【仕事の時短術　5選】

　初めましてしーざーと申します！
メーカー営業に勤めて５年程経ちますが、自社内では未だに業務改善がされておらず、無駄な残業や営業効率が悪いなと常々思っております。
現在自分自身は営業成績は、４期連続部門１位をキープしつつも、
No残業を貫いております。Mr.定時ダッシュの異名をいただいております。
　いや・・・もはや残業ー10時間くらいです笑
　

さてまずは、昨日投稿した下記Tweetご覧ください。
上から順に説明していきます。

◇１：単語設定で楽をしよう！◇

例）毎々お世話になります。株式会社XXXXと申します。　→　『ま』
例）ご連絡頂きまして誠にありがとうございます。　　　   →　『ご』
例）この度は弊社HPより問い合わせ・・・　　　　　　　  →　『こ』
例）つきましては、表題の件でご連絡を・・・　　　　　　→　『つ』

上記はホンの一例に過ぎないが、要はメールを送る際に何度かタイピングしてるな〜これは・・て思った瞬間に登録するべきです！
単語登録することで以下のようなメリットがあります。

　＜メリット＞
①　圧倒的時短につながる。（毎回これ言う！）
②　誤字・脱字が減る。
③　最適な言い回しを考える癖につながる（毎回定型になるので）

　既にやっている方も多いとは思いますが、まずはこのレベル感から時短術を身につけていきましょう。

◇２：部門毎のキーマンを記録しよう◇

営業の方なら共感してもらえると思いますが・・
『だ・・・誰にこの件は相談すれば！？！？！？！？』
えーわかります。わかります。私も社内迷子になってましたから😢
さて下記に簡単にマインドマップを記しました。

小さく見づらく申し訳ありません・・
要は、確認する事項を質問のレベル（その人が聴きやすいか？含め）にわけてまとめておきます。
上記は製品知識と納期だけですが、ここに人事（経費に関しての質問）や法務（NDAに関して）や情シス（PCや携帯トラブル）のキーマンもまとめましょう。

　＜メリット＞
①　圧倒的時短につながる！（毎回これ言う！！）
②　有識者が誰かを把握することの安心感を得られる
③　一人で悩む時間＝無駄　が減る

　◇３：社内システムで階層の深いものはリンク保存すべき◇

続いて、厄介な社内システムです。
社内のシステムは膨大なデータ量の中にフォルダ分けをしているので、一個一個探すのは迷宮に迷った状況に近いです。
入社して最初に見たときに見て思いました・・
　おい！！！これマトリョーシカかよ！！！！

　至極シンプルな解決方法をとってます。簡単です。下記のようによく使うリンクはExcel（スプレッドシート使える会社はスプシで）保存してしまえばいいのです。
（流石に自社の表は見せれないのでスプシで簡単に作りました。

既にやられてる方も多いと思いますが、少なくとも自社では私以外でやってるものは少ないのです・・・

　＜メリット＞
①　圧倒的時短につながる！（毎回これ言う！！！）
②　頭が整理される
③　一人で悩む時間＝無駄　が減る（またこれ言う！）

◇４：メールの定型文は状況別に予め用意しておけ◇

ぶっちゃけ◇１：単語設定◇で話したことのメールバージョンです。
何も真新しいことはございません。ひたすらよく登場するメール文は作成しておいて、コピペできるようにするべきです。
現時点では、私はExcelに下記のような文章を打っておき、状況毎に引き出せるようにしております。

ポイントは、項目１と２で後でソートできるようにするといいです。
想像以上は我々は同じようなメール文を日々使っております。
ここから一々コピペするのが面倒だと言う人もいると思いますが、そこに関しては『仕事を仕分けしよう編』にて説明します。

　＜メリット＞
①　圧倒的時短につながる！（毎回これ言う！！！！）
②　100点は取れなくても最速で70-80点のメールは打てる
③　後輩に教えるのに、非常に楽になる

◇５：フォルダ分けの抽象度をよく吟味せよ◇

　好きな食べ物何？
　A：豚肉の生姜焼き！
　B：魚かなー　
　C：ネギトロが一番うまいね
　D：豚ロースの生姜焼き！

上記質問への回答はどれも『答え』にはなっていますが、抽象度がバラバラです。子供のような例題を出して心苦しいですが下記のように纏められます。

実は同じ答えでも抽象度はバラバラなのです。
実務上新しい情報を格納する必要が出るたびに、上記のような『抽象度』を練るのに結構時間かかります。
この抽象度を鍛える術も他の記事で展開しようかと思います。

　＜メリット＞
①　圧倒的時短につながる！（毎回これ言う！！！！！）
②　フォルダ格納達人になれる
③　脳内整理力がつく。

　以上時短術５選でした！
　改めて本記事をここまで読んでいただいたあなたには今日から実践して頂き『毎日No残業Day』を達成しましょう！