初めてMicrosoftのTeamsでリモート会議する時に資料の説明側だった場合の準備の内容と反省点のまとめ

この記事について

今は何でも情報が手に入るとても良い時代です。大して専門的な知識が無くても専門的でベターな対応の知見をあまり手間を掛けずに手軽に得ることができます。

コミュ力も話術も全然無いのですが、準備をしたら取り合えず伝えたい内容と確認したい事は時間をあまり無駄にせずに確認できたので、リモート会議をする為の準備内容の備忘録と反省内容です。

会議に向けての準備の際、参考にした記事

１．効率的な会議の進め方とは？押さえておくべき6つのコツを解説
２．「会議は１時間」という常識が生産性を下げる。会議は「15分×２=30分」が原則である。
３．15分周期の学習時間で集中力アップ！人間の集中力は15分まで

リモート会議することになった背景

ただの経緯なので準備内容とか知りたい方は読み飛ばして下さい。
コロナ禍で最近は滅多に会議しない状況が続いています。今はZoomやTeamsでのリモート会議が主流との事ですが、私はどちらもビジネスでは使った事はありませんでした。先日遂に私もリモート会議に参加する機会があり、しかも初回利用で資料を説明する側になったので、準備の内容、良かった点、悪かった点をまとめて次に活かそうとNoteに記録しました。

事前準備

１．会議時間の調整
会議は長すぎても短すぎても良くないらしいので、とりあえず前回開催の時の長さを参考に、1時間を目安にしました。
人間の集中力は15分程度らしいので本当はINPUT15分、OUTPUT15分で小休憩を挟むと良いらしいです。

２．使用するファイルを極力まとめる
会議中に、この説明ファイルを開いて、今度は別のこっちを開いて・・・とか器用な頭の切り替えは出来ないと考えたので、パワーポイントの一つのスライドに確認したい内容とスクリーンショットを張り付けました。シンプル。
説明する側もスライドだけを気にしていれば良いので話すことに集中でき、何よりExcelファイルやWord、テキスト中の文章は小さすぎて読みづらく、
画面越しに共有をかけて見るのもストレスがかかりそうです。18pt以上のサイズのテキストで表示して可読性を考慮しました。

３．マイクのテスト
会議接続も初めてだったのでマイクの接続テストを事前に行いました。
KAYSUDAのSP200Uを使いましたが、USB接続だけでセットアップも特に行わずに使用できたので便利でした。
複数人で喋っても問題ないので拠点間会議にも十分な性能です。

マイクの動作確認はWindowsの虫眼鏡マークのところに”サウンドの設定”と入力しEnterキーを叩くとサウンド設定の画面が表示されて、マイクのボリューム調節等を行うことができます。いきなり喋ってる内容が相手に伝わらないと焦るので事前に確認しておきます。

４．カメラのテスト
カメラ映りはとりあえず使える事を会議とは別のアカウントと接続して確認しておきました。ノートPC付属のカメラを使用します。

５．Teamsにログイン
Teamsアカウントにログインしないと使えません。ギリギリだと想定外のトラブルが起きた時にリカバリー時間が足りなくなるので、開催時間よりも早めに会議には参加しておきます。

会議の進行

自己紹介と共に、会議の進行方法を簡単に説明します。用意しておいたパワーポイント資料をマルチディスプレイの2つ目の画面にスライドショーモードで表示しておきました。

Teamの会議が始まってからは共有→デスクトップ共有を行い、スライドショーを表示している2つ目の画面を指定して参加者に表示するようにしました。

あとはスライドショーを進めて、確認したい内容について説明と認識合わせを行っていきます。

※各スライドごとに明確にしなければならない内容は事前に赤字等で強調しておくと聞き漏れが無くて良いです。

良かった点

最初はExcelで質問事項をリスト化して順番に確認していこうと考えていましたが、進行でファイルの開閉やファイルを探すのがタイムロスになると思ったので、パワーポイントスライドにまとめました。進行はスピーディーで無駄がなくなり良かったと思います。
会議も長引かず集中力も持続しやすくなると感じました。

確認する内容を予め抽出してスライドにまとめた為、会議が効率的に進行できたと感じます。今回は量が少なかったですが、ボリュームが多いとまとめたり時間の配分に苦労しそうな気がしますので議題の抽出やタイミングが大事かと思われます。

1時間枠で会議を予定しておりましたが、約30分で終了できたので早く終わり過ぎた感はありますが、会議が伸びるよりは全然良かったと思います。

悪かった点

WEBブラウザで開いたTeamsでは会議の主催者側は、他の参加者の表情が確認できなかったので、WEB版とアプリ版の仕様の違いについて事前に把握しておくべきでした。
他の人の表情が読み取れないと説明は少し辛いと感じます。

まとめ

初回リモート時に事前に確認することは、個人的には以下の4点で良い気がします。

１．マイクが音を拾うか
２．カメラが映るか
３．ファイルの共有方法（相手に見せる方法）は事前に分かっているか
４．自分が困らないように会議を進めるイメージ（方法）ができているか

後は緊張しても構わないから丁寧に説明する事が大事だと、
以前何かのビジネスマナーセミナー（？）で講師が言っていました。

立て板に水のような話し方はすぐに聞き手側にバレてしまう…と。
緊張しても構わないから一生懸命説明する姿勢の方が聞き手の印象が良いそうな。

毎回そのように出来るようになりたいものです。