これから在宅勤務になりそうなら準備しておきたい5つ
新型コロナウイルスが全世界に猛威をふるっていますが、想像以上の早さで自分の生活にも影響が出ることになりました。
日本国内で4例目の感染者が確認されていた1月26日の夜に会社から連絡が来ました。
それは、「月曜の27日から2週間在宅勤務にします」というもの。
経営側としては難しい判断だったとは思いますが、メンバーの安全を第一に考え、とても早いタイミングで判断してくれた会社にとても感謝してます。
僕の会社では、もともと在宅訓練というものを、毎年実施していたので、ネットワークの準備はされてましたし、有事の際にはリモートに切り替えられるベースはできていました。
とはいえ、準備はしていたものの実際にやってみると、やはり上手くいくことと、上手くいかないことがでてくるわけです。今回は、そんな突然のリモートワークで困らないために最低限準備しておきたいものを早速ご紹介します。
その1.ノートPC
こちらは作業をするうえでは欠かせませんよね。自宅PCを仕事で使うにはセキュリティ的にも問題がある場合が多いので、会社のPCをいつでも持って帰れるようにしておくと良いです。まだオフィスでデスクトップPCを使っている方は、どうしてもという理由がない限りはノートPCに移行をおすすめします。
ちなみにこのノートPCにはwebカメラ、マイク、スピーカーが付いているものを前提としているので、もし付いていない場合には事前に準備しておきましょう。突然の朝礼で「僕の声だけみんなに届かない！」となったりするので、あらかじめ確認しておくと安心です。
このとき、当たり前ですが、社外からリモートで社内ネットワークへアクセスできる環境は必須になるので、まだ整備されていない場合には、まずは情報システム担当者に相談ですね。
その2.チャットツールとビデオ会議ツール
Slack、Chatwork、Zoom、Skypeなどなど、これらは有事の際にだけ使うものでもないので、普段からコミュニケーションツールとして使い慣れているものがあれば、そちらで全く問題ないと思います。
ただ、チャットツールは普段から使用されている方も多いと思いますが、ビデオ会議ツールは使用経験が少ない方もいると思うので、事前に使えるかどうかの検証をしておきましょう。
ビデオ会議は、背景に自宅の一部が見えてしまうので、最初は抵抗ある人もいると思いますので、どうしても気になるのであれば音声だけ参加という形でも良いかと思います。ただ、やはり映像を見ながら話すのと音声だけでは伝わる情報量が違うので、10分以上の会議なのであれば映像を映しながらのほうがおすすめです。ということで、映って困るものはよけておきましょう。
その3.イヤホンと一人になれるスペース
在宅勤務となれば、大体の場合が自宅で作業をすることになると思います。そして、家族が一緒に住んでいる場合には時間帯によって、家族が近くにいることもありますよね。家族でも聞かれてはいけないビデオ会議は突発的に発生することもあるのでイヤホンやヘッドセットは用意しておくと安心です。
そして特に小さなお子さんがいらっしゃる場合には、作業場がカオスになりがちです。可能な限り、作業に集中できる環境を用意しておきましょう。「我が家に逃げ場なんかねえ！」という声が聞こえてきそうですが、リモートでやる以上は、どうしても必要なんですよね。
その4.長時間座っていられる椅子
実際に在宅をおこなったメンバーたちの困ってること第1位はこちらでした。とにかく「腰が痛い、腰が痛い」という意見が多数ありました。床に座ったり、ダイニング用の椅子だったり、ソファーだったりと作業する場はさまざまですが、小さいノートパソコンを覗き込む作業はとにかく腰に負担がかかります。
改めてオフィスチェアのパフォーマンスの素晴らしさに感動しつつ、なるべく腰が痛くなりにくいケアグッズを用意しておくと良いかもしれません。
作業用の椅子を用意されていない場合、想像している3倍以上に腰は痛くなります。ご自愛ください。
その5.誘惑に負けない心
自宅の中は、誘惑だらけです。テレビ、YouTube、SNS、ゲーム、本、食べ物、ペット、ソファー、ベッドなどなど。チャットツールで常につながっているとはいえ、自宅で業務をおこなうには、これらの誘惑に蓋をしながら業務に当たる必要があります。
すでにリモートワーク慣れしてる方はオンオフの切り替えがうまくできてると思いますが、突然の在宅勤務に浮き足立ってる状態ですと、なかなか切り替えが難しかったりします。
ちょっと息抜きしようとテレビなんてつけようもんなら、一気にオフモードに突入します。当たり前の話ですが、あくまで業務中ということを意識しましょう。
誘惑に負けない方法は本人次第としかいえませんが、自分を律する仕組みとしては、業務前に今日やることを確認&報告をして、やったことをなるべく目で見える形で報告（できれば定量的に報告）するのが最低限やったほうが良いことですかね。
とはいえ在宅勤務は管理者の目が届きづらくなります。性善説を前提として実行される部分が大半を占めますので、裁量労働制くらいの意識をもって責任ある行動を心がけましょう！
在宅勤務のデメリットについて
在宅勤務のメリットはたくさんありますが、もちろんデメリットもあります。そのなかで今回は2つのデメリットをご紹介。
①コミュニケーションが希薄になりがち
業務の進捗確認は成果物で判断できるとしても、コミュニケーション頻度は確実に落ちます。ちょっとした確認や業務依頼もコミュニケーションコストがかかるため、雑になりがち。文字ベースのやりとりは誤解を招きがち。
特に管理者の方は苦労が多いと思います。コミュニケーション頻度が高い業務をされてる方はジワジワとストレスが溜まりがちです。いつでもビデオ通話で声をかけられる状況とはいえ、慣れてないメンバー同士だと、やはり声をかけるのも気を使います。
とはいえ、この辺りは続けていくことで改善できそうな感じですね。
②運動不足になりがち
毎日の出社が不要になることで、とにかく動かなくなります。大した運動じゃないと思っていた通勤時間は結構大事な運動だったと気付かされます。確実に運動不足と肥満の原因になるので、休憩時間や業務後はなるべく運動するのがおすすめですね。
また、今回はコロナウイルスの影響による在宅勤務になるので、極力外出しないようにしているのですが、ずっと家の中にいると外が暖かいのか寒いのかも分からなくなります。ビデオミーティングが無ければ声を出すことも無くなります。たまに声が出るか不安になるので積極的に犬と話してます。
最後に
在宅勤務のメリットは、なにより移動時間がないことですよね。極端な話、目覚めたその瞬間から業務ができるわけです。僕の場合、会社まで片道1時間程度の移動がなくなるので、いつもどおり起きると業務まで2時間ほどの時間が確保できて、なんだか得した気分になるのです。
小さいお子さんがいる場合には、延長保育や学童の延長も必要なくなるわけです。（子供が帰ってくるとカオスモードになるので、集中できる環境をつくれるようにするのは課題ですが）少なくとも電車に乗って移動する時間分は早く自宅にいられるわけです。
在宅勤務向きの職能もありますし、立場や役割によっては、出社しないと難しい方も大勢いらっしゃると思いますが、いまの僕は在宅勤務向きです。在宅勤務が解除されたあとも週3出社くらいで十分いけるのではと勝手に思っています。
今後、新型コロナウイルスの拡大も心配されますし、夏にはオリンピックも予定されています。国には働き方改革のひとつとして、ぜひ在宅勤務を推進してもらいつつ、企業には今回をきっかけに積極的にリモートワークを導入してもらいつつ、個人の心づもりとしては、いつでも在宅勤務に入れる準備をしておくのも良いのではないでしょうか。