社外の方との交流会を自社オフィスで開催する際の備忘録
こんにちは。
株式会社iCAREでカスタマーサクセスと向き合っているうすばと申します。
社外のCSの方との交流がしたい！メンバーにも他社CSと関わりを持って欲しい！そんなことより面白そうだからいっちょやったるか！となって、先日突発的に交流会を開催しました。
その名も「CS_iStand」
なんと社外から10名以上の方にお越しいただき、iCARE社員も合わせると20人以上での大盛況の中、あっという間に終電が近づきお開きとなりました。
初回は自分がホストをやってみましたが、次回はCSメンバーが自主的に開催してくれるように運営ハードルを下げ、たまたまこれを読んだ他部署が開催に挑戦した際には飲食にありつき、奇跡的にこれを読んじゃった他社の方がイベントに招いてくれるようなそんな未来を夢見て企業が自社オフィスに他社を招いて行う交流会について雑記します。
なお、当社iCAREはオフィスが恵比寿で数十人以上は過ごせるイベントスペースがあって、フリードリンク制度により就業時間以降は冷蔵庫のキンキンに冷えてるアルコールを飲みながら社内外の交流をすることがOKの喫煙率0%企業です。
また、このnoteはちょっと好奇心旺盛でお酒が好きなだけの自分が書いているので専門的な内容は一切含まれておらず、代わりに個人の価値観が多めに含まれています。
はい、本編。
君たちはどんな会にしたいか
いくつものCSイベントに参加させていただいた経験を踏まえて新たな知見の獲得だけでなく新たな繋がりが出来る会だと満足度が高いと個人的には考えています。
なので今回のCS_iStandでは参加者同士での相互交流が生まれることを意識しました…なんて言わないよ絶対。
楽しむことだけ考えてました。
集客
準備にかかった総工数は2時間もないです。
準備工程で必要なことは、集客、社内での告知とスペースの確保、当日の飲食物の手配、当日の会場の準備です。
意識すべきは以下のポイントかと。
とにかく来ていただけないことには何も始まりません。むしろ来すぎるくらいがちょうど良い。
集客先はツイッターで告知した上で、知り合いに声をかける方式で行いました。(Twitterの仕様なのか己の人徳不足なのかDMが鳴ることはほぼありませんでした・・・・)
社外告知と同時に社内でも実施概要を伝え、テーマに近い知り合いがいたら誘ってもらえないか打診してみる。今回は自社で利用させていただいてるサービスの担当CSの方に来ていただけて非常に話が盛り上がりました。
当日の飲食物品の手配
予算としては1名¥2,000-3,000で、お酒、ソフトドリンク、お菓子、食事(ベンチャーといえばピザらしい)、ウェットティッシュ・コップ・皿類を発注します。
連続開催があれば多めに発注して次回使えるので予算があればある程度余裕を持って頼むのが吉です。
度数の高いものは不人気の傾向にあるので、ビール、ハイボール、5-7%酎ハイ、3%酎ハイあたりで固めておくといいです。ちなみになぜか当社だとワインが後半人気になります。
箸やフォークはすぐ見失うので、小分けになっていて清潔な手で掴んで食べられるやつメインの方がいいかもしれません。
当日の会場セッティング
自分のカレンダーは開始時刻の1h前から空けておくと良いです。
会場の準備として当社はエントランススペースを使用しているのですが、
ハイチェアのテーブルをずらし照明をムーディにして、簡素な名札セットを用意しました。
BGMとしていい感じのジャズもお忘れなく。
人数が多いなら立ち席と座り席のエリアを分けるのが良さそうです。
名札セット→カードホルダーにガムテープを貼りつけてペンで社名とお名前を記載してもらうだけの簡易的なもの
ここからは会の運営です。
案内
みなさん仕事終わりにお越しいただくので、到着時間がまちまちです。
会場住所や入り方を事前に連絡しておくのと、来た際に開催側が名札の案内だけ出来るようにしておきましょう。
順次お越しいただいた方と挨拶をし、トイレの場所など分かりにくい場合は先に案内しておきましょう。
案内が終わったら早速乾杯です。
好きな飲み物を選んでいただき、自由に冷蔵庫から取り出してもいいことを伝えましょう。
どうにか10年来の友人宅に上がり込んで家飲みするかのようにくつろいでいただきたかったのですが、みなさん良識ある方でいらっしゃる。
終了まで
あとはとにかくいろんな方と機密情報以外のいろんな話をするだけです。
開催側は名前と今の業務内容や課題なんかを開示するとそこから話が広がりやすいです。
また、飲み物や食事も話の腰を折らない程度に勧めておくと出来るCSです。
順次退出される方がいるので、最後の一人のお見送りをするまではアクセル全開で話しましょう。
片付け
残った社員で片付けです。
分別はしっかりお願いします。テーブルの上はウェットティッシュなどで拭き取らないと意外と翌日にベタついたりするので要注意です。
伸びしろ
相互交流のために、前半はもっと場の流動性を高めたいと感じました。
次回は前半で簡単に全員と繋がって、後半で話しの合う方同士が自然と寄り集まって盛り上がる。そんな会を夢見ていいます。
とはいえ強制ではなくナッジ的に実現したいので、
・開催側が案内する際に集団の多くに引き合わせてみる。
・開催側が途中でそっと一人に声かけて集団を分解してみる。
あたりを次回は試してみようと思います。
同じ企業さんから複数人来ていただいている場合でも、あえてバラバラに楽しんでいただくことでそれぞれの体験がその企業に還元されるのでいいんじゃないかと。
そのほかにもいろんな派閥がありそうです。
詳しい方ぜひノウハウ教えてください。
会話の流れ止めないために、飲み物は卓上に置いておけ派
vs
冷えた飲み物取りに行く時に出会いが生まれるんだよ派
名刺交換が繋がりの第一歩だろ派
vs
名刺交換より今しかできない新鮮な話に専念しようぜ派
ここまでつらつら書いてきましたが、細かいことはいいのでまずは乾杯しませんか？
iCARE社員は普通に誘ってください。
社外の方もお声がけください。連絡先→ https://twitter.com/iCARE_CS
iCARE社の住所は以下のスライドのどこかに載っているので探してみてください。
(ちなみにアイキャッチは画像じゃなくてオフィスの壁の写真です)
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