即レスの極意

サイアンドの企画・映像制作を担当しております松田です！！

今回は社内で一番即レスな松田が、即レスの極意について書きたいと思います。

返信がはやくなると、
チームでの意思決定は早まり、生産性向上や利益につながります。

逆に即レスをしないと、
プロジェクトの遅延がおこったり、クライアントからの信用が落ちてしまったりする場合があります。

なのでビジネスにおいて即レスは必須事項です。

端的でわかりやすく
やり取りする人が負担を強いられない

そんなテキストコミュニケーションを意識して、プロジェクトを進めていきたいものです。

では、レスの速度を速くするためには、どうすればいいのでしょうか？

レスを早くするためには、

レスが遅くなってしまう原因を考え、それを解消するアクションを取る

という考えのもと、原因と解決策を本記事ではご提供します。

レスが遅い人の特徴

まずレスが遅い人の特徴として、以下の4点があげられると思います。

①連絡に目的意識がない
②整理が苦手
③時間や約束の概念がない
④論理構築が苦手

順にみていきましょう

①連絡に目的意識がない
今何の情報共有が必要で、今相手が聞きたいことはなにかを把握できていない。

②整理が苦手
読んだだけで満足してしまい、返信せずに終わってしまう。

③相手の都合や時間に関する配慮が足りない
相手のことを考えずに自分の体調、気分で返信のペースで返信をしてしまっている。

④予測・予想が足りていない
苦手な人は、メールの一手先しか見えておらず、連絡の工数を増やしてしまいます。
どのように送れば、相手が返信しやすいかまでなかなか考えられておらず、進行面で遅れが生じやすくなってしまいます。

このように、即レスが苦手になってしまう原因を見ていくと、どれもビジネス上のリスクにつながっているというのがよくわかります。

では、どのようにして、これらを解決していけばいいのでしょうか？

僕なりに、具体的な解決策を考えてみました。

遅レスを卒業するための具体的アクション

即レスが苦手な人の特徴4つに対して、それぞれ本質的な解と、行動面での解決策を挙げてみたのが下記になります。

①連絡に目的意識がない
→解：仕事の目的をはっきりさせる
・プロジェクトベースで一つ一つの行動を目的化する
・プロジェクトが始まる段階でチェックポイントを作っておく

②整理が苦手
→解：即断即決でその場で判断して意思決定する
・多くの連絡が来たときに、一つ一つ優先度をつける
・自分宛に来た連絡は全て、目を通した瞬間に返信またはリアクションする

③相手の都合や時間に関する配慮が足りない
→解：自分の連絡ペースを固定化して、抜けをなくす
・レスする時間帯をルーティン化する
・スケジュールに小刻みに配置する

④予測・予想が足りていない
→解：メッセージを送るときに相手目線で考える癖をつける
・相手の行動を把握する
・相手にわかりやすく端的な言葉を使う

以上、サイアンドインターン生の松田でした！！！！