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日曜日のワークアレンジメント

毎週日曜日は仕事の棚卸し。これをワークアレンジメントという(勝手に)
あんまり忙しくない時は2週に1回くらいなのだが、忙しくなると毎週これやらないとデータに埋もれた未着手タスクが潜んだりしている。
なんならそいつのリスクレベルは成長していくので大掃除をする。

PCの前にまずはデスクの整理。
オフィスのデスクは必要なもの以外もっていかないのでスルー。
問題は自宅デスクだ。経営関連・守秘義務関連の重要書類は全て家。
これらデータ化されてないものやバラバラなものをあるべき場所に戻していく。このあるべき場所の設定が大事だ。なんとなくここ!とかやってると瞬間にデスク自体がゴミ箱化する。

左手が「案件書類」/右手が「経営書類」

僕の2畳にも満たないコックピット自宅デスクは、簡単にいうと左手が案件。右手が経営書類と分けている。
無印の安い棚を同じもの2台。左右に壁になるように配置している。

ディスプレイの左右には書類入れ。
この書類入れは一旦避難ゾーン。今じゃないけど目を通さないとダメな書類をバカスコ放り込む。緊急度が低いけどいずれ見ないとダメなやつ。
これを週末に処理する。案件の書類はそれぞれの案件ごとのファイルボックスに整理していく。必要な情報だけスキャンしてデータ化する。不要なものはシュレッド。経営書類も同様。不明なものは税理士に相談。処理するものは処理して郵送。処理不要なものは経営のファイルボックスに入れていく。

この対面する無印の棚にホームセンターで適当に買ってきた木の板を乗せて、そこには仕事用の機材が並んでいる。カメラとか。

この左右の棚には左には案件関連のインプットすべき本が、右には経営のためにインプットすべき本がずらっと並んでいる。読んだものから読みかけのものが並んでいる。

同期マシンの整理

次にPCの整理に移行する。
自宅にMBP、オフィスにMac Pro。この2台はDropboxでデスクトップから同期されている。なのでどこにいてもどちらのデータにアクセスできる。今日は自宅からなのでMBPから両マシンのデスクトップを大掃除。

まずは画像ファイル系。ほとんどを資料用のものなので一括で削除する。
これで一気に不要データは消える。次に案件ごとにデータを分別する。
Dropboxには案件ごとのフォルダが存在し、大きく分けるとうちが作ったファイルか、クライアントから送られてきたファイルか、制作に関するデータか、お金に関するデータかで大別できる。

それらを案件ごとにぽいぽいフォルダに入れ込んでいく。これで大半のデータが整理させることになる。

これらを終えると行き先わからずなデータは10以下になる。
不要なものは消すし、大概が案件フォルダ化されていないデータ群。新たなファイルを作ってそこに突っ込む。

片手にメモ帳

この作業をしている間、常にメモ帳がある。
物理的なデータの整理とデジタルデータの整理の中で、「あ、これ未着手」みたいなものや「これどういうステータスだったっけ?」という曖昧なものとかが出てくる。それらを全てメモする。

確認が必要なものは送信時間設定を月曜の朝10時にしたメールを書いておく。休日にあまり仕事の連絡は入れたくない。マナーとして。
こちらで処理すべきタスクは、TODOリストに追加する。これも今日はやらない。明日。日曜日は整理だけの日だから。

わからない状況をなくすための整理

これにて日曜日の整理終了。
寝る前に明日のTODOを整理して寝るだけ。
机・デスクトップの散らかりは仕事のステータスと同義である。
せっかくの日曜日、休んだらいいのにと思う人がいるかもしれない。

でも、僕からするとあの件どうなったっけ?と思って過ごすような日曜日は嫌なのでこれらを日曜日の午前中に終わらせる。やばいものがあればしゃーなしで対応もできる。何より不安な状況をなくすのは心身衛生上とてもいい。あと整理するの気持ち良い。

整理を終えたので、夫婦で無性にたこ焼きを食べたくなったので昼飯はたこ焼きにする。パジャマを着替えてたこ焼きハントに出かける。

では、良い週末を。
Photo by Adrienne Andersen from Pexels

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いただいたお金は子どもに本でも買おうかと思ってます。

ビールおごるわ!
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Nue inc 代表取締役 / コンセプトデザイン / プランナー / 二児と3匹の猫の父 / 仕事の説明がとても難しい仕事 / www.nue-inc.jp/
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