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私の手帳遍歴

【30~40代男性専門ライフアドバイザー】サトウトシキ

ビジネスパーソンの皆さんにとって、スケジュール管理はどのようにしていますか？スケジュール管理をしていない結果、予定を忘れたり重要なタスクを漏らしてしたりしては、ビジネスパーソンとして信頼を失ってしまいますよね？

そこで、今回は私がこれまでのビジネス人生の中で試行錯誤を繰り返してきた手帳遍歴を紹介します。
この記事が、読んでいただいた皆さんのスケジュール管理やタスク管理の参考になってくれたら幸いです。

アナログ手帳時代

手帳と聞いて最初に思い浮かぶのは、アナログ手帳ですよね？
私もビジネスパーソンとして歩み始めてから、長い間使用してきました。まず私の思うアナログ手帳のメリット・デメリットを簡単に書きます。

アナログ手帳のメリット

  1. オフラインでも使用可

  2. 重厚さを演出できる（持つ手帳により貫禄がでる笑）

  3. 種類が豊富

アナログ手帳のデメリット

  1. 荷物が増える

  2. 原則毎年買い替えが必要

  3. マンスリー、ウィークリー、デイリーの切り替えが不便

  4. セキュリティ面に不安

以上の点が、私が使用して感じているアナログ手帳のメリット・デメリットです。
次にアナログ手帳の種類を見ていきましょう。

アナログ手帳の種類

  1. デイリータイプ

  2. バーティカルタイプ

  3. １日２ページタイプ

このほかにもありますが、私がよく使用したものは以上のようなタイプの手帳です。社会人の多くの期間、私はアナログ手帳を使用していました。しかし毎年、自分の中でしっくりくるものを発見するまで買い替えをしており、無駄な出費が多かった印象があります。
また30代前半のころまでは、今より１日ごとのタスク量が多くなかったので、１週間のスケジュールを俯瞰して確認できるバーティカルタイプの手帳が好きでした。しかし仕事でのポジションが上がるにつれて、１日のタスクが書ききれなくなったので、デイリータイプや１日２ページタイプを選ぶようになりました。

デジタル手帳時代

次にデジタル手帳時代についての話です。最初に本題に入る前にデジタル手帳のメリット・デメリットを見ていきたいと思います。

デジタル手帳のメリット

  1. シームレスなスケジュール管理

  2. 即時共有

  3. 持ち物はスマホのみで可

  4. マンスリー、ウィークリー、デイリーの切り替えが簡単

  5. 毎年買い替えが不要

  6. リマインド機能あり

デジタル手帳のデメリット

  1. 仕事での気づきや所感が書けない

  2. 立ち上げに時間がかかる

  3. TPOを選ぶ

  4. タスクとの一元管理が難しい

実際に使用して、私が感じたことは以上です。

今の人事労務コンサルタントになったときに会社の都合上、デジタル手帳を選択していました。その理由は、社内全体で自分のスケジュールや上司、同僚のスケジュールを共有する必要があったからです。社内ツールとしてデジタルである必要が求められたためアナログ手帳をやめ、デジタル手帳でスケジュールを管理していました。
ただ、デジタル手帳を使用するうえで私なりに上記で書いたデメリットを克服するため試行錯誤しましたが、デジタル手帳のみでは克服することは叶いませんでした。

デジアナ併用時代

今現在は、デジタルとアナログの併用という二刀流でスケジュール管理をしています。実際に使ってみてメリット・デメリットは次の点にあります。

デジアナ併用のメリット

  1. オンオフラインどちらでも利用可

  2. TPOに応じた使い分け可

デジアナ併用のデメリット

  1. 連携忘れ

  2. 連携が面倒（笑）

デジアナを併用しようと思うに至ったきっかけは次の点にあります。

  1. スケジュールとタスクの一元管理をしたかった

  2. 社内メンバーとスケジュール共有は必須

  3. TPOをわきまえる

この三つを満たす必要があったためです。
デジタルでは、私の思い描くタスクのリスト化が難しいと感じ、そこはアナログに軍配が上がります。ただ、社内メンバーとのスケジュール共有はアナログでは不可能なためデジタルに軍配があり、また私の仕事柄、クライアントの中には面談中にスマホやPCを取り出して触っている状態を好ましく思わない経営者もいます。そのためデジタルとアナログを併用するという選択にいたりました。

デジアナ併用ツール

デジアナの併用には、次のツールを使用しています。

  • アナログ：フランクリンプランナー

  • デジタル：Googleカレンダー

アナログのフランクリンプランナーは、１日２ページタイプを使用しています。左側に毎日その日の行動スケジュールとその日にすべきタスクを書きだしています。右側はその日に仕事で感じたことや学び、振り返りを書きます。それにより、その日のスケジュールの中で自分が何を感じ、何を学んだかを振り返ることが可能となり、自分の成長が実感できています。
デジタルのGoogleカレンダーは、メンバーとのスケジュール共有用です。自分の行動スケジュールを見るために使うことはまれです。ただ、今のアナログ手帳だと１週間単位での行動を俯瞰することができないため、１週間単位のスケジュールを確認する際に使用します。また、デジタルかアナログか一方のスケジュール反映モレを防ぐためにも２日に１回程度、連携ができているかを見るために使用しています。

おわりに

以上、これまでが私の手帳遍歴でした。今の私はデジアナ併用ですが、決してこれが完成形だと思っていません。現状ベターな選択をしているだけ、という認識です。皆さんも私の手帳遍歴をきっかけにスケジュール管理方法を考えてもらえるきっかけになってくれたら幸いです。

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