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全通知オフの呼吸で、"即レス"のストレスを退治する方法

リモートワーク中心の生活になってから、多くの現代人のストレス要因になっているのが

仕事関連のチャットのレスポンス

です。


LINE、Chatwork、facebookMessenger、Twitter、Slack、そしてEメールなど、各種コミュニケーションツールから

ひっきりなしにレスが飛んでくる

のが当たり前の状況になってしまいました。


その結果、我々人類の技術の粋であるはずのスマートフォンは

ただただ通知がうるさい箱

になりました。


「Youtubeを見たり、友達とLINEをしたいだけなのに、上司からのメッセージ通知が目に入ってしまい精神的によくない。」
「返すのが面倒なのにうっかり既読をつけてしまったがゆえに、返信しないと気まずい。」
オンラインのステータスにした瞬間にレスが飛んでくるから、もはや電波の届かないところに行きたい。」


リモートワーク中心じゃなくても、仕事のレスにどう反応するのか?というのは、誰にでもつきまとう問題なのではないでしょうか?


私自身も会社を経営する上で、

・社内のメンバーとやり取りしたり
・お客様とやり取りしたり

といった部分で、ずっと壁にぶち当たりながら試行錯誤してきました。


その結果、

割と最適解っぽいレスとの向き合い方

を編み出したので、僭越ながらシェアさせていただきます。


※記事の最後に、スーパーストレスフリーなレスポンス術、として解説しているので、方法だけ見たい方は飛ばし読みしてください。

Photo by Jamie Street on Unsplash



1. "即レス"より大事なのは"段取り"だと思う


レスポンスについて、よく言われる

"即レス"

ですが、私は

"即レス"という字面だけを信じてしまうのは危険

だと考えています。


twitterとかでも

『仕事できる人は、レスが速い。』
『即レスできる人は、仕事できる。』

などと、よく見かけます。

すこしでもレスが遅いと、

『即レスしろ!』

と怒ってくる方に対しては、私はいつも

「遅レスに大切な人でも殺されたのだろうか・・・」

と疑問を感じてしまいます(※)


(※)もちろん一刻を争う命の現場では、遅レスが文字通り命取りになるケースもございます


しかし、本当に"即レス"ってそんなに大事でしょうか?


そもそも、メールを始めとするチャットなどのテキストコミュニケーションは、"非同期"型のコミュニケーションです。

だから

お互いの都合が良いタイミングで返信してよい

はずです。

48時間以上返信がないとかは、さすがに社会人的によろしくないと思いますが、

午後一番に送ったメッセージに、夕方まで反応していないのって、そんなにいけない事態なんでしょうか?

忙しくしていたり集中している業務があれば、それぐらいの遅レスはザラに起こると思うのですが。

果たして、いつからテキストコミュニケーションは、これほどまでに私達を苦しめるようになったのでしょうか・・・。



そもそも、


段取りよくチームで仕事をしていけば、

レスのやり取りなんてそんなに多くならないと思います。


相手に即レスを求めないといけないような
仕事の進め方をしている

という時点で、

段取りに問題がある

のではないでしょうか?


2. 絶対一緒じゃないと進められない仕事はそんなに多くは無い

複数人で進める仕事を2つに大別すると

・1人で黙々と取り組む作業
・複数人で合意や意思決定をして進める作業

に分けられます。


そして、いわゆる"即レス"が求められるのは、後者の

複数人で合意や意思決定をして進める作業

です。

そして、このタイプの仕事は、

仕事を上手く段取りすれば最小限で済むはず

です。

例えば

・ヒアリングの項目を事前に準備しておく
・想定されうるリスクを事前に準備しておく
・アウトプットの確認や修正確認の日取りを先に確定しておく
・ミーティングの議題を明確にしておく
・業務フローを定型化して仕組み化しておく
・共有すべき情報をクラウドにまとめて議事録をオープンにしておく

などなど。

こういった工夫を積み重ねれば、本当に複数人でやらなければならない業務は最小限に抑えられます。

だから、即レス即レス言う前に、

・その段取りで上手く運ぶ?

・その仕事って本当に必要?

という視点を常に持って仕事を進めていけば、

自然と即レスのストレスからは解放されていくのでは?

と思います。



3. 今すぐなんとかしたいチャットのストレスには


そうはいっても仕事の段取り力は、夜寝て朝目が覚めたら急に向上している類の能力ではありません。

基本的な仕事の作法の積み重ねでしか、段取り力は洗練できません。

しかし、

LINEの既読をつけないように
ビクビクしながらスマホを開く日々には
もううんざり

という気持ちもよくわかります。

なので、最近私がやっている、

スーパーストレスフリーなレスポンス術

をご説明します。

4. チャットのレスポンスのストレスから速攻で解放される手順


①SlackやLINEのステータスに『緊急時は電話して』と書いておきます。
②スマホのあらゆるアプリの通知をオフにします。
③自分が集中したい作業に取り組みます。
④気が向いたときや休憩のタイミングにだけ、チャットを開きます。
⑤そのとき来ているレスに、とりあえず5秒で思いつく返信をします。
⑥ ③に戻ります。


以上がレスポンスのストレスから開放されるチャットアプリとの向き合い方です。

人生の幸福度を左右する要素の一つに

自分で決断し、決めているという感覚

があると言われています。

チャットがたくさん来ている状態を目の前にすると

「返さなければならない・・・」

という心理にとらわれてしまいがちで、これは自分で決断しているのではなく、チャットの未読通知に突き動かされている、状態です。

この状態を解消するべく、上記のレスポンス術では、スマホのアプリのあらゆる通知をオフにしています。

通知がきてるかどうかわからなければ、そもそも反応すらしなくていいので、ストレス自体減ります。

しかし、それだと仕事が進まないので

チャットは自分から開いた時しか返さない代わりに、開いたら来ているレスを全て返す

というルールを設けています。

レスの多くは確認とか相談なので、別に完璧な答えを返さなくても、その場ですぐに判断して返してしまえば、お互いに問題なく仕事が進みます。

なにか答えを求められたら、とりあえず、○○時までに調べて返答します。

とか送っておけば良いと思います。そうすれば相手も「あ、〇〇時まで待ってればいいのね」と心構えができて他の仕事に専念できます。

結局レスポンスがしんどくなるのは、

判断を先延ばしにしているから

であって、チャットを開いた瞬間に即判断して返信してしまえば、あとは全て相手ボールに変わるので、次にチャットを開く時までレスポンスのことは考えなくてOKになります。


私はこの方法を使うようになってから、余計なチャットのやり取りが減り、なおかつ、チャットのレスポンスに対する自分の精神状態も良くなりました。

いままでは、受動的に守りの姿勢でレスポンスという仕事に向き合っていましたが、今では、いかに溜まっているレスを高速で相手ボールとして打ち返すか、という攻めの姿勢でレスポンスに取り組んでいます。


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