ビジネス文章における情報整理のコツ

言語化が苦手、要点をまとめて伝えられない！そんな人に向けてかいています。予習復習の参考になれ幸いです。

文章は書いて削るとスムーズ

書いて削るが基本です。必要最小限で書けたらこしたことないけど、実際はうまくはいきません。思いつくことをひたすら書いて、あとから直していきます。

必要最小限にしても、校閲は多かれ少なかれ発生します。そこを気にしても仕方ありません。「書いて削る」を意識するとスピードが上がります。

6w3hを補完すると情報粒度アップ

情報伝達は6w3hの観点で記載していくと、粒度が上がります。中学英語で習った5w2hに3つの観点を加えたもので詳細は下記です。

1. いつ（When）

2. どこで（Where）

3. 誰が（Who）

4. 何を（What）

5. なぜ（Why）

6. どのように（How）

7. 誰と、誰に（with Whom）

8. いくらで（How much）

9. どれだけ（How many）

関係者を明確にすること、手段だけではなく量や金額も明確にすることがポイントです。

文章は構造化すると視認性アップ

見出しをつけると、視認性があがります。必要に応じて大見出し、中見出しで分けるのがオススメです。

たとえば下記です。「八百屋さんで玉ねぎとジャガイモ、那須を買って、ドラッグストアでシャンプーとコンディショナーを買う」

これを構造化すると以下になります。

▼買い物リスト
・八百屋：玉ねぎ、ジャガイモ、那須
・ドラッグストア：シャンプー、コンディショナー

ストーリーとしては伝わりくくなりますが、要点が整理され一目瞭然です。

情報伝達におけるゴールの明確化

仕事はゴールを明確にして、現在地を把握するのが基本です。ゴール達成の手段のために、他人を動かしたり、巻き込んだりする必要があります。

そのための手段として情報伝達です。情報整理は伝達力の構成要素のひとつです。整理の良し悪しで、伝わり方や伝わる度合いがかわります。

意味不明な文章にしないための要素

文章の受け手として困るのは、何が言いたいのかわからないことです。特にそこそこの長文を送られて時間をかけて読んだのに、意味不明だと読了感が最悪なのです。

時間ドロボーにならないように、以下を意識して書くことをオススメします。すべてを毎回記載するのではなく、要素として理解します。必要に応じてチューニングしていくことがポイントです。

• 課題

• 経緯

• 結論

• リクエスト、Todo、NEXT ACTION

• 決定事項、結論

まとめ

文章は構造化したり、6w3hを意識したりすると分かりやすくなるよってお話でした。それでは。