小型複合機とPDF DOXで「印刷しなければコスト0円」＝「ランニングコスト0円」を実現する方法とは？
会社の事務所やお店のバックヤードなど、人が集まって仕事する場所には昔から大きな業務用のコピー機・複合機がありました。今も多くの事務所にありますよね？しかし、これは本当に、ここまでの大型機が今も必要なのでしょうか？
ここでは、もっと手軽に手に入る小型の複合機で仕事は十分できる、というお話と、さらにそれを「印刷しなければコスト0円」、つまり「ランニングコスト0円？」を実現する活用方法についてお話致します。
オフィスの隅に鎮座する大型複合機、もう不要です？
一般的なオフィスにある大型複合機、最近はあまり使われていませんよね。A3/B4サイズの用紙はほとんど使わず、FAXも減り、ペーパーレス化が進んでいます。
会議資料もタブレットやスマホで確認する時代です。
それでも「紙が必要な場面」はあるでしょうが、
実際にはコピーをほとんどしません。
こんな状態で100万〜200万円もする大型複合機が本当に必要でしょうか？
そこで注目したいのが、小型で手頃なA4サイズ対応の複合機です。
導入コストは2〜5万円、設置スペースも少なく、移動も簡単です。
大型機と比べて、かかる経費が桁違いに安いのです。
小型複合機は本当に仕事で使える？欠点は？
小型複合機は操作パネルが小さいくらいで、大型機とほぼ同じ機能を持っています。コピー、プリントアウト、スキャン、そして一部モデルにはFAX機能も搭載。スマホとの連携やWi-Fi対応も可能です。
『なんだ、それだったらうちは小型でいいや』と思う方も多いでしょう。
実際、多くの企業が小型複合機を利用していますし、私たちも販売しています。デスクトップにも置けるA4複合機は、ここ数年で印刷品質がさらに向上し、手軽さで大型機を凌駕しています。
でも、小型化には一つだけ避けられない課題があります。
それは、消耗品のコストです。
小型だからこそ、消耗品も小型になり、その結果、印刷単価が高くなる傾向にあります。これは物理的な制約によるもので、飲料や調味料と同様に、小いさい方がコストが高くなるのです。小型複合機もその宿命を背負っています。
「印刷しなければコスト0円」
でも、ご安心ください。
この問題を解決する方法があります。
それは、『印刷しなければコスト0円』という非常にシンプルな方法です。
「いやいや、結局印刷しなければプリンターの意味がないじゃないか？」と思われるかもしれません。しかし、ここで重要なのは、オフィスのデジタル化を最大限に活用し、印刷の必要性を極限まで減らすことです。データの共有や配布は、パソコン、スマホ、タブレットで可能であり、紙に印刷する必要がなくなります。
これにより、「印刷コスト0円」が実現できるのです。
もう少し具体的にお話しましょう。
現代の小型複合機は、驚くほど豊富なデータ処理機能を備えています。例えば、以下の機能が標準搭載されています。
紙の資料をスキャンして直接データを送信
パソコン内のデータを印刷せずにFAXで送信
受け取ったFAXを紙に出力せずにデータとして保存
これらにより、パソコンやスマホに保存されたデータをそのまま保管・管理・共有・移動・複製ができ、紙に印刷する必要が減少します。
さらに、データの共有には「PDF DOX for Google」を利用すれば、専用アドレスにデータを送るだけでGoogleドライブに自動保存され、相手と共有可能です。ここでも紙に印刷する必要はありません。
もちろん、『どうしても紙に印刷されたものが読みたいんだ！』というときもありますよね。そんなときは、小型複合機の印刷機能を使えばいいのです。
その僅かな例外を除けば、ほぼ『印刷しなければコスト0円』が本当に実現できる、ということです。
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小型複合機がコストを減らしていく
小型複合機は、印刷コストがやや高いという課題を克服できれば、管理コストがかかる大型複合機よりも利便性と経済性が優れています。
（ここから具体的な数字を示します）
小型複合機の導入によるコスト削減は、単一の事務所でも効果がありますが、複数の拠点を持つ企業ではその効果がさらに大きくなります。
例えば、1台の大型複合機（毎分30枚印刷程度）の平均導入コストは約80万円です。これをA4カラーレーザー複合機に置き換えると、導入コストは約5万円。つまり、導入コストが大幅に削減されます。
問題はここからです。
問題は、印刷単価の差です。大型業務用機はメーカーの「カウンター保守」により、カラー印刷1枚約12円、モノクロ印刷1枚約1.5円と低コストです。しかし、小型複合機の消耗品は一般販売されており、カラー約17円/枚、モノクロ約2.2円/枚と若干高めです。（ブラザーMFC-8610CDWの場合）。
例えば、社内で10ページの資料を週に1回、10人に配布する場合、
紙に印刷すると1回あたりカラー印刷で1,700円、月に4回で6,800円、
年間81,600円かかります。これが系列会社の事務所10箇所で行われると、
年間816,000円にもなります。
しかし、『PDF DOX for Google』を利用すれば、印刷コストは0円です。
10ページの資料をPDF DOXで10人に共有するコストは0円 × 10ページ = 0円。週1回、4週間分共有してもコストは掛かりません。
印刷コスト0円を実現するPDF DOX for Google
『データ化するんだからそんなの当たり前じゃないか』と思うかもしれませんが、本当にデータ化でここまでの成果を実現できている事業所はどれだけあるでしょうか？
印刷を抑えるのは意外と難しいものです。ペーパーレスにしてデータ化を進めようとすると、現場の方々の作業ルーティンが変わるため、抵抗が生じることもあります。しかし、『印刷しなければコスト0円』を実現するためには、『PDF DOX for Google』のようなツールを活用し、印刷物の必要性を根本的になくすことが鍵となります。
『PDF DOX for Google』は、企業や組織のデータ共有を促進し、スキャンしたデータやメールの添付ファイルを自動でGoogleドライブに保存し、共有できる弊社オリジナルのサービスです。スマートフォンからも写真やファイルを送って保存できます。
このツールを使えば、『印刷しなければコスト0円』を実現するための重要なステップを踏むことができます。
改めて、『PDF DOX for Google』はファイル管理と共有を効率化するアプリです。メールやFAXで受け取ったデータを自動でGoogleドライブに転送し、閲覧権限を持つメンバーと共有できます。Googleドライブを利用することで、セキュリティレベルは世界最高水準であり、リモートワークや地方拠点のスタッフともデータ共有が可能です。
『PDF DOX for Google』は、ビジネスのデジタル化を支える重要なツールです。注文書や契約書などの重要文書を効率的に管理し、業務プロセスの速度と精度を大幅に向上させます。
進化した「小型複合機」と、『印刷しなければコスト0円』を実現する「PDF DOX for Google」を組み合わせることで、印刷コストをかけずにインターネット・クラウドサービスの恩恵を最大限に受けられる書類管理が実現できます。
『PDF DOX for Google』と小型複合機で「大きな仕事を！」
総括すると、『PDF DOX for Google』と小型複合機の導入により、オフィスのデジタル化を進め、印刷コストを大幅に削減（0円も可能！）できます。これにより、紙の資料を探す手間や印刷機のメンテナンスにかかる時間を削減し、重要な業務に集中できる環境が整います。
また、小型複合機は導入コストが低く、設置スペースも少なくて済むため、移動や管理の負担を軽減できます。その上、必要な機能も十分に備えており、効率的に業務を進めることができるので、タイパ（タイムパフォーマンス）とコスパ（コストパフォーマンス）が大幅に改善します。
複数の拠点で小型複合機を使う管理上のメリットがあります
小型複合機の価格帯は手頃であり、各拠点ごとに導入するケースが多いです。しかし、どの拠点にどの複合機が設置されているかや、消耗品のコストを把握できていないことがよくあります。これを解決するために、「PDF DOX for Google」を活用して、消耗品の一括発注を本部や管理部で行う仕組みをおすすめします。
具体的には、各拠点で使用する小型複合機の消耗品を「PDF DOX for Google」を通じて本部・管理部に発注依頼する仕組みです。
これにより、本部・管理部は各拠点の消耗品使用状況を把握し、機種変更や指示を行うことができます。また、発注フローの一元化により業務負担も軽減されます。
この流れを活用することで、企業によっては新たな便利な使用方法が見つかることもあります。ぜひ、貴社でこのシステムを導入して、どのような変化が起こるかを想像してみてください。
「PDF DOX for Google」+小型複合機＝これからのカタチ
ここまで、「大型業務用機はもう不要」とか「小型複合機がオフィスのスタンダードになる」という話をしてきましたが、あなたのオフィスには「高価格の大型複合機」と「手頃な小型複合機」、どちらが適しているでしょうか？
現在、定価が100万円以上する大型複合機を必要とするのは、大人数のオフィスフロアで大量の印刷を行う企業だけかもしれません。小型複合機の高性能化と、「PDF DOX for Google」の簡単で多機能なドキュメントファイリング機能があれば、多くのオフィスで「これがちょうどいい」となるのではないでしょうか？
今こそ、当社の『PDF DOX for Google』と小型複合機を導入し、ペーパーレスで手間のかからないオフィス環境を実現しましょう。「印刷しなければコストは0円」。当たり前だけど、実現できたら素晴らしいこの組み合わせを、ぜひお試しください！
私たちの提案が、皆様のビジネスに新たな風を吹き込み、より良い未来への一歩となることを心から願っています。
皆様からのご相談やサービスご利用のご依頼、スタッフ一同、お待ちしております。
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