【保存版】クラウド会計ソフト導入のメリットとは？今すぐ知っておきたい5つのポイント
こんにちは、彩創アセットの太田です。
今回は、中小、中堅企業クラスの経理財務部門の方が、クラウド会計ソフト導入前に検討すべき事を網羅的に書いておりますので、ぜひご活用ください！
1． 導入背景
近年、クラウド会計ソフトを利用する企業が増加傾向にあります。
その理由を３つに絞って解説します！
※株式会社マネーフォワード四半期決算説明資料 課金顧客数(法人)より抜粋
理由１．デジタルトランスフォーメーション（DX）の加速
近年、デジタルトランスフォーメーション（DX）の取り組みが企業の競争力を高めるカギとされ、多くの企業がIT投資を活発化させています。特に、業務効率化やリアルタイムでのデータ処理・分析の重要性が高まっていて、その一環としてクラウド会計ソフトの導入が推進されています。
理由２．リモートワークの普及
コロナの影響でリモートワークが急速に普及したことが、クラウドソフトウェアへの移行を加速させました。クラウドベースの会計ソフトなら、場所を選ばずアクセスできるため、経理領域のリモートワーク化を実現できるようになったためです。
理由３．法改正への対応（インボイス制度・電帳法）
法改正により、企業の税務や経理業を大きく変える要因となり、既存の方法やシステムを見直すきっかけとなっています。その中で、クラウド会計ソフトは、これらの変革に柔軟かつ迅速に対応するための最適なツールとしての位置づけが高まっています。
2． クラウド会計ソフトのメリット
2-1 初期投資＆保守メンテナンスコストの削減
クラウド会計ソフトの導入は、企業にとって経済的なメリットが多く存在しています！
初期投資の軽減: 従来のオンプレミスの会計ソフトウェアでは、サーバーや関連ハードウェアの購入＆保守メンテが必要でした。これに対し、クラウド会計ソフトはインターネット経由でサービスを利用するため、これらの物理的な投資や維持・保守コストが大幅に削減されます。
料金設定の柔軟性: クラウド会計ソフトは、ライセンスベースやサブスクリプションベースでの料金設定がされています。これにより、企業は必要に応じてプランを選び、使った分だけを支払うことができるため、無駄なコストを削減できます。
このような特性があるため、クラウド会計ソフトは経済的にも効率的な選択となるのです。
2-2 柔軟なワークスタイルに対応できる
クラウド会計ソフトの最大の利点の一つは、そのアクセスの容易さです。インターネットに接続されていれば、場所を問わずにソフトウェアにアクセスし、必要な作業を行うことができます。これは、リモートワークの増加やビジネスの動きが速くなる現代において、非常に価値のある特性です。
外出先や自宅、海外出張中でも、必要なデータや機能にアクセスできるため、業務の柔軟性が大幅に向上します。これにより、時間や場所に縛られずに効率的に業務を進めることが可能となり、企業の生産性の向上にも寄与しています。
2-3 安全性とアップデート
クラウド会計ソフトの利用において、データの安全性やソフトウェアの最新性は非常に重要なポイントとなります。
データの自動バックアップ: クラウド会計ソフトは、ユーザーのデータを自動的にバックアップします。これにより、データの紛失や破損のリスクが大幅に低減できます。
セキュリティの維持: クラウドサービスプロバイダーは、セキュリティを最優先に考えています。そのため、セキュリティ更新は定期的に行われ、最新の脅威からユーザーのデータを保護します。ユーザーは、常に最新のセキュリティ対策が施された環境で業務を行うことができるのです。
迅速なアップデート: クラウド会計ソフトはオンライン上で動作するため、新機能の追加やバグの修正が直ちにユーザーに反映されます。従来のソフトウェアでは、アップデートのための作業や手間が発生していましたが、クラウドソフトの場合はユーザー自身が特別な作業をすることなく、常に最新版を利用できます。
これらの特徴により、クラウド会計ソフトは安全性と最新性を確保しながら、ユーザーにとっての利便性を高めています。
2-4 連携の拡張性
クラウド会計ソフトのもう一つの大きな利点は、その連携の拡張性にあります。
他のクラウドツールとの統合: クラウド会計ソフトは、多くの場合、他のクラウドベースのツール（例: CRM、在庫管理ツール、人事・給与ソフトウェアなど）との統合が容易です。これにより、データの一貫性を保ちながら異なるシステム間で情報をシームレスに移動させることができ、業務プロセスが効率化されます。
API連携の可能性: 多くのクラウド会計ソフトはAPI（アプリケーションプログラミングインターフェース）を提供しています。これにより、企業独自のシステムや他のサービスとデータを連携させることが可能となります。このAPI連携は、特定の業務ニーズに合わせてカスタマイズされたソリューションを作成する際に非常に有用です。
ビジネス効率化への寄与: これらの連携と統合の利点は、単に会計業務だけでなく、ビジネス全体の効率化に大きく寄与します。情報の二重入力の削減、エラーの低減、リアルタイムでのデータ共有など、日常の業務フローがスムーズになるため、全体的な生産性の向上を実現できます。
クラウド会計ソフトの拡張性は、今後も進化するビジネス環境において、持続的な成長と変革をサポートする重要な要素となるでしょう。
2-5 事業の拡大や縮小に柔軟に対応できる
クラウド会計ソフトの大きな魅力の一つが、事業の成長や変化に合わせてサービスを柔軟に調整できるスケーリングの容易さです。
事業の成長に対応: 企業が成長し、取引量や従業員数が増加するにつれて、会計のニーズも変化します。クラウド会計ソフトは、ユーザー数の追加やデータ量の増加を簡単にサポートし、迅速にスケールアップすることができます。これにより、企業が成長する過程での煩雑なシステム移行や大規模なアップデートを避けることができます。
変動するニーズへの対応: シーズンごとの業績の変動や特定のプロジェクトに伴う一時的なニーズの増減にも、クラウド会計ソフトは柔軟に対応します。必要に応じて機能や容量を増減することができるため、無駄なコストを削減しつつ最適な環境を維持できます。
コスト効果: 従来のオンプレミスのソフトウェアでは、未使用のリソースやライセンスに関するコストが発生することがありました。しかし、クラウド会計ソフトは使用する分だけの料金が発生し、不要なコストを避けることができます。
縮小の容易さ: 事業の規模が縮小する場合や特定の機能が不要になった際も、クラウド会計ソフトはサービスを縮小することが容易です。これにより、事業の変動に迅速かつスムーズに対応することができます。
このように、クラウド会計ソフトは事業の大小や変化に柔軟に対応することができるため、持続的なビジネス成長をサポートする強力なツールとして注目されています。
3． 導入時の注意点
クラウド会計ソフトの導入は数多くのメリットをもたらしますが、導入過程での注意点や潜在的な課題も存在します。以下はその主要なものです。
3-1 データ移行の問題
既存の会計ソフトウェアやシステムからクラウド会計ソフトへのデータ移行は、しばしば複雑な作業となります。データ形式の非互換性や欠損データ、データの二重入力など、移行時に生じる問題を予め洗い出し、対策を立てることが重要です。
3-2 従業員のトレーニング
新しいシステムの導入は、従業員にとって新たな学びの場となります。十分なトレーニングやサポートがなければ、システムを十分に活用することは難しいでしょう。定期的な研修やヘルプデスクの設置など、サポート体制を整えることが求められます。
3-3 セキュリティ懸念
クラウドサービスは、インターネットを介してアクセスするため、セキュリティの懸念が常に伴います。選択するサービスがしっかりとしたセキュリティ対策を講じているか確認すること、さらには社内での安全な利用のためのガイドラインや教育を行うことが重要です。
3-4 長期的なコスト
クラウド会計ソフトは初期投資が少ない一方で、サブスクリプション料が継続的に発生します。長期的な視点でのコストを検討し、予算内に収まるか確認することが必要です。
3-5 カスタマイズの制約
一部のクラウドソフトウェアはカスタマイズが難しい場合があります。事業の特定のニーズに合わせたカスタマイズが必要な場合、その対応範囲を事前に確認しておくとよいでしょう。
クラウド会計ソフトの導入を検討する際は、これらのポイントを念頭に置きながら、適切なサービス選びや導入準備を行うことが成功の鍵となります。
4． まとめ
近年、クラウド会計ソフトの導入は多くの企業においてビジネスの効率化や進化の鍵として注目されています。
一方で、データ移行の課題や従業員トレーニング、セキュリティ懸念などの導入時の注意点も存在します。しかし、これらの課題やリスクを適切に対処することで、クラウド会計ソフトは企業の経営を劇的に進化させるツールとなり得ます。
最終的に、企業がクラウド会計ソフトを導入する際には、自社のビジネスモデルや経営戦略、そして未来のビジョンに合わせた選択を行うことが重要です。
このまとめを読むことで、多くの企業がクラウド会計ソフトの導入を検討する背景やその価値を理解し、自社にとっての最適な選択と実践のヒントを得ることができることを願っています！
弊社では、クラウド会計導入における要件定義〜オンボーディングまでを一気通貫でサポートしております。
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