1年目に意識していたこと

こんにちは。saraです😊

私は、制作・営業と1年生を２回経験していますが、主に新卒1年目の時に意識していたことを発信しようと思います◎

入社１年目で挑戦していたことはたくさんありますが、

今回は特に、報連相について書いてみようと思います。

それでは、Let's Go🌟

【新卒入社1年目に意識していたこと】

１）報連相をこまめにする

２）失敗を恐れない

３）目標設定を明確にする

４）アピールする

今回は特に１）報連相について詳しくお話ししてければと思います◎

では具体的にどのようなことをしていたのかを見ていきましょう☺️！

◆報連相をこまめにする

社会人にとって、基本中の基本といっても過言ではない報告・連絡・相談。

配属先の先輩や上司にも、配属初日・研修初日に耳にタコができるくらい大事にしなさい！と教わる方も多いのではないでしょうか。

私自身、実際に働く中で、この報連相は早めに身につけておいてよかったなと感じております。

それぞれ、報・連・相にわけてお話していこうと思います。

【報告のメリット】

１）状況をこまめに報告することで、上司や先輩、クライアントからの”安心”を買うことができる。

２）取り返しがつかなくなる前に対処することができる。

大きくはこの２つでしょうか。

１）に関して

”安心”を買う事は思ったよりめちゃめちゃ大事です。

理由としては、自分の業務に無駄に干渉されにくくなり、時間を有効に使うことができるからです。

（例）上司・先輩に対して

『○○の案件ですが、完了いたしました。これから○○の業務に取り掛かります。』

といった具合に、上司や先輩から求められる前に業務報告を行っていました。

そんなに細かく言わなくてもわかるからいいよ。。。という上司の方もいらっしゃると思いますが、この報告があるのとないのとでは、任せてもらえる業務の量も変わってきますし、何より”言わなくてもちゃんとできるんだな”というイメージがつきます。逐一干渉されるのって、年次を重ねれば重ねるほど本当にストレスですからね。笑

例）クライアントに対して

『いただいております○○の件ですが、本日○時（または終日）までにおまとめして、メール（または電話）にてお送りいたします。お待たせしてしまい恐縮ですが、少々お時間をいただけますと幸いです。』

のようなを先手でお伝えしていました。（もちろん依頼が急を要するものかどうかをクライアントに確認して、締め切りを設けていました。）

ポイントは先方から連絡をもらった30分以内に連絡を入れることです。

クライアントへの報告はスピードが命です。中でも初動が何よりも大事です。

これに関しては、具体的な締め切り時間をクライアントに意識させることで、

待っている間のモヤモヤを取り除くことができるのと、自分の業務組み立てに役立つといったところでしょうか。

皆さんも何かわからないことがあって問い合わせた時に、初動の連絡が遅かったら”いつ対応してくれるんだろう”　”ちゃんとメールは届いてるのか”　”今どのあたりまで進んでいるんだろう”と不安になりますよね。

その不安やモヤモヤを消すことができるのが、報告のいいところです◎

２）に関して

これは特にミスをしてしまった時・不安なことがある時の場面かと思います。

この場合の報告って、めっっっっちゃしにくいですよね。私も何て報告しようか頭の中ですごく考えて冷や汗かいていたのを思い出しました。。

そしてこういう時ってテンパっているので、何話してるかわかんない！結論何？？と上司からも怒られていたことを思い出しました。。。

ポイントは、より早く！分かりやすく簡潔にまとめてから話しかけに行くこと。

報告するときは結論から話すことを意識すると分かりやすいです。

ミス報告の例

『A社に納品する商品を誤発注してしまいました。本来ならBという商品を納品すべき所、Cという商品を納品してしまいました。お客様からは、上司を連れて経緯報告をするように依頼を受けております。大変お手数ですが、A社まで御同行いただくことは可能でしょうか。』

大まかに起こったこと・その後どうするのか・上司にお願いしたいことを報告します。

詳細事項に関しては、いったんの報告が終わってからとし、

まずは起きている事象の報告を簡潔に行うように意識していました。

起きてしまったことを放置せずにすぐに報告することで、”対応が遅い！！”などといった二次災害を防ぐことができます。

特にミスをしてしまった場合の報告はスピードが命です。。。

【連絡のメリット】

こちらはほぼ”報告”と同じような感じですね。

意味合いとしてはこれからおこる未来のことを早めに伝えることです。

例としては、『電車が遅延しているので、○分くらい到着が遅れそうです』や、

報告の例でも出てきた、『○○は完了しているので、○○に取り掛かりますね。』などです。

こちらもポイントは、”早めに”連絡を入れることです。

【相談のメリット】

１）上司やクライアントとの共通認識を設けることで、修正等が減り、業務効率が上がる。

２）意見をすり合わせることで進めるべき方向が定まり、業務時間の大幅カットにつながる。

１）に関して

例えばお客様から何かを依頼されて見積もりを提出する際に、上司に相談なく見積書を提出した場合と、提案プランを上司に相談した上で作成した見積もりでは、どちらがスムーズに承認されるでしょうか。

上司からしても、なぜこのプランで提案しようと思ったのかがわからない状態での見積もりは承認しにくいので、まず理由を聞くところから入り・見積もりの修正が入り・再提出する・・・といった具合に何倍も手間がかかりますし、お互いの時間を無駄に消費しています。

上司が知り得ないところで発生した業務に関しては方向性を相談しておくのがベターです。

その際に、自分はどうしたいかという意見を折り混ぜるのをお忘れなく！

相談の例（上司に対して）

『A社から○○に関して見積もりの依頼を受けているのですが、A社の今までの取引等を鑑みると○○というプランで行こうと思うのですが、こちらで見積もりを作成してもよろしいでしょうか？』

のような感じです。ここで上司からのアドバイスがあれば、それを織り交ぜたものでより良いものをすり合わせていくようなイメージです。

この共通認識やすり合わせを持たないまま進めてしまうと、同じものを提出しているのにスムーズに事が運ばないことが多いです。

さらに上司によっては、自分勝手に決めるんじゃない。という意見を持っている方もいると思うので、特に新卒のうちは相談する方がベターだと思います。

相談を繰り返すことで上司も私の考えを理解できるようになるので、

”そのくらいの事だったら君に任せるよ”と相談なしに任せてもらえることも増えました。

それに、自分よりも何年も経験を積んでいる方の考えを聞くことができるので、新たな発見があり面白いです😊！

一見時間ロスのように見えますが、お互いに気持ちよく業務を進めていくためにも、こまめな相談を意識することは重要かと思います😊！

まとめ

・報連相は自分や相手の時間を無駄にしないための武器🌟

・いちいち干渉されたくない・・・それなら先回りの報連相🌟

・相手からの”安心”や”信頼”を得る最短の方法が報連相🌟

報連相は自分の業務の基盤を作ってくれるので、早いこと味方にしたもん勝ちです◎

この意識は幾つになっても無駄になることではないので、今からでも意識してみましょう😊♩

また長い文章になってしまいましたが、ここまで読んでくれてありがとうございました♩

次回は２）失敗を恐れない　についてお話ししようと思います◎

それではまた💫