余力の可視化で組織の負荷分散

プロジェクト数や案件規模の拡大でTodoistからAsanaにスイッチした。
プロジェクトベースではTodoistは一部残っているが主にクライアントのタスク管理用としており、Nue内部は全てAsana管理に完全移管した。

なぜAsanaかというと、これまで松倉担当案件に社員がサポートでつく体制から完全に社員ごとの案件が増えてきたことが主な理由だ。
数・規模ともに拡張されており僕含め、社員全員の「作業負荷」を把握することがTodoistでは難しくAsanaのビジネスアカウントで使えるポートフォリオ機能がその可視化ができるためスイッチした。

カバー画像のように週のキャパシティを設定し、各タスクには必要時間を記載することでこうやって作業の負荷を俯瞰して見ることができる。うちは残業しないのでフルで稼働すれば週40時間の残弾がある。それを超えるとオーバーワーク。うちではダサいことになる。これまで週１０時間はいろいろと打ち合わせが入るので３０時間の労働時間を見て計算していたが、異様に打ち合わせが増えてきた背景からキャパシティを４０時間に戻し、打ち合わせの予定も必要時間とセットでタスク化。本当の稼働量のトラッキングを簡単にできるようにした。

うちは3名のスタッフがおり、こういう感じに表示される。真っ赤なのが自分です。ギリギリのラインなのがわかる。これ以上、来週・翌週にタスクが発生すると積む状態だ。なので作業を分散させていく。他のスタッフも自分の稼働時間や実際にかかる時間を理解するためにもタスク化の際に必要時間の入力を徹底させている。空き具合・つまり具合を双方で確認できることでサポートに回ったりとオーバーワークの回避をチームでできるようにしようという考えだ。

若かりし頃、オーバーワークで死にそうになったのでそういう思いはうちの社員にはさせたくないというのが一番の理由だ。この機能欲しさでAsanaに年間13万近いお布施となるが、それで回避できるなら安い買い物だと思っている。いいものを作るのがうちの会社の使命だが、社長の使命としてはいい環境を作ることも大切な仕事だ。根性論ではなく、正しい環境から正しい提案ができると思っている。

まだまだ青二才経営者だが、このレベルで思いつくできることは一つ一つ対応していこうと頑張っている。先週から面談を開始し、社員の振り返りと会社の振り返りを同時に行っている。まだまだ改善できる点がたくさんある。できることからコツコツと確実に。