オンライン秘書・事務代行サービスをご検討のみなさまへ。
はじめまして。だんじょうりえと申します。
これを読んでいただいているということは、少なからずオンライン秘書や事務代行に興味がある、もしくは導入を検討されているのではないでしょうか？
けれど、どうやって探せばいいのか、どんなことをやってくれるのか、自分が何を依頼すればいいのか、いろいろと迷ってらっしゃるところもあるのではないかと思います。
そこで、どうやって何を重要視して探せばいいのか、どう依頼をすればいいのかのヒントを少しでも皆さんに掴んでいただきたく、お話をさせていただこうと思います。
オンライン秘書・事務代行は意外とまだ知られていない
以前、オンラインでの異業種交流会に参加したことがありました。そこにはいろんな職種の方がいらっしゃり、それぞれ自身のサービスを紹介するという交流会でした。
私も自身のサービスの説明をしたのですが、そこで感じたのは事務代行というサービスを知らない方は、まだまだ大勢いらっしゃるんだなということでした。プライベートでも『こういったことしてるんです』と説明すると、『事務を代わりにやってもらえる仕事ってあるの！？』と言われることもあります。
大きな会社や複数人いる中小企業だと事務職という役割があって、それを担当する人がいるのは当たり前ですが、ご自身で事業をされている一人会社の経営者や個人事業主の方にとって事務は、『自分でやる仕事』もしくは『家族にやってもらう仕事』と思っている方が大半です。
仕事がいっぱいいっぱいで手が回らないけど、これは自分でやらなきゃいけない、家族に手伝ってもらえばなんとかなると思っていたり、人を雇うほどの量ではないし、雇うほどの余裕もないという人もいらっしゃるかもしれません。そんな風に思いながら、事務作業を対応してらっしゃる方が多いのではないかと思います。
しかし、事務作業というのは案外面倒なものですし、どうしても後に回してしまいがちです。気づいた時には山のように溜まってた！なんて経験をしたことがある方もいるのではないでしょうか？
事務作業は面倒、しかしとても重要
事務作業という点で考えると、基本的なところでは
・資料をまとめる、作る
・在庫の管理
・経理
・顧客情報の管理
・顧客対応（メール対応）
など、いろいろな作業があるかと思います。いわゆる地味な作業が多いですし、単純な作業だけど時間を取られるものも案外あります。しかし、ここをちゃんとしていないと事業がうまく回らなくなるということになります。
・資料をちゃんと作っていないと、顧客に対する営業ができない
・在庫の管理ができていないと、注文があったときに在庫がない！なんてことになってしまう
・帳簿付けがちゃんとできていないと、収支の確認ができないし、決算や確定申告の時にとんでもなく時間がかかってしまう
・顧客管理ができていないと、顧客の情報が把握できず、必要な時に必要な情報がすぐに取り出せなくなってしまう。
・顧客対応を疎かにすると、せっかく来た依頼を逃してしまう
そう考えると事務や雑務というのは、面倒な割にとても重要な事なんです。ですが、そこが苦手だったり、ついつい後回しにして山積みになっているという人が多いんです。
起業をしたら、もれなく事務作業が付いてきます。これはどの職種にも当てはまり、必須項目です。面倒だけれど、そこを疎かにすると本業が危うくなってしまう。そうなってしまうと本末転倒ですよね。
月30時間を自分のやりたいことに使えるとしたら？
人の時間は24時間。その中からどうやって時間を作り出すか。自分の時間を削り出すか、誰かに任せるか。私はこの2択だと思います。
自分で時間を削り出すとしたら、何かをする時間を犠牲にして作り出さなくてはいけません。仕事の時間を削れないとしたら、休みの日も仕事をする、睡眠時間を削る、自分の自由時間を削るなど、仕事以外の時間を削らざるを得ません。しかし、仕事以外の時間も仕事を頑張るために必要な時間ですし、プライベートと仕事のバランスを保つことも大切です。
そう考えると、自分でやらなくても誰かができる仕事は、誰かに任せてしまうことも一つの方法です。その分、自分がやらなくてはならないことややりたいことに時間を使えるようになります。
想像してみてください。
月に30時間を事務や雑務に使っていたとします。週にして7時間ほど、1日だと1時間。その時間を自分にしかできないこと、自分がやりたいことに使えるとしたら、皆さんは何に使いますか？
・営業のための資料を作成する
・顧客とのアポイントのために使う
・事業の戦略を練るために使う
・自分のスキルを上げるために勉強をする
仕事モードだとこういった考えが出てくるかもしれません。しかし、こういった考え方もアリではないでしょうか。
・家族と一緒に夕ご飯を食べる
・友達と一緒にランチに出かける
・ひとりでゆったりカフェでくつろぐ
・趣味のために使う
こんな時間も人生においてはとても大切なことです。
こうやってイメージをしてみて、空いた時間を自分にしかできない仕事ややりたいことに注力できたとしたら、その先に見える未来はご自身の理想とする事業や生活の形ではないでしょうか？
事務作業くらい自分でできると思っている方も多いかと思います。しかし、事務作業は毎日必ず何かしらあることです。メールチェックしなきゃ、請求書作らなきゃなど、頭の片隅に置いた状態で本業をやっていると、集中力も落ちてしまいますし、落ち着いて仕事もできなくなってしまいます。
サポートしてくれる誰かがいるということで、雑務に頭を使わなくて済み、ストレスを軽減させてくれますし、自分が他のことをやっている間に誰かが対応してくれたり、何かあったときに頼れる誰かがいるというのは安心感に繋がります。
そこで、利用してほしいのが『オンライン秘書』や『事務代行』というサービスです。
オンライン秘書や事務代行は何をやってくれるのか
では、オンライン秘書や事務代行を利用したいけれど、どんなことをやってもらえるのかというのも気になるところですが、皆さんが想像している基本的な事務作業は、だいたいのところで対応してくれます。
資料や請求書等の作成のような、いわゆる事務的なこともありますし、今の時代はSNSを利用して顧客獲得をしている方もいるので、SNS管理を任される場合もあります。依頼される方がECサイトを運営している人であれば、在庫管理や商品の梱包も引き受けていますというオンライン秘書の人もいるでしょう。
事務代行・秘書代行といいますが、その内容はイメージよりさらに広い範囲での業務に対応しています。
私自身の場合はというお話になりますが、ご依頼いただいているクライアント様によって職種が違うので、対応する作業内容はクライアント様ごとに違う内容になっています。つまり、クライアント様のご要望をお伺いし、完全にオーダーメイドの内容で対応しています。
ちなみに、今までお引き受けした作業内容はというと
・顧客対応（メール対応）
・資料作成
・スケジュール管理
・請求書・領収書・見積作成
・リサーチ
・SNSの管理
・イベント事務局 ・・・etc
などがありますが、他にも細々したものや突発的な業務を依頼されることもあります。大きく分類をすると
・秘書業務（スケジュール管理、メール返信代行、顧客対応など）
・営業アシスタント業務（資料作成、リサーチ、データ入力など）
・Web・SNS運用サポート（記事の校正、ブログ更新代行、問い合わせ対応代行など）
こういったものに対応しております。中には上記以外のこともお引き受けしていたりしますが、それはヒアリングでお伺いした際にお引き受けできるかどうかを判断させていただいております。
オンライン秘書や事務代行をしている人の数だけ、サポートの仕方があると私は思っています。私では引き受けられないけれど、他では引き受けることができるというものもあると思います。
依頼する側が何を主に依頼をしたいのか、特にこの作業を任せたいという明確なものがあるのか、それとも雑多にいろいろとお願いしたいのか、それぞれご要望があるかと思います。
相性もとても大切ですので、気になるオンライン秘書さんや事務代行さんがいらっしゃったら、ご希望の内容に対応してくれるかどうかと合わせて、対応してくれる人がどんな人なのかを知るために、必ずお問い合わせしてみることをおススメします。
その中から、皆さま自身が「この人にお願いしたい！」と思った人が正解なんだと私は思います。
オンライン秘書や事務代行をどうやって探すか。
では、次にオンライン秘書や事務代行をしてくれる人をどうやって探すかですが、
①サービスを利用している人に聞く
② インターネットで検索する
③ 身近な信用している誰かに依頼する
この3つが主な方法かと思います。
①『サービスを利用している人に聞く』は、一番安心できる方法かもしれません。サービスを利用した感想や、いろいろな情報を提供してもらえますし、自分が信頼できる人が信頼して利用しているサービスであれば安心ですよね。
②の『インターネットで検索する』は、皆さんが一番多く利用している方法かもしれません。しかし、事務作業には重要な情報が盛りだくさんで、個人情報、顧客情報、様々なパスワードを共有しないと作業はできません。
そういった点からも、インターネットで検索するのは人となりが分かりづらいので、慎重にならなくてはなりません。こちらについては、後程くわしくお話をします。
③の身近な人に依頼するという方法ですが、困ったときに一番に頼るのが家族になります。親だったり、兄弟姉妹だったり、ご主人だったり、奥さんだったり、子供だったり。。。身近な人は最初から信用がありますし、重要な情報や個人情報がたくさんある事務作業を安心して任せられます。
しかし、そういった頼りたい相手が引き受けてくれる状態であればいいですが、仕事を持っている家族が相手の場合は頼るに頼れません。となると、ご自身の知り合いや友達、今までに一緒に働いたことがある人の中で、この人は信頼して任せられるという人に心当たりはありませんか？
その方が時間の余裕がある場合、頼んでみるということも一つの手です。最初からあなたが信頼している人であれば、信頼関係を築く時間は必要ありませんし、とても安心感はあるのではないでしょうか。
上記の方法は、個人、または小規模のチームで対応しているところを探す方法としてご紹介しましたが、大手企業のサービスを利用してみるのもありです。大手は大手独自の安心感がありますし、企業の方が安心という方もいらっしゃるかと思います。
大手だと下記のようなところがあります。
他にもたくさんありますので、企業に依頼をしたいという方は検索してみてくださいね。
インターネットからどうやって個人でやっている事務代行を見つけるか
大手じゃなく、小回りの利く個人の人と密にやり取りをしたいという人は、オンライン秘書や事務代行という言葉で検索しても、私のような個人でやっている人のサイトが最初に出てくることはまずありません。たいていは大手のサイトがずらずらと出てくると思います。
じゃぁ、どうするの？ということになるのですが、私が思うオススメの方法は３つ。
①スキルシェアサイトなどで探す または募集する
② X（旧Twitter）で探す
③利用している人に紹介してもらう
この３つの方法が、個人で事務代行をやっている方を探しやすい方法かと思います。③については先に説明した通りなので、①と②について解説します。
①スキルシェアサイトで探してみる
スキルシェアサイトというのは、その人自身が持っているスキルを販売するサイトです。
簡単に言うと、イラストレーターの人はイラストを、Webデザイナーの人はWebデザインをこの価格でやりますなどと、専門的なスキルを提示、販売しているサイトです。その中に、事務代行・秘書代行のサービスを提供している方が多くいらっしゃいます。
メジャーなサイトで言えば、『ココナラ』ですね。
サービス提供の仕方は様々で、事務代行1時間3000円～とか、資料作成3000円～など細かく設定している方もいれば、事務代行を1か月3万円で手伝います！のような月単位のサービスもあります。
ココナラはサービスを利用した人のコメントもありますので、利用した方の感想も参考の一つになりますし、サービス提供者のプロフィールもありますので、依頼先を探す参考材料がいくつかあります。
逆に『〇〇の仕事をしてくれる人を探しています』という依頼者側から呼びかけて、応募してもらうという方法も取れます。この場合だとクラウドワークスやランサーズが有名ですし、先ほどのココナラでも募集をすることもできます。
こういったサイトだと、管理をしている運営会社を通して行いますので、依頼や支払いに関してトラブルがあった際にも安心です。こちらのサイトが、スキル提供サイトについてまとめてありますので、参考にしてください。
X（旧Twitter）で探す
次にXで探す方法です。オンライン秘書や事務代行をしている方は、アカウント名がそれと分かるようにしています。
日々のことをつぶやくXは、その人の考え方や価値観が分かり、人となりが分かりやすいのではないかと思います。プロフィールにHPのURLを貼っている方もいらっしゃるので、何を得意としてサービスを提供しているのか分かるかと思いますし、XのDMを使って問い合わせができるという利点もあるかと思います。
この２～３年で、オンライン秘書や事務代行を仕事として請け負っている人が増えてきたので、「オンライン秘書」や「オンライン事務代行」、「オンラインアシスタント」などと入れて検索をすれば、たくさんのアカウントを見つけることができるかと思います。
ただ一つ。私もそうなんですが、裏方業務の方は発信を積極的にされている方はあまり多くありません。そのため、Xがあまり稼働していないROM専の方も多くいらっしゃいます。
そこがちょっとネックかもしれませんが、個人でサービスを提供している方を探す方法としてXはありかと思います。
どういう方法で作業を依頼するのかも重要
一つ注意してほしいのが、ご自身がどうやって事務作業を対応してもらいたいかということです。全てオンライン上で済ますことが出来る作業なのか、対面じゃないと成立しない作業もあるのか、それによっても依頼先が変わってきます。
「オンライン秘書」「オンライン事務代行」という言葉通り、大半の人はオンラインで完結する作業のみに対応すると謳っている方ばかりです。ですが、依頼したい方の中にはオフラインでも対応してほしいという方もいらっしゃるかもしれません。
・月に1回は事務所に来て打ち合わせをしてほしい
・セミナーの当日は会場で受付などを手伝ってほしい
こんな希望があれば、遠方に住んでいる人に依頼をするのは難しいですよね。逆に全てオンラインで全て済ますことが出来るという方は、究極海外に住んでいる方にも依頼できます。
そういった点も考慮して、依頼先を選ぶことも大切です。
頼ることが上手になれば、心も軽くなる。
ここまでオンライン秘書や事務代行を探す方法のお話をしてきましたが、少しはイメージができましたでしょうか？
もしかすると金銭的な部分を考えると、事務代行でさえ依頼する余裕もない方もいらっしゃるかもしれません。お金を出して誰かに依頼すべきだというわけではなく、自分の仕事を抱え込んでひとりで苦しんでらっしゃる方へ、面倒な事務作業の問題解決へどうすべきかのヒントになればと思っています。
一人で全てを抱え込んでいませんか？
誰か手伝ってくれそうな人が周りにいませんか？
家族や兄弟、友人など、あなたが信頼して仕事を任せられる人はいませんか？そういった人に手伝ってもらうだけで心に余裕が生まれます。
いつも頭の中で本業や雑務の段取りを考えて、心や時間に余裕のない状態と、雑務を手放して本業に専念している状態だと、どちらがお客様と良い状態で向き合えると思いますか？ちょっとしたことでも周りに手伝ってもらうだけで、肩の荷が少しは軽くなりますよ。
その方法の一つとして、オンライン秘書や事務代行というサービスがあることを知っていただければ嬉しいです。
こんな時はどうするの？何をしてもらえるの？など、どんな小さなことでも構いません。ご相談は無料で行っておりますので、いつでもお気軽にお問合せください。
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