わせ
・会場連絡（オンラインの場合ZOOMリンク発行など）
・参加者への連絡
・バナー制作
・SNS発信用のタグ
・LP*やnoteなどイベントの魅力を伝える方法の検討
・イベントのタイトル決め
・当日の懇親会用の買い出し場所決め
日付が決まったら次はイベント日のタイムスケジュールも決めましょう。
＊LP：ランディングページ。イベントのLPの場合はイベント内容や申し込みフォームが掲載されていることが多い。
当日のタイムスケジュール
平日は会社や学校があるため土曜日の夜がおすすめです。
大体イベント自体が1時間半程度。懇親会と片付け撤収含めて全体が3~4時間でおこなわれるのが一般的です。
特にオフライン開催する場合は、二次会の有無、終電なども考慮しましょう。
⑤集客の方法を決める
次に集客について考えていきます。まずはチャネルを洗い出しましょう。
登壇者がいる場合は、登壇者が得意とするプラットフォームでの発信のしやすさなどを計算しておくと良いでしょう。
一般的な集客チャネルは以下です。
・LP
・各種SNS（Twitter、Instagramのストーリーズなど）
・note
この想定人数から人数をきめるパターンもおおく、各集客チャネルで見込みをたててからイベント参加予定人数を計算すると良いでしょう。
イベント当日抑えるポイント
集客も無事に終わり、当日の案内メールなども送っていざ当日。
ついバタバタしてしまいがちなので、準備しておきたいリストを作りました。自分の準備に抜け漏れがないか、ぜひチェックに役立てて下さい。
・受付用の来場者リスト（印刷してチェックしていくと便利）
・筆記用具
・来場者の名札（懇親会がある場合あったほうが良い）
・当日のタイムライン
・イベントで使う資料（ある場合）
・懇親会用の食事やドリンクの手配
・振り返りアンケートの準備
イベントが終わったら？
イベントが終わったら、ホッとしてしまいますが、そのままになってしまうのはもったいないんです。
イベントの最後にイベントの感想をアンケートで書いてもらうと思いますが、それに加え、チームで必ず振り返りをしましょう。
良かった点・改善点を洗いだすと次のイベントがより良いものになりますよ。
また、イベントレポートといってイベントの感想などを発信するのもおすすめです。コミュニティやイベントに興味を持ってくれる人が増えますよ。
さいごに
やることは一見多く見えますが、複数人で担当をわければイベントはきちんと開催できます。
実際に一度イベントを開催してみると、流れが掴めるようになるのでぜひ挑戦してみてくださいね。
■シェア街とは？
シェア街はリアルとオンラインで新しい経済圏をつくるバーチャル都市です。誰でも住民になって仮想のまちづくりを楽しめます。
リアルな「きょてん」として、東京浅草橋にあるゲストハウス「Little Japan」やその周辺のシェアハウス。新潟県の越後湯沢にある「Little Japan Echigo」があります。オンラインの「きょてん」では、コミュニティづくりの研究や実践をする「コミュニティラボ」、好きな音楽をシェアする「音街ろまん館」、みんなで体を動かしてサウナで整う「汗活studium」、バーチャル空間での街づくりに取り組む「バーチャルシェア街」などがあります。
住民募集も随時行っているので、下のリンクやSNSもチェックしてみてくださいね！
【クレジット】
ライター：猪原 麻友美
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