Trelloを使ってタスクの向け漏れゼロに！
ズボラな皆さんこんにちは！(煽)
さて、早速だがズボラなチミたちはこんなことで悩んだ経験が100回はあるんじゃないでしょうか？
タスク抜け漏れる。。。
期限今日までやん。。。
あれ、今どの案件が進行してるんや。。。
また、「さっきお願いした"アレ"終わった？」がトラウマになっている人もいるでしょう。
絶望ですね。
でもそんな地獄みたいな状況から抜け出せる神ツールを発見したのでご紹介いたします。
Trelloを使って抜け漏れをなくす
Trelloとはタスク管理ツールです。
ここからは完全に主観ですが、僕が便利だと思っている使い方を紹介します。
僕のTrelloの用途・活用方法は主に以下の通りです。
※タスクの大きい順番に要素分解して配置しています。
案件(大プロジェクト)管理→ワークスペース管理
TODO(小プロジェクト)管理→カンバン管理
TODO(小プロジェクト内タスク)管理→リスト管理(カンバン内)
その他：案件基本情報欄
+α：Googleカレンダーとの連携ですべて見える化する
では、なぜ上記の欄を設けたのかという点についてそのメリットから説明してみようと思います。
Trelloを活用することで得られるメリット
情報が集約できる(仕事に必要な情報が他のツールに散らない)
すべての案件やタスクが可視化される
業務に取りかかっていると、メモやブックマークなど色んなところに情報が散ってしまうことがあるかと思います。
僕みたいにズボラな人間はその情報を整理しておかないとすぐにとっ散らかってしまい、時間と精神を大きくすり減らすことになります。
そうならないようにするためにこのツールを使っていくのです。
具体的な活用方法を、ほぼ実際の案件に準えてお見せしていきます。
(流石に実際の案件を載せるわけにはいかず、悪しからず！)
Trelloをこうやって使っている
案件管理
まず、自分が何の案件を抱えているのかがワークスペースで一目見てわかる状態にしておきます。
ここでは会社名や、案件など大きな単位でまとめておくようにします。
僕もこれやるまで気が付かなかったのですが、Trelloってこうやってワークスペース使い分ける機能があるんですね！
名前が「ワークスペース」なだけあって、ここでは案件など最も大きい項目を整理するのに使うのが良さそうです！
案件以外にも、個人的なタスクやプライベートもここにぶっ込んでおけば、あっちこっち情報が飛ぶことがなくなります。
若干話がそれますが、汎用的に情報を一元管理するツールとしてはNotionが優秀なのですが、本当重要な情報や仕事に関する情報を一箇所にまとめておくのであればTrelloが活躍してくれます。
TODO(小プロジェクト)管理
ボードの中に入ったら、案件やタスクごとにカンバンを使い分けるようにしていきます。
管理方法は案件や企業ごとに異なると思うのですが、私は大体以下のように使い分けるようにしています。
①案件(小プロジェクト)ごとにカンバンを作って管理
②1つの案件(スポット案件)なら、ガントチャートが割りにする
1つは案件(小プロジェクト)ごとにカンバンを作って管理する方法です。
例えば添付した写真のように、案件(小プロジェクト)はカンバンで全体像が見えるようにしておきます。
こうすれば自分が今どの案件の対応をしていて、どれにリソースを割けばいいのか一目瞭然です。
そして、案件(小プロジェクト)のカンバンの中には、より詳細な情報やTODOを記載することができるようになっています。
こうすれば、案件のボード内で何をすればいいのかまとめることができますよね。
あとは期間の設定もできますし、タスクを追加して今日やらなきゃいけないことがないかを確認すれば抜け漏れはなくなります。
ぼくは課金しているので、Googleカレンダーと連携してそのタイミングでどの案件の、どのタスクが現在進行形で進んでいるのか一目でわかるようにしてあります。
こうすることで、自分の抱えている仕事の全体像を見れるだけではなく、週ごとや月単位での業務を要素分解して計画を立てることができるようになります。(俺から計画なんて言葉が出るとは思ってもみなかった。)
まとめ&補足
結論Trelloは超便利なのですが、補足としてなぜ僕がこのツールを導入したのかという背景を説明したいと思っています。
ここまで読んでいただいた方の私に対する印象は「しっかりしている方だなぁ」と、もしかしたら思うかもしれません(思え)。
しかし、実際はその真逆で僕の本質は超絶怠惰マンです。
本来の僕は、基本的にほったらかしにすればタスクは後回しにするし、面倒ごとは後から片付けるタイプです。
朝も基本寝てたいし、夜は遅くまで起きていたいような人間です。
そんな人間がなぜこんな風に業務を管理できるようになったのかというと、答えはシンプルで「自分の特性を正しく理解したから」ということに他なりません。
基本的に人間は自分の性格を治すことなどできません。
できるようになったことは、本来後天的にできることだけです。
苦手なことや不得意なことを「矯正」することは基本的にどう頑張っても無理です。
コストがかかる割に成果が望めないのでやめた方がいいです。
データとかないけど、ちゃんと計測すればそれなりの数値が出るはずです。
では何ができるのかというと、本来の特性を正しく理解してエネルギーを向けるベクトルを変えてあげるだけでいいのです。
私の場合、怠けるということは裏を返せば「無駄をなくしたい」や「効率的に物事を進めたい」、「面倒ごとは早く解消したい」と思う性格といえます。
そこで、どうすれば究極的に怠けられるのかということを真剣に考えることにしました。
その結果、以下の点に注力すれば怠けられるということが判明したのです。
数字で管理する
これにつきます。
感情やその時の気持ちはタイミングや時期、体調など様々な要因によって変わるものです。
ビジネスにおいてこの判断軸を使うことはかえって余計な変数を増やすことにつながるので、判断軸がブレるのです。
というか、「感情とか抜きにして結果で全て答えてくれる数字って一番親切じゃね？」と僕は思いました。
数字が嫌いな人が多いんですけど、多分僕の認識から行くとみんな数字を誤解しているように感じます。
皆さんが意識する数字はおそらく「結果」だと思うのですが、数字で見えてくるのは結果だけではありません。
数字は工数や期間、タスク量、コスト、予算などあらゆる情報を持っています。
数字にもいろんな種類や工程があって、それぞれ持ってくる意味合いが異なるのです。
その積み重ねこそ、結果として出てくる数字なのです。
でも、行動量や業務量の伴っている数字であれば、結果が明らかに出ていないのであれば「仕組」を疑うフェーズに来れるのですが、その行動量や業務量の数字が伴っていない場合は、まずその「数字」を増やさなければならないのです。
抽象的な考えで「頑張った」という考え方とは早々におさらばすることで、心理的に不要な負荷や余計なことを考える時間を減らせます。
時間も数字です、どれくらい悩んだのか考えれば数字と向き合うことの健全さに気がつくはずです。
ここまで数字と向き合ってから、数字以外のことに向き合うようにすることが重要です。
多くの人はこの順番が逆になってしまっているんですね。
僕は結構悩む人間だし、考え事も多いし、アイデアも浮かぶので頭を余計に使うことが非常に多い人間です。
だからこそ、限られた時間で最高のパフォーマンスを発揮するために自分と向き合わざるを得ませんでした。
その結果、今回のようにTrelloを活用したり、数字で全部が見れるようなツールを導入したのです。
人間カチッとしなきゃいけないとか、悪いところは治さなきゃいけないとか、そういうふうに考える人が多いのですが、怠け癖をちゃんと理解してこういう使い方をした方がよっぽど建設的だと思いませんか？
実は僕のビジネスは基本的に全部このように管理するようにしています。
昨年の失敗もあってのことなのですが、曖昧な基準を排除して向き合う方が僕にとっては「怠け」だと思えたようです。
今回のTrelloに関してはあくまでノウハウなので、詳しく聞いてみたい人はTwitterとかでDMください。
あと少しでも役に立ったらいいね押して拡散してください(圧)。
少しでもこの記事が誰かの役に立つことを願っています。
それでは。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？